วิธีการให้ข้อเสนอแนะเพื่อช่วยให้พนักงานพัฒนาทักษะของพวกเขา

ผู้จัดการได้รับการบอกกล่าวอย่างต่อเนื่องว่าพวกเขาต้องการให้พนักงานของพวกเขาได้รับคำชมและพวกเขาจำเป็นต้องให้ข้อเสนอแนะแก่พวกเขา สิ่งเหล่านั้นดูเหมือนเป็นสิ่งเดียวกัน“ งานที่ยอดเยี่ยม!” หลังจากการนำเสนอโครงการหรือการขายผ่านพ้นไปคือการได้รับคำชมและข้อเสนอแนะ หรือมันจริงเหรอ?

การพูดคุยกับ Rajeev Behera ซีอีโอของ Reflektive แพลตฟอร์มการจัดการประสิทธิภาพเขากล่าวว่า“ การยกย่องตามคำจำกัดความเป็นการแสดงความเห็นชอบหรือชื่นชมบางสิ่งหรือบางคน ในทางกลับกันคำติชมเป็นข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของบุคคลที่ใช้เป็นพื้นฐานในการปรับปรุง กล่าวอีกนัยหนึ่งทั้งความคิดเห็นและการยกย่องนั้นเป็นไปในทางบวก แต่ความคิดเห็นนั้นได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพเสมอ"

ดังนั้นสิ่งนี้หมายความว่าสำหรับผู้จัดการหรือไม่ คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าคุณไม่เพียง แต่ให้การสรรเสริญ แต่ยังให้ผลตอบรับเชิงบวกหรือเชิงสร้างสรรค์ด้วย? นี่คือคำแนะนำหลายประการ

ถามพนักงานเกี่ยวกับเป้าหมายของพวกเขา

คุณไม่ต้องสงสัยเลยว่าเป้าหมายการทำงานของพนักงานของคุณคืออะไรเป้าหมายการขายที่พวกเขาควรจะเข้าถึงจำนวนไฟล์ที่พวกเขาควรจะประมวลผลทุกวันหรือสิ่งที่พนักงานของคุณทำงาน แต่ให้แน่ใจว่าคุณถามพวกเขาว่าเป้าหมายการทำงานส่วนบุคคลของพวกเขาคืออะไรเช่นกัน

สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมุ่งเน้นความคิดเห็นของคุณ Behera แนะนำให้ใช้เป้าหมายเหล่านี้และแบ่งพวกเขาออกเป็นงานและทักษะที่สามารถทำได้เพื่อไม่ให้คลุมเครือ ตัวอย่างเช่นหากเป้าหมายของพนักงานของคุณคือ“ ให้งานนำเสนอที่ดีกว่า” คุณจะต้องแยกทักษะที่จำเป็นออกไป

การทำลายทักษะที่จำเป็นต้องได้รับสิ่งเหล่านี้

• พูดอย่างมั่นใจและชัดเจน
• การสร้างสไลด์ PowerPoint ที่ถ่ายทอดข้อมูลได้ดีกว่าคำพูด
• ตอบคำถามจากผู้เข้าร่วมประชุม
• ทำให้การประชุมเน้นไปที่การเปลี่ยนเส้นทางผู้คนกลับไปที่หัวข้อหลัก

จากนั้นเมื่อคุณต้องการยกย่องพนักงานสำหรับการนำเสนอที่ยอดเยี่ยมของพวกเขาให้กลับไปที่เป้าหมายเหล่านี้ ยกตัวอย่างเช่นแทนที่จะพูดว่า“ เยี่ยมมาก!” พูดว่า“ คุณมั่นใจในข้อมูลนั้น คุณรู้แน่ชัดว่าคุณกำลังพูดถึงอะไรและคนอื่น ๆ ในที่ประชุมสามารถบอกได้ว่าคุณพร้อมเช่นกัน” หรือ“ สไลด์ของคุณทำได้ดี กราฟแสดงข้อมูลในวิธีที่ง่ายต่อการเข้าใจ”

โปรดทราบว่าคุณไม่เพียง แต่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น แต่ยังมุ่งเน้นไปที่พื้นที่ที่พนักงานของคุณต้องปรับปรุง

มีการประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่งปกติ

หากคุณต้องการให้ข้อเสนอแนะในเชิงบวกกับพนักงานของคุณคุณต้องใช้เวลาในการทำเช่นนั้น แน่นอนนี่ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถคว้าพนักงานในโถงทางเดินและพูดว่า“ คุณจัดการกับลูกค้ารายนั้นได้ดีเพียงใดโดยการใส่ใจกับคำถามที่เธออาจไม่ได้ตระหนักว่าเธอต้องการถาม ”

Behera แนะนำการประชุมประจำสัปดาห์กับพนักงานแต่ละคน การประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่งเป็นรายสัปดาห์มีประโยชน์สำหรับบางกลุ่มและไม่สามารถนำไปใช้กับคนอื่นได้ แต่ไม่ว่าคุณจะเลือกตารางเวลาใดก็ตามคุณจำเป็นต้องพบกับพนักงานบ่อยครั้งมากพอที่จะได้รับประโยชน์จากพนักงาน

หากคุณเก็บข้อมูลทั้งหมดจนถึงสิ้นปีการประเมินผลมันจะไม่ได้มีความหมายกับพนักงานมากนักและจะไม่ช่วยให้พนักงานได้รับผลตอบกลับบ่อยเท่าที่ควร หากคุณนั่งลงในเดือนธันวาคมและพูดว่า“ การออกแบบรายงานที่คุณใส่เข้าไปในเดือนพฤษภาคมนั้นยอดเยี่ยมมาก อ่านได้ง่ายในตอนนี้” เป็นสิ่งที่ดีและน่าชื่นชม แต่คุณควรพูดว่าแปดเดือนที่แล้ว - เมื่อมันจะมีผลกระทบทันทีต่อพฤติกรรมของพนักงานในอนาคต

ข้อเสนอแนะในช่วงต้นช่วยให้พนักงานทราบว่าเธออยู่บนเส้นทางที่ถูกต้องและควรใช้กลยุทธ์เดียวกันในด้านอื่น ๆ และตรงไปตรงมาคุณจะลืม (และพนักงานจะ) ดำเนินการมากมายที่สมควรได้รับการเรียกออกถ้าคุณให้ข้อเสนอแนะเพียงครั้งเดียวหรือสองครั้งต่อปี

สิ่งที่เกี่ยวกับข้อเสนอแนะแซนวิช?

ทุกคนที่ทำงานด้านการจัดการหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลเคยได้ยินว่าคุณควรตอบรับข้อเสนอแนะที่ไม่ดีระหว่างสองชั้นของข้อเสนอแนะที่ดี ตัวอย่างเช่นคุณพูดว่า“ เจนคุณทำได้ดีมากในการนำเสนอนั้น อย่างไรก็ตามคุณมาสายสามจากห้าวันเมื่อสัปดาห์ที่แล้วและฉันชอบลายเซ็นอีเมลของคุณจริงๆ”

เห็นได้ชัดว่านั่นเป็นข้อเสนอแนะที่เน่าเสียและจะทำเพียงเพราะผู้จัดการรู้สึกว่าจำเป็นต้องแซนวิชข้อเสนอแนะที่ไม่ดีด้วยดี สิ่งนี้ไม่เคยได้ผลเพราะเมื่อพนักงานได้ยินเสียงตอบรับเชิงลบเขาจะคิดถึงสิ่งอื่นใดที่คุณอาจต้องพูด

คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับแซนด์วิชข้อเสนอแนะ มันไม่ได้ผลตอบรับที่มีประสิทธิภาพ ให้ข้อเสนอแนะที่ดีเมื่อพนักงานได้รับมันและให้ข้อเสนอแนะเชิงลบเมื่อจำเป็น คุณต้องให้ข้อเสนอแนะเชิงลบในลักษณะเดียวกัน เช่นเดียวกับ“ งานที่ยอดเยี่ยม” ไม่ได้นำเสนอข้อมูลที่เป็นประโยชน์ใด ๆ “ งานที่ไม่ดี” ก็ไม่เหมือนกัน

วิธีการให้ข้อเสนอแนะการพัฒนา

ดังนั้นลองให้ข้อเสนอแนะเช่นนี้“ คุณต้องการทำงานเพื่อให้มีความมั่นใจมากขึ้นในการนำเสนอของคุณ คุณไม่สามารถตอบคำถามจาก Jane และ Steve ในการประชุมครั้งล่าสุด

"ครั้งต่อไปลองคาดเดาคำถามที่ผู้คนจะถามเพื่อให้คุณพร้อมรับคำตอบไม่ใช่ทุกคำถามที่คาดเดาได้ดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่จะบอกว่า 'ฉันไม่รู้ แต่ฉันจะค้นหาและติดตามคุณ' เมื่อคุณไม่รู้คำตอบ"

หรือ“ คุณต้องการทำงานเพื่อสร้างงานนำเสนอที่น่าสนใจยิ่งขึ้น สไลด์ของคุณส่วนใหญ่เป็นสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่คุณอ่าน ครั้งต่อไปโปรดจำไว้ว่าคุณไม่ต้องการโพสต์ทุกสิ่งที่คุณกำลังจะพูด ลองใช้สไลด์เพื่อแสดงข้อมูล มานั่งกันด้วยกันวันอังคารหน้าเพื่อข้ามสไลด์ด้วยกัน”

หากคุณมีความคิดเห็นที่ดีที่จะทำมันก็โอเคที่จะให้พวกเขาพร้อมกับข้อเสนอแนะเชิงลบ แต่คุณไม่จำเป็นต้องบังคับให้เป็นแซนวิช ความท้าทายที่สำคัญที่สุดคือการให้ข้อเสนอแนะเชิงลบและเชิงบวกที่สอดคล้องกัน หากพนักงานของคุณรู้ว่าคำติชมของวันนี้เป็นลบ แต่พรุ่งนี้จะเป็นไปในเชิงบวกนั่นเป็นเรื่องดี

ทำไมต้องกังวลเกี่ยวกับเรื่องนี้?

การจัดการไม่ได้เป็นเพียงแค่การตีตัวเลขเท่านั้นดังนั้นผู้บริหารระดับสูงจึงมีความสุข มันไม่ได้เกี่ยวกับการยกย่องและความขอบคุณที่คุณมอบให้กับพนักงานเมื่อพวกเขาทำได้ดี

ฝ่ายบริหารยังเกี่ยวกับการพัฒนาแรงจูงใจและการฝึกสอนพนักงาน ความคิดเห็นที่ใช้อย่างถูกต้องสามารถทำได้ทำให้แผนกของคุณเป็นสถานที่ที่ยอดเยี่ยมในการทำงานและปรับปรุงตัวเลขโดยรวม ทุกคนสามารถได้รับประโยชน์จากความคิดเห็นเฉพาะ

---------------------------------------

Suzanne Lucas เป็นนักข่าวอิสระที่เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรมนุษย์ ผลงานของ Suzanne ได้รับการตีพิมพ์ลงในสื่อสิ่งพิมพ์รวมถึง Forbes, CBS, Business Inside R และ Yahoo