วิธีการเขียนจดหมายแนะนำ

สำหรับบางงานนายจ้างจะขอจดหมายรับรองเป็นลายลักษณ์อักษร พวกเขาอาจขอให้พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสมัคร ในกรณีเหล่านี้ผู้สมัครต้องส่งจดหมายแนะนำตัว (โดยทั่วไปคือสองหรือสาม) พร้อมกับประวัติย่อและจดหมายปะหน้า

จดหมายรับรองเหล่านี้มีน้ำหนักที่สำคัญต่อผู้รับ หากคุณถูกขอให้เขียนสิ่งหนึ่งสิ่งสำคัญคือต้องรวมรายละเอียดที่สร้างเคสที่แข็งแกร่งสำหรับผู้สมัคร (ถ้าคุณรู้สึกไม่สบายใจที่สนับสนุนผู้สมัครควรปฏิเสธที่จะเขียนจดหมายดีกว่าเขียนสิ่งที่อุ่น ๆ)

นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้ในการเขียนจดหมายที่มีประสิทธิภาพเพื่อสนับสนุนผู้สมัครงาน

พิจารณาประเภทของจดหมายที่คุณกำลังเขียน

หากคุณถูกขอให้อ้างอิงสำหรับงานเฉพาะคุณควรเขียนจดหมายพร้อมข้อกำหนดของงานนั้นโดยเฉพาะ

อ่านการโพสต์หรือคำบรรยายลักษณะงานอย่างละเอียดโดยมองหาทักษะและความรู้เฉพาะที่คุณสามารถใส่ไว้ในจดหมายสมัครงานของคุณ

ในจดหมายของคุณโปรดสังเกตว่ามีการจับคู่ระหว่างคุณสมบัติของผู้สมัครกับความรับผิดชอบของงาน

ด้วยจดหมายแนะนำทั่วไปมุ่งเน้นไปที่ประเภทหรือหมวดหมู่ของงานที่บุคคลนั้นสมัคร ตัวอย่างของคุณในจดหมายประเภทนี้จะกว้างขึ้นและเฉพาะเจาะจงน้อยลง

รวบรวมข้อมูลก่อนที่จะเริ่ม

ถามคนที่คุณกำลังเขียนเพื่อส่งสำเนาของการโพสต์งานและประวัติย่อหรือประวัติย่อของพวกเขา (CV) ก่อนที่จะเริ่มเขียนจดหมาย นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ในการทบทวนจดหมายปะหน้าเพื่อดูว่าพวกเขาเลือกคุณสมบัติสำหรับงานอย่างไร

เมื่อคุณเขียนข้อเสนอแนะทั่วไปให้ถามหัวเรื่องของจดหมายเพื่อกำหนดเป้าหมายการจ้างงาน ขอตัวอย่างงานสองงานที่พวกเขาสมัคร นอกจากนี้ขอให้พวกเขาแบ่งปันทรัพย์สินที่เป็นที่ต้องการของตลาดมากที่สุดสำหรับงานประเภทนั้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งที่คุณอาจสังเกตเห็นในความสัมพันธ์ของคุณกับคนที่คุณแนะนำ

ยิ่งคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับงานหรือประเภทของงานที่ผู้สมัครสมัครมากเท่าไหร่คำแนะนำของคุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

สิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายแนะนำ

ย่อหน้าแรกของจดหมายของคุณควรอธิบายวิธีที่คุณรู้จักคนที่คุณเขียน อ้างอิงชื่อตำแหน่งงานของคุณและตำแหน่งงานของแต่ละคนในเวลาที่คุณโต้ตอบรวมถึงลักษณะของความสัมพันธ์ของคุณรวมถึงว่าคุณควบคุมดูแลบุคคลที่คุณแนะนำหรือไม่

โดยทั่วไปแล้วคุณจะรวมระยะเวลาที่คุณรู้จักกับบุคคลนั้นด้วย

ร่างกายของจดหมาย

เนื้อหาในจดหมายของคุณควรอ้างอิงถึงทักษะคุณภาพพื้นที่ความรู้และทรัพย์สินอื่น ๆ ของบุคคลที่คุณแนะนำ เริ่มต้นด้วยการเขียนรายการจุดแข็งที่คุณต้องการถ่ายทอดตามคำแนะนำของคุณ

จากนั้นเขียนประโยคที่แสดงหลักฐานการยืนยันของคุณซึ่งจะทำให้จดหมายของคุณน่าเชื่อถือยิ่งขึ้น ให้ตัวอย่างเฉพาะของอินสแตนซ์ที่คุณสังเกตผู้สมัครโดยใช้ทักษะที่พวกเขากำลังเน้นไปที่ผู้จัดการการจ้างงาน

นี่อาจประกอบด้วยโครงการหรือบทบาทที่พวกเขาประสบความสำเร็จในการใช้ทักษะบางอย่าง การอ้างถึงความสำเร็จที่มีการเพิ่มมูลค่าให้กับองค์กรของคุณและอธิบายถึงจุดแข็งที่ทำให้บุคคลในการสร้างผลลัพธ์เหล่านั้นน่าสนใจเป็นพิเศษ

การปิดจดหมาย

ในแถลงการณ์ปิดของคุณจะมีประสิทธิภาพมากที่จะกล่าวถึงว่าคุณจะจ้างบุคคลนั้นอีกครั้ง หรือพูดถึงความเชื่อของคุณว่าบุคคลนั้นจะเป็นส่วนเสริมที่โดดเด่นของ บริษัท

แบ่งปันข้อมูลการติดต่อของคุณ

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการปิดคุณยังสามารถแบ่งปันหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลด้วยการพูดถึงความกระตือรือร้นของคุณเพื่อแบ่งปันมุมมองเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้สมัคร ด้วยวิธีนี้นายจ้างที่คาดหวังสามารถติดต่อได้ง่ายหากมีคำถามติดตาม

ตัวอย่างจดหมายแนะนำการจ้างงาน

นี่คือตัวอย่างจดหมายแนะนำงาน ดาวน์โหลดเทมเพลตตัวอักษร (เข้ากันได้กับ Google เอกสารหรือ Word Online) หรืออ่านตัวอย่างด้านล่าง

ดาวน์โหลดเทมเพลต Word

ตัวอย่างจดหมายแนะนำการจ้างงาน (เวอร์ชั่นข้อความ)

เมแกนกรีน

ผู้อำนวยการฝ่ายขาย

บริษัท Acme

14 Oak Drive

Anycity, CT 32444

555-222-3333

[email protected]

8 เมษายน 2018

มาร์ลีนเกรย์

ผู้จัดการฝ่ายขายในประเทศ

อุตสาหกรรม CBI

321 ถนนสายหลัก

Bigtown, NY 12000

ถึงคุณเกรย์

ฉันเขียนถึงคุณเกี่ยวกับ Mark Slade ผู้สมัครตำแหน่งพนักงานขายกับ บริษัท ของคุณ มาร์คได้ทำงานในแผนกของฉันในฐานะพนักงานขายตั้งแต่เรียนจบเกียรตินิยมเมื่อปีที่แล้วจาก University of Connecticut เราจ้างเขาหลังจากสำเร็จการศึกษาในส่วนหนึ่งเนื่องจากการแสดงที่โดดเด่นของเขาในฐานะฝึกงานในช่วงฤดูร้อนที่ผ่านมา

มาร์คเป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมของฉัน เขาหลอมรวมเข้ากับแผนกของเราได้อย่างง่ายดายเรียนรู้อย่างรวดเร็วและทั่วถึงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของเราไม่ใช่เฉพาะที่เขารับผิดชอบในการขาย ความกระตือรือร้นในการทำงานของเขาและทักษะการสื่อสารที่ยอดเยี่ยมทำให้เขากลายเป็นทรัพย์สินของ บริษัท ทันที Mark เกินเป้าหมายส่วนบุคคลของเขาทุกไตรมาสและถึงเวลาที่จะช่วยเพื่อนร่วมงานของเขาปิดการขายโดยเฉพาะอย่างยิ่งยาก มาร์คมีความสามารถและจัดระเบียบและทัศนคติเชิงบวกและอารมณ์ขันทำให้เขาได้รับความนิยมในหมู่ลูกค้าของเรารวมถึงเพื่อนร่วมงานของเขา

ฉันเชื่อว่ามาร์คมีศักยภาพมหาศาลและน่าจะเป็นส่วนเสริมที่โดดเด่นให้กับพนักงานของคุณ ฉันจะไม่มีการจองเกี่ยวกับการจ้างเขาอีกครั้งและมั่นใจในการแนะนำ Mark สำหรับการจ้างงานกับ บริษัท ของคุณ หากคุณมีคำถามเพิ่มเติมหรือต้องการที่จะพูดกับฉันเป็นการส่วนตัวโปรดติดต่อฉัน

ขอแสดงความนับถือ

ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณ (สำหรับจดหมายที่คัดลอกยาก)

เมแกนกรีน

จัดรูปแบบจดหมายของคุณ

นี่คือแนวทางสำหรับการจัดรูปแบบตัวอักษรคำแนะนำรวมถึงความยาวรูปแบบแบบอักษรและวิธีจัดระเบียบตัวอักษรของคุณ หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณเขียนจดหมายรับรองคุณอาจพบว่ามีประโยชน์ในการใช้แม่แบบ

ส่งจดหมายของคุณ

คุณอาจถูกขอให้ส่งจดหมายไปยังบุคคลที่คุณแนะนำหรือโดยตรงไปยังนายจ้าง หากคุณกำลังส่งทางอีเมลให้แนบสำเนาจดหมายของคุณไปกับข้อความอีเมลเป็นเอกสาร PDF หรือ Microsoft Word การโพสต์งานหรือนายจ้างมักจะระบุว่าควรส่งคำแนะนำอย่างไรและควรส่งไปที่ใด

เมื่อคุณไม่สามารถเขียนคำแนะนำเชิงบวก

หากคุณมีปัญหาในการวางกรอบจดหมายที่น่าสนใจสำหรับผู้สมัครโดยสุจริตแล้วก็ไม่เป็นไรที่จะปฏิเสธคำขอ จริง ๆ แล้วมันเป็นการดีกว่าที่จะบอกว่าไม่ใช่เพื่อเขียนจดหมายที่ไม่รับรองคนที่คุณแนะนำอย่างยิ่ง

คุณสามารถพูดบางสิ่งที่คลุมเครือเช่นคุณรู้สึกไม่สบายใจที่จะเขียนคำแนะนำหรือคุณไม่มีประเภทของการเปิดเผยที่จะช่วยให้คุณสามารถจัดหาจดหมายที่เหมาะสม