ตัวอย่างจดหมายและอีเมลของพนักงาน

ไม่ว่าคุณจะทำงานอะไรคุณจะต้องติดต่อกับเจ้านายเพื่อนร่วมงานและ / หรือพนักงานของคุณตลอดอาชีพของคุณ บางครั้งสิ่งนี้จะเกี่ยวข้องกับการส่งจดหมายทางกายภาพเวลาอื่นก็จะต้องมีเพียงอีเมลด่วน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้กฎพื้นฐานสำหรับการส่งจดหมายและอีเมลที่สุภาพและเป็นมืออาชีพ ตรวจสอบตัวอย่างจดหมายและอีเมลด้านล่าง ใช้สิ่งเหล่านี้เป็นแม่แบบสำหรับการเริ่มต้นข้อความของคุณเอง

เคล็ดลับสำหรับการเขียนจดหมายของพนักงานและอีเมล

ตัดสินใจเลือกวิธีการที่เหมาะสม เมื่อตัดสินใจว่าจะส่งจดหมายหรืออีเมลให้คิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับสถานการณ์ หากเวลาเป็นสิ่งสำคัญ (ตัวอย่างเช่นหากคุณมีเหตุฉุกเฉินในครอบครัวและจำเป็นต้องหยุดงานชั่วคราว) อีเมลน่าจะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด หากเวลาไม่สำคัญและคุณต้องการเป็นทางการคุณอาจส่งจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ

ส่งให้คนที่ใช่ คิดว่าใครต้องการรับข้อความของคุณ หากคุณออกจากงานหรือไล่คนออกคุณอาจต้องส่งข้อความไม่เฉพาะกับบุคคลที่เฉพาะเจาะจง แต่ยังส่งถึงบุคคลในทรัพยากรบุคคลด้วย หากคุณกำลังส่งอีเมลลาเพื่อนร่วมงานของคุณให้ลองส่งข้อความส่วนตัวถึงบุคคลอื่น

เป็นมืออาชีพ แม้ว่าคุณจะส่งข้อความด่วนตรวจสอบให้แน่ใจว่าน้ำเสียงของคุณนั้นสุภาพและเป็นมืออาชีพเสมอ หลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่เป็นมืออาชีพ (เช่นคำสแลงหรือตัวย่อ) อิโมจิและแบบอักษรและรูปแบบที่ทำให้เสียสมาธิ เมื่อเนื้อหาของข้อความเกี่ยวข้องกับธุรกิจให้ใช้ข้อความที่เป็นเรื่องเกี่ยวกับธุรกิจ

รวมคำทักทายและการปิดที่เหมาะสม ไม่ว่าจะส่งอีเมลหรือจดหมายให้ส่งคำทักทายแบบมืออาชีพที่มีชื่อของบุคคลนั้น รวมถึงการปิดและลายเซ็นที่สุภาพ หากเป็นอีเมลให้ใส่ลายเซ็นอีเมลพร้อมข้อมูลติดต่อของคุณ หากเป็นจดหมายที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้ใส่ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ

ทำให้สั้น ทำให้ข้อความของคุณสั้นที่สุด คุณอาจรวมถึงการแนะนำสั้น ๆ เช่น "ฉันหวังว่าวันของคุณจะเป็นไปด้วยดี" จากนั้นรีบดำดิ่งสู่เหตุผลของคุณในการเขียน รวมเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น

ข้อความไม่ควรเกินความยาวหนึ่งหรือสองย่อหน้าสั้น ๆ (โดยเฉพาะถ้าเป็นอีเมล)

หากคุณทำให้มันสั้นผู้รับมีแนวโน้มที่จะอ่านมัน

แก้ไขแก้ไขแก้ไข พิสูจน์อักษรข้อความของคุณอย่างละเอียดเสมอเพื่อการสะกดคำและไวยากรณ์ผิดพลาดก่อนที่จะส่ง อีเมลระดับมืออาชีพควรมีความชัดเจนและอ่านง่าย

ตัวอย่างจดหมายและอีเมลเกี่ยวกับงาน

สำหรับงานที่ทำได้ดี

เป็นความรู้สึกที่ดีเสมอที่จะส่งข่าวดีหรือแสดงความยินดีกับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับความสำเร็จของพวกเขา และเพื่อนร่วมงานสามารถบันทึกจดหมายหรืออีเมลเพื่อดูภายหลังได้ คุณสามารถคัดลอกผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ เพื่อเผยแพร่ข่าวดี นี่คือตัวอย่างเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะช่วยให้คุณใช้ถ้อยคำได้อย่างถูกต้อง

• ข้อความอีเมล์ชื่นชม
• ขอแสดงความยินดีหมายเหตุตัวอย่าง
• ขอแสดงความยินดีกับโปรโมชั่น
• พนักงานขอบคุณจดหมาย

… และก็ทำได้ไม่ดี

หากคุณต้องส่งข่าวร้ายไม่ว่าจะเป็นผู้สมัครงานหรือพนักงานที่มีอยู่จดหมายตัวอย่างเหล่านี้จะช่วยได้

เมื่อมันมาถึงการเขียนจดหมายด้วยข่าวร้าย: อย่าฝังข้อความ ใส่ข้อมูลที่จำเป็น (เช่น น่าเสียดายที่คุณไม่ได้งานนี้ หรือ เนื่องจากการชะลอตัวของคำสั่งซื้อเรากำลังลดเงินเดือนของพนักงานทั้งหมดลง 10 เปอร์เซ็นต์) ในวรรคหนึ่งหรือแม้แต่ประโยคแรกของตัวอักษร ตรงและตรงประเด็นในถ้อยคำของคุณ ผู้รับควรสามารถรับข่าวสารได้อย่างรวดเร็ว

• ข้อความอีเมลปฏิเสธผู้สมัคร
• จดหมายปฏิเสธผู้สมัคร
• จดหมายลดเงินเดือน
• จดหมายเลิกจ้าง

สำหรับผู้สมัครงาน

หากคุณสมัครงานใหม่ตัวอย่างเหล่านี้ควรช่วยให้คุณร่างคำขอที่มีคำพูดดี ๆ สำหรับการอ้างอิงการสัมภาษณ์และอื่น ๆ รายการนี้ยังรวมถึงวิธีการตอบสนองเมื่อ บริษัท ทำให้คุณมีข้อเสนอ

• ขอข้อความอีเมลอ้างอิง
• ตัวอย่างจดหมายที่น่าสนใจ
• ยอมรับข้อเสนองาน
• ข้อความอีเมลตอบโต้
• ปฏิเสธการเสนองาน

การเลื่อนตำแหน่งหรือโอนย้ายงาน

นี่คือความช่วยเหลือเมื่อคุณพยายามขัดขวางตำแหน่งใหม่ภายใน บริษัท ที่คุณทำงานไม่ว่าคุณต้องการได้รับการเลื่อนตำแหน่งหรือโอนไปยังตำแหน่งหรือตำแหน่งอื่น

• จดหมายสมัครงานโปรโมชั่น
• จดหมายขอโอนงาน
• ตัวอย่างจดหมายขอโอนงาน - การย้ายถิ่นฐาน

ต้อนรับพนักงานใหม่หรือพนักงานที่กลับมา

ไม่ว่าคุณจะทำข้อเสนองานเริ่มต้นหรือต้อนรับพนักงานกลับจากการลางานนานต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของสิ่งที่คุณอาจพูดได้ จดหมายประเภทนี้สามารถช่วยสร้างเสียงให้กับพนักงานใหม่ (หรือที่กลับมา) จริง ๆ รวมทั้งทำให้การเปลี่ยนผ่านเข้ามาทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น

• จดหมายเสนองาน
• ยินดีต้อนรับสู่ต่างประเทศจดหมาย
• ยินดีต้อนรับกลับจากจดหมายลาคลอด
• ยินดีต้อนรับกลับจากจดหมายลาป่วย

ฉันต้องการการเปลี่ยนแปลง

คุณต้องการอะไร? เงินมากขึ้น? ตำแหน่งถาวรหรือไม่ คุณจะพบคำในตัวอักษรตัวอย่างเหล่านี้

• ขอจดหมายยก
• ขอข้อความทางอีเมล์
• หนังสือขึ้นเงินเดือน
• ตัวอย่างจดหมายชั่วคราวจาก Perm to Perm

ทำงานจากคำขอหน้าแรก

เมื่อคุณต้องการทำงานจากที่บ้านเป็นประจำหรือชั่วคราวคุณจะต้องถ่ายทอดสิ่งที่คุณต้องการอย่างแท้จริงพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงนี้จะมีประโยชน์กับ บริษัท อย่างไร ตัวอย่างเหล่านี้แสดงให้คุณเห็นว่า

• จดหมายจากที่ทำงานที่บ้าน
• จดหมายขอทำงานจากที่บ้าน - เวลาส่วนหนึ่ง
• จดหมายของานจากที่บ้าน - การย้ายถิ่นฐาน

เมื่อคุณพลาดงาน

ต่อไปนี้เป็นวิธีการสองสามวิธีที่คุณสามารถอธิบายได้ว่าทำไมคุณถึงไม่เข้าไปในออฟฟิศไม่ว่าจะเป็นเพราะวันป่วยฉุกเฉินหรือแค่นอนหลับผ่านนาฬิกาปลุก

• หายไปจากข้อความอีเมลที่ทำงาน
• สายสำหรับจดหมายขอโทษทำงาน
• ข้อความอีเมลวันป่วย

เมื่อคุณลาออกจากงาน

คุณได้อธิบายตัวอย่างเหล่านี้ตั้งแต่การลาออกของคุณจนถึงการบอกลาเพื่อนร่วมงานของคุณ

ข้อควรจำ: ไม่ว่าคุณจะรู้สึกอย่างไรกับ บริษัท ที่กำลังออกไปจงมีน้ำใจและสุภาพในข้อความลาของคุณ

• ส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงาน
• ลาก่อนจดหมาย
• จดหมายลาออก

เมื่อพนักงานของคุณออกจาก

นี่คือวิธีการยอมรับการลาออกอย่างเป็นทางการรวมทั้งเขียนการอ้างอิงสำหรับอดีตพนักงานหรือเพื่อนร่วมงาน นอกจากนี้เรายังแสดงวิธีการตรวจสอบว่าพนักงานปัจจุบันหรืออดีตพนักงานของคุณเป็นลูกจ้างของ บริษัท

• ยอมรับการลาออก
• หนังสือรับรองการจ้างงาน
• จดหมายอ้างอิงทางอีเมล

อีเมลและจดหมายสำหรับสถานการณ์ที่ยากลำบาก

ตัวอย่างเหล่านี้ควรช่วยเมื่อค้นหาคำที่ถูกต้องเป็นเรื่องยากโดยเฉพาะ

• ขอโทษสำหรับจดหมายพฤติกรรม
• ขอโทษสำหรับข้อผิดพลาดอีเมล์
• จดหมายแสดงความเสียใจ