5 ความแตกต่างระหว่างโครงการและธุรกิจตามปกติ

คุณทำงานในโครงการหรือไม่? หรือคุณกำลังทำอะไรเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจประจำวันของคุณ?

เมื่อฉันพูดกับผู้คนในทีมพวกเขามักจะบอกฉันว่าพวกเขาไม่แน่ใจว่าพวกเขากำลังทำงานในโครงการหรือธุรกิจตามปกติ ทั้งสองสิ่งจำเป็นในองค์กรและใช้ได้อย่างเท่าเทียมกัน แต่ช่วยให้เข้าใจสิ่งที่คุณกำลังทำงานเพื่อให้คุณสามารถดูว่าเหมาะกับองค์กรแบบใด

มีความแตกต่างที่สำคัญห้าระหว่างงานโครงการและธุรกิจตามปกติ (มักจะย่อว่า BAU) งาน

การเปลี่ยนแปลงกับการระบุธุรกิจ

ประการแรกมีความแตกต่างในวิธีการจัดการการเปลี่ยนแปลง

ดำเนินธุรกิจตามปกติการดำเนินธุรกิจ พวกเขาเปิดไฟให้บริการลูกค้าและเข้าถึงกลุ่มเป้าหมาย ทีม BAU เป็นคนแรกที่รู้ว่ากระบวนการที่มีอยู่ไม่ทำงานและไม่มีประโยชน์อีกต่อไป เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นทีม BAU จะระบุถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง

ผู้จัดการซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการทบทวนเชิงกลยุทธ์สามารถแนะนำการเปลี่ยนแปลงที่ต้องทำเพื่อให้หน่วยบรรลุเป้าหมาย หรือสมาชิกในทีมอาจให้คำแนะนำสำหรับการเปลี่ยนแปลง ที่ปลายอีกด้านหนึ่งของคลื่นความถี่คุณอาจมีกรณีศึกษาเชิงธุรกิจอย่างเต็มรูปแบบโดยผู้จัดการอาวุโสเพื่อส่งมอบการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อช่วยให้ฝ่ายของพวกเขาบรรลุเป้าหมายประจำปี

มันไม่ได้เป็นเพียงแค่กระบวนการทางธุรกิจที่คล่องตัว ผู้ที่ทำงานในบทบาท BAU อาจตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งจำเป็นเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงในกรอบการกำกับดูแลหรือเป็นส่วนหนึ่งของแนวการแข่งขันสำหรับองค์กร พนักงานระดับแนวหน้าทำงานเพื่อส่งมอบกลยุทธ์และรู้ว่าอะไรคือสิ่งที่ต้องการให้แตกต่างออกไป

ในทางกลับกันโครงการช่วยดำเนินการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนี้ โครงการส่งมอบการเปลี่ยนแปลงไปยังและผ่านฟังก์ชั่น BAU โดยใช้การจัดการโครงการ เราจะชี้แจงว่าการบริหารโครงการใดต่อไป องค์กรโครงการทำงานในการส่งมอบการเปลี่ยนแปลงทีม BAU ได้ระบุ สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อโครงการได้ผ่านขั้นตอนการอนุมัติซึ่งโดยปกติจะเป็นกรณีธุรกิจและการอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูง

ไม่ได้หมายความว่าผู้คนในบทบาทโครงการจะไม่สามารถแนะนำการปรับปรุงการดำเนินธุรกิจ แต่พวกเขาจะทำเช่นนี้ภายใต้บทบาทของพวกเขาในฐานะพนักงานแทนที่จะเป็นส่วนหนึ่งของบทบาทโครงการของพวกเขา

การแยกนี้ซึ่งคุณจะได้ยินได้รับการสรุปว่า "เปลี่ยนธุรกิจดำเนินธุรกิจ" ก็เห็นได้ชัดเจนในตอนท้ายของโครงการเช่นกัน การเปลี่ยนแปลงการดำเนินการโครงการคือการส่งออก นั่นอาจเป็นซอฟต์แวร์ใหม่สิ่งปลูกสร้างบริการใหม่หรืออย่างอื่น ทีม BAU รับผิดชอบในการทำสิ่งนี้และใช้ประโยชน์จากมันให้เกิดประโยชน์ กล่าวอีกนัยหนึ่งโครงการมอบความสามารถในการรับผลประโยชน์และการดำเนินการ BAU ใช้ความสามารถนั้นเพื่อรับผลประโยชน์

การจัดการกับการลดความเสี่ยง

เพื่อให้การดำเนินธุรกิจตามปกติมีประสิทธิภาพคุณจะพบว่าทีม BAU พยายามลดความเสี่ยงทั้งหมดในการดำเนินงาน การนำความไม่แน่นอนออกจากธุรกิจเพื่อความมั่นคงขององค์กรที่ดีขึ้นและกระบวนการที่ทำซ้ำได้เป็นสิ่งที่ดี

ด้วยลักษณะที่เป็นเอกลักษณ์และไม่แน่นอนโครงการต้องมีองค์ประกอบของความเสี่ยง บริษัท กำลังก้าวกระโดดไปสู่สิ่งที่ไม่รู้จักเพียงแค่ทำโครงการเพราะแนะนำการเปลี่ยนแปลงและนำเสนอสิ่งที่ไม่เคยมีมาก่อน

ทีมงานโครงการจึงเข้าหาความเสี่ยงในวิธีที่แตกต่างจากทีม BAU ผู้จัดการโครงการพยายามจัดการความเสี่ยงทั้งในเชิงบวกและเชิงลบเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ซึ่งอาจรวมถึงการลดความเสี่ยงเพื่อพยายาม จำกัด โอกาสที่จะเกิดขึ้น แต่รวมถึงกลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงอื่น ๆ ด้วย ไม่น่าที่คุณจะดับความเสี่ยงในโครงการได้ แต่คุณอาจทำเช่นนั้นได้ด้วยเหตุผลด้านการปฏิบัติงานที่ดีสำหรับงาน BAU ของคุณ

หนึ่งคือ Time-Bound และอีกอย่างต่อเนื่อง

โครงการมีวันที่เริ่มต้น, กลางและสิ้นสุดและเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นครั้งเดียว นี่คือวงจรชีวิตของโครงการ ในความเป็นจริงลักษณะที่กำหนดมากที่สุดของโครงการคือมันเสร็จสิ้น ผู้จัดการโครงการและทีมทำงานในโครงการในช่วงเวลานี้ ในตอนท้ายทีมถูกยกเลิก

BAU ไม่หยุดและดำเนินต่อไป แน่นอนว่าคุณสามารถปิดฟังก์ชั่นหรือหยุดกระบวนการถ้าไม่จำเป็นสำหรับธุรกิจอีกต่อไป - แม้ว่ามันจะถูกจัดการเป็นโครงการ! ฟังก์ชั่น BAU สร้างงานต่อเนื่องโดยไม่มีวันที่สิ้นสุดที่มองเห็นได้

เพื่อลงทุนหรือไม่ลงทุน

โครงการสามารถเป็นทุนได้และบ่อยครั้งที่ BAU ไม่สามารถทำได้ - คุณต้องพึ่งพาค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสำหรับธุรกิจต่อเนื่องของคุณตามปกติ กล่าวคือวิธีปฏิบัติทางบัญชีสำหรับโครงการและงานอื่น ๆ นั้นแตกต่างกัน

เงินทุนโครงการมักเกี่ยวข้องกับการนำสินทรัพย์เข้ามาใช้บริการซึ่งหมายความว่าต้นทุนนั้นสามารถเป็นทุนได้ ในบางกรณีขึ้นอยู่กับว่าคุณอยู่ที่ไหนในโลกและข้อบังคับการบัญชีในพื้นที่ของคุณคุณสามารถใช้ค่าใช้จ่ายโครงการที่ต่ำกว่าเส้น

โดยปกติแล้วค่าใช้จ่ายของ BAU จะถือเป็น opex (ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน) และมีการติดตามในบัญชีกำไรและขาดทุนของ บริษัท

โดยทั่วไปแล้วการระดมทุนของโครงการและการระดมทุนทางธุรกิจเป็นพื้นที่ที่มีความเชี่ยวชาญเป็นพิเศษดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะรับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินของคุณก่อนตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งที่ควรและไม่ควรนำมาใช้ในองค์กรของคุณ กฎการบัญชีแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศและแม้กระทั่งองค์กรที่แต่ละธุรกิจมีกระบวนการเฉพาะและวิธีการทำสิ่งต่าง ๆ

เมื่อมีข้อสงสัยให้ตรวจสอบเสมอ!

ทีมข้ามหน้าที่และหน้าที่

ท้ายที่สุดมันก็มีความแตกต่างใหญ่ในการแต่งหน้าของทีมโปรเจ็กต์ โครงการมีแนวโน้มที่จะเกี่ยวข้องกับทีมผู้เชี่ยวชาญจากหลากหลายสาขาวิชาที่รวมตัวกันเพื่อส่งออกโดยเฉพาะ การรู้วิธีกระตุ้นทีมโครงการเป็นสิ่งสำคัญเพราะทุกคนอาจไม่ทราบเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงตั้งแต่เริ่มต้น หากผู้คนไม่มีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่พวกเขาก็มักจะไม่ทำงานให้ดีที่สุด

ทีมงานโครงการทำจากคนที่มีบทบาทเฉพาะ ตำแหน่งงานเหล่านี้ไม่ใช่ตำแหน่งงานภายในโครงการที่มีความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน บทบาทหลักในทีมโครงการคือ:

• ผู้สนับสนุนโครงการ
• ผู้จัดการโครงการ
• ผู้จัดหาอาวุโส (องค์กรที่รับผิดชอบในการทำงานซึ่งอาจเป็นทีมภายในเช่น IT หรือผู้รับเหมาภายนอกหรือผู้ขาย)
• ลูกค้า (อาจเป็นลูกค้าภายในเช่นผู้จัดการแผนกอื่นหรือในองค์กรบริการลูกค้าลูกค้าที่คุณส่งมอบโครงการ)
• ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (ผู้ที่นำเข้ามาในทีมไม่ว่าจะเป็นในช่วงระยะเวลาของโครงการหรือบางส่วนของโครงการที่ใช้ความเชี่ยวชาญของพวกเขาเพื่อสนับสนุนความสำเร็จของโครงการ)

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทบาทในทีมโครงการ

ในทางกลับกันงาน BAU นั้นได้รับการจัดการโดยทีมการทำงาน พวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญในสิทธิของตนเอง แต่รวมกันเป็นแผนก โดยทั่วไปจะมีการทับซ้อนข้ามหน้าที่น้อยกว่าแผนกอื่น ๆ กว่าทีมโครงการ

โดยปกติจะชัดเจนว่าทีม BAU ควรทำงานอย่างไรและวัตถุประสงค์นั้นชัดเจน พวกเขาจะต้องกำหนดเป้าหมายและวิสัยทัศน์สำหรับบทบาทที่แผนกเล่นใน บริษัท ตัวอย่างจะเป็นทีมบริการลูกค้าที่ทำงานเป็นส่วนหนึ่งของแผนกบริการลูกค้าขนาดใหญ่จัดการโทรและอีเมลจากลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ

มันซับซ้อนเพราะอาจมีการทับซ้อนกัน ตัวอย่างเช่นหัวหน้าทีมในศูนย์บริการข้อมูลนั้นเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้ พวกเขาอาจได้รับการมอบหมายให้ทีมงานโครงการจัดการแพคเกจงานและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบส่วนหนึ่งของโครงการที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อกับลูกค้า แต่ในโครงการของพวกเขาพวกเขากำลังรับบทบาทของผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านไม่ใช่หัวหน้าทีมบริการลูกค้า ในฐานะสมาชิกทีมงานโครงการพวกเขาจะต้องรับผิดชอบในส่วนของงบประมาณโครงการและมีดุลยพินิจในระดับสูงเกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสุดท้าย

พวกเขาอาจไม่มีสิ่งนี้ในบทบาท BAU

BAU และความขัดแย้งของโครงการ

งานโปรเจ็กต์และงาน BAU สามารถนั่งเคียงข้างกันได้ แต่อาจมีความตึงเครียด มันเกิดขึ้นเพราะโครงการพยายามเปลี่ยนสภาพที่เป็นอยู่ สภาพที่เป็นอยู่ใช้งานได้ดีและส่วนใหญ่ผู้คนไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง

ประการที่สองเมื่อคุณขอให้ผู้คนเข้าร่วมทีมโครงการของคุณพวกเขาสามารถประสบกับความขัดแย้งของความภักดี ความรับผิดชอบแรกของพวกเขาต่องานประจำวันหรือโครงการ? วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้าต่อโครงการจากฝ่ายบริหารสามารถช่วยได้ที่นี่เช่นเดียวกับการเปิดสายการสื่อสารเพื่อให้พวกเขารู้ว่าควรจัดลำดับความสำคัญอย่างไร

ประการที่สามการทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไปเป็นสำคัญ มันมีความหมายสำหรับทีมงานโครงการที่อาจเห็นการลดเงินทุนทรัพยากรสำคัญถูกดึงกลับไปสู่บทบาท BAU และระยะเวลาที่ล่าช้าเนื่องจากการดำเนินงานในแต่ละวันขององค์กรที่กำลังมุ่งเน้น

ผู้จัดการโครงการอาจรู้สึกหงุดหงิดกับสิ่งนี้ แต่มันจะเป็นเช่นนั้นเสมอและควรเป็นเช่นนั้น ไม่มีประเด็นใดที่จะนำเสนอโครงการที่ยอดเยี่ยมหาก บริษัท ประสบความสำเร็จในระหว่างนี้และไม่มีใครเหลือที่จะใช้สิ่งที่คุณสร้างขึ้น!

เมื่อคำนึงถึงแนวทางเหล่านี้คุณควรเห็นว่าคุณกำลังทำงานในโครงการหรือ BAU หรือทั้งสองอย่าง