แนวทางการจัดการประชุมช่วยปรับปรุงผลผลิต

เราใช้ชีวิตการทำงานเป็นจำนวนมากในการประชุม ในหลาย ๆ กรณีการจัดการประชุมที่ไม่ดีส่งผลให้การใช้เวลาของผู้เข้าร่วมไม่ได้ผล ในบทความที่เกี่ยวข้องเราให้คำแนะนำในการเปลี่ยนสถานการณ์การประชุมทั่วไปห้าเหตุการณ์ให้เป็นเหตุการณ์ที่มีประสิทธิผล ต่อไปนี้เป็นแนวคิดเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนการเสริมสร้างความเข้มแข็งของยูทิลิตี้ผลผลิตและผลกระทบของการประชุม

รหัสการจัดการการประชุม - ยืน PAT

ผู้จัดการบางคนจ้าง P.A.T. วิธีการในการประชุมต้องมี Pปัสสาวะ genda และ Timeframe การเตรียมผู้เข้าร่วมด้วยจุดสำคัญของบริบทเหล่านี้ล่วงหน้าของเซสชันทำให้แน่ใจว่าผู้คนปรากฏตัวพร้อมที่จะเข้าร่วมและสนับสนุนเจตนารมณ์โดยรวมของการประชุม ป.ล. ที่ชัดเจน เค้าร่างช่วยให้แน่ใจว่าเซสชันมีประสิทธิผล

คุณควรจะสามารถกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมในประโยคที่ 1 หรือ 2 ได้มากที่สุด "การประชุมครั้งนี้คือการวางแผนแคมเปญการตลาดใหม่" หรือ "การประชุมครั้งนี้คือการทบทวนนโยบายใหม่ของการจัดส่งสำหรับการจัดการผลตอบแทน" จุดประสงค์ช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าทำไมพวกเขาถึงอยู่ที่นั่นสิ่งที่ต้องทำและวิธีการชี้แนะความก้าวหน้าและผลักดันให้ได้ข้อสรุป

กำหนดวาระการประชุม รายการรายการที่คุณกำลังจะรีวิว / หารือ / ตรวจสอบ เราต้องการกำหนดเวลาให้กับแต่ละวาระ (ดูด้านล่าง) และระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการกลั่นกรองการสนทนา กำหนดกรอบเวลา อย่างน้อยที่สุดก็กำหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด เราขอแนะนำให้กำหนดระยะเวลาสำหรับแต่ละรายการในวาระการประชุม สิ่งเหล่านี้ควรรวมกับกรอบเวลาการประชุมโดยรวม

เริ่มการประชุมของคุณในเวลา

หากคุณทำงานในหนึ่งในวัฒนธรรมเหล่านั้นที่ผู้คนหลั่งไหลเข้าสู่การประชุมตลอดเวลาจนถึงห้าหรือสิบนาทีหลังจากเวลาเริ่มต้นที่กำหนดไว้เป็นเวลาที่จะเริ่มเทรนด์ใหม่ บริษัท แห่งหนึ่งสนับสนุนให้ผู้จัดการปิดประตูตามเวลาเริ่มต้นที่กำหนดและผู้ที่มาสายไม่สามารถเข้าร่วมได้ ในขณะที่สิ่งนี้อาจรุนแรงเกินกว่าที่คุณจะลงมือปฏิบัติ แต่คุณก็ไม่ควรมีข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับการนำการประชุมเพื่อสั่งการทบทวนวัตถุประสงค์และยืนยันความคาดหวังและเวลา

อย่ารอให้พลัดหลงมาปรากฏตัว เมื่อมีคนมาสายอย่ากลับไปทบทวนสิ่งที่ได้รับความคุ้มครอง ดำเนินการกับหัวข้อการประชุมของคุณ สิ่งนี้จะน่าอึดอัดใจสำหรับคนที่หลงทางและปรับปรุงโอกาสของเขา / เธอที่จะมาถึงตรงเวลาในการประชุมครั้งต่อไป

หากผู้จัดการประชุม / สปอนเซอร์ไม่แสดงเวลาให้พิจารณาการประชุมที่ถูกยกเลิกและกลับไปทำงาน ระยะเวลารอห้าถึงเจ็ดนาทีนั้นสมเหตุสมผล ผู้จัดประชุมพบกับความยากลำบากที่ไม่คาดคิดและต้องการให้คุณไม่ต้องเสียเวลารอเขา / เธอ

ให้การประชุมในหัวข้อ

แนวปฏิบัติที่ดีคือการมอบหมายให้ใครบางคนทำหน้าที่ติดตามทุกคนในระหว่างการประชุม บ่อยครั้งที่การอภิปรายถกเถียงกันแล้วทำให้ความคิดเห็นความคิดข้อเท็จจริงและอารมณ์แปรปรวนลดน้อยลง ให้กำหนดบทบาทและแจ้งให้ทุกคนทราบในการเข้าร่วมว่าบุคคลนี้จะแทรกซึมถ้าและเมื่อการอภิปรายเปลี่ยนไปจากวาระการประชุมและรายการสนทนาที่เฉพาะเจาะจง ในบาง บริษัท บทบาทนี้มีการอ้างอิงเป็น "Traffic Cope" ใน บริษัท อื่น ๆ "Topic Keeper" บทบาทนั้นมีประโยชน์อย่างมากในการเสริมสร้างประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุมของคุณ

หากมีหัวข้อเพิ่มเติมเกิดขึ้นที่ไม่ได้อยู่ในระเบียบวาระการประชุม แต่มีความสำคัญที่จะต้องอภิปรายประเด็นเหล่านั้นควรถูกบันทึกไว้อย่างชัดเจนและวางไว้ใน "ลานจอดรถ" เพื่อการพิจารณาและอภิปรายในอนาคตหรือเพื่อการประชุมที่ไม่ต่อเนื่อง เจ้าของการประชุมขอสงวนสิทธิ์ในการอนุญาตให้มีการสนทนาที่แตกต่างเล็กน้อยหากสนับสนุนวัตถุประสงค์การประชุมโดยรวม

เก็บและแจกจ่ายบันทึกย่อ / การประชุม

บางคนนอกเหนือจากผู้จัดการประชุมควรเก็บรายงานการประชุม การบันทึกนาทีที่ดีจะรวมถึง:

• เวลาประชุมวันที่สถานที่
• คำอธิบายของวัตถุประสงค์
• สำเนาของวาระการประชุม
• รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและรายชื่อผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วม
• รายการสรุปโดยละเอียดของข้อสรุปรายการการดำเนินการความรับผิดชอบและวันที่เสร็จสมบูรณ์ นักสังเกตการณ์หลายคนใช้ระเบียบวาระการประชุมเป็นแนวทางในการสรุปข้อสรุปและการกระทำ
• วางแผนการประชุมติดตามผลหากจำเป็นอย่างแท้จริง

เป็นการดีเลิศแจกจ่ายบันทึกการประชุมโดยเร็วที่สุดหลังจากการสรุปการประชุมและภายในวันทำการอย่างแน่นอน รายงานการประชุมและบันทึกย่อทำหน้าที่เป็นเครื่องเตือนความจำที่สำคัญสำหรับผู้เข้าร่วมเช่นเดียวกับแหล่งข้อมูลสำหรับผู้มีส่วนได้เสียอื่นหรือสำหรับผู้ที่พลาดการประชุม รายงานการประชุมเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการใช้ประโยชน์ในการเตือนผู้คนและทีมงานเกี่ยวกับการติดตามผล

บรรทัดล่าง

เป็นไปได้ว่าการประชุมจะส่งผลในเชิงบวกช่วยขับเคลื่อนโครงการและผู้คนไปข้างหน้าเพียงไม่นับ ความขยันหมั่นเพียรและเสริมสร้างความเข้มแข็งของเทคนิคการจัดการประชุมของคุณจะช่วยเพิ่มโอกาสในการผลักดันผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม

อัปเดตโดย Art Petty