แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการบริหารโครงการ

ในการจัดการโครงการแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการโดยสรุปว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะมีส่วนร่วมในโครงการอย่างไร ผู้มีส่วนได้เสียคือบุคคลหรือกลุ่มที่มีส่วนได้เสียในโครงการ ด้วยการพิจารณาว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะมีส่วนร่วมเมื่อใดและอย่างไรทีมงานโครงการสามารถเพิ่มผลกระทบเชิงบวกให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

ผู้มีส่วนได้เสียคืออะไร?

ผู้มีส่วนได้เสียสามารถเป็นภายในและภายนอกองค์กร ตัวอย่างของผู้มีส่วนได้เสียภายใน ได้แก่ ผู้บริหารและหน่วยธุรกิจเช่นการบัญชีและเทคโนโลยีสารสนเทศหน่วยธุรกิจมักจะมีตัวแทนในทีมโครงการ ผู้มีส่วนได้เสียภายนอกสามารถเป็นกลุ่มผลประโยชน์ธุรกิจและองค์กรประชาสังคม มันเป็นเรื่องยากสำหรับผู้มีส่วนได้เสียภายนอกที่จะแสดงในทีมงานโครงการ สำหรับหน่วยงานที่มีอำนาจตามกฎหมายอุตสาหกรรมที่พวกเขาควบคุมมักจะเป็นกลุ่มผู้มีส่วนได้เสียภายนอกที่สำคัญที่สุดสำหรับโครงการใด ๆ

หากผู้มีส่วนได้เสียถูกระบุโดยทีมงานโครงการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นควรพิจารณาในแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

มันเป็นไปไม่ได้ที่ทีมโปรเจ็กต์จะประกอบด้วยสมาชิกที่เป็นตัวแทนของกลุ่มผู้มีส่วนได้เสียทุกกลุ่ม ในหลายกรณีมันเป็นไปไม่ได้ อย่างไรก็ตามทีมงานโครงการต้องการข้อมูลและการซื้อจากผู้มีส่วนได้เสียเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ ตัวอย่างเช่นองค์กรภาครัฐต้องการปรับปรุงใหม่อย่างสมบูรณ์และทำให้โปรแกรมซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของ บริษัท ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมีความทันสมัยที่สุด เกือบทุกคนในองค์กรใช้โปรแกรมในทางใดทางหนึ่ง ผู้ใช้ทุกประเภทไม่สามารถแสดงโดยตรงในทีมโครงการดังนั้นทีมจึงกำหนดวิธีการรวบรวมข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับสถานะของโครงการ

วิธีการรวบรวมกลยุทธ์การป้อนข้อมูลและการสื่อสารเหล่านี้มีการบันทึกไว้ในแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้มีส่วนได้เสียกับแผนการสื่อสาร

อาจมีการเสียเลือดจำนวนมากระหว่างแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการและแผนการสื่อสาร ฟังก์ชั่นของพวกเขาคล้ายกันมาก แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นกว้างขวางยิ่งขึ้นซึ่งจะอำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูลเข้าสู่โครงการ แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นแคบกว่าเพราะจะเน้นเฉพาะผู้ที่มีส่วนได้เสียในขณะที่แผนการสื่อสารอาจรวมถึงผู้ชมที่กว้างขึ้น

วิวัฒนาการ

โดยทั่วไปแผนการจัดการผู้มีส่วนได้เสียจะถูกเก็บไว้โดยผู้จัดการโครงการ ในขณะที่โครงการดำเนินไปผู้จัดการโครงการจะทบทวนแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและนำกลับมาที่ทีมงานโครงการเป็นระยะเพื่อพิจารณาการอัปเดต โครงการสามารถดูแตกต่างกันมากในช่วงระยะเวลาของโครงการมากกว่าในขั้นตอนการวางแผนดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารแนวทางของโครงการมีการเปลี่ยนแปลงหากสถานการณ์จำเป็น

ตัวอย่าง

นี่คือตัวอย่างของแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดโครงการ หน่วยงานของรัฐเริ่มดำเนินโครงการสร้างกฎ เมื่อเริ่มต้นผู้สนับสนุนโครงการและผู้จัดการโครงการจะจัดทำรายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อจัดทำแผนจัดการผู้มีส่วนได้เสีย หนึ่งในภารกิจแรกของทีมงานโครงการคือการสรุปแผน หลังจากผ่านไปสองสามเดือนสมาชิกในโครงการจะระบุผู้มีส่วนได้เสียที่ไม่มีใครนึกถึงในตอนเริ่มต้นโครงการ ผู้จัดการโครงการเพิ่มผู้มีส่วนได้เสียใหม่ลงในแผนและเรียกประชุมทีมโครงการเพื่อหารือเกี่ยวกับวิธีการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้เสียใหม่

เมื่อทีมตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรผู้จัดการโครงการจะแจ้งให้ผู้สนับสนุนโครงการทราบ

แผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นเอกสารที่มีชีวิต เมื่อโครงการเปลี่ยนแปลงแผนจัดการผู้มีส่วนได้เสียสามารถเปลี่ยนแปลงได้เพื่อตอบสนองความต้องการของโครงการได้ดียิ่งขึ้น ด้วยแผนการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่รวดเร็วทีมงานโครงการสามารถรวบรวมข้อมูลและข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างเหมาะสม