แผนกระบวนการบริหารเวลาโครงการ

การบริหารเวลาของโครงการเป็นหนึ่งใน 10 PMP คลังความรู้สำหรับผู้จัดการโครงการ เป็นวินัยในการบริหารโครงการที่มีลักษณะควบคุมปริมาณเวลาที่ใช้ในการทำงาน นี่คือการดูพื้นที่ความรู้ด้านการบริหารเวลาของโครงการจาก A Guide ไปยังเนื้อความของการจัดการโครงการ (PMBOK® Guide) - Fifth Edition มีวิธีอื่นในการดูการกำหนดเวลาโครงการ แต่หากคุณทำงานเพื่อรับรองPMP®ของคุณแนวทางPMBOK®นั้นเป็นแนวทางที่คุณจะต้องปฏิบัติตามและเป็นแนวปฏิบัติที่ดีสำหรับผู้จัดการโครงการทุกคนเช่นกัน

การบริหารเวลาโครงการ

การบริหารเวลาโครงการในPMBOK® Guide ประกอบด้วย 7 กระบวนการ กระบวนการจัดการเวลาโครงการคือ:

1. การจัดการตารางแผน
2. กำหนดกิจกรรม
3. กิจกรรมตามลำดับ
4. ประเมินทรัพยากรกิจกรรม
5. ประมาณระยะเวลากิจกรรม
6. พัฒนาตาราง
7. กำหนดการควบคุม

มาดูกันลึก ๆ

การจัดการตารางแผน

ขั้นตอนนี้เป็นที่ที่คุณกำหนดนโยบายขั้นตอนและเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการจัดการกำหนดการโครงการของคุณตั้งแต่แผนแรกของคุณการพัฒนาอย่างต่อเนื่องการดำเนินการและควบคุมตารางเวลา

ผลลัพธ์ของการวางแผนนี้คือการสร้างแผนการจัดการกำหนดการ อย่างไรก็ตามในชีวิตจริงคุณอาจไม่มีแผนแยกต่างหากในการจัดการตารางเวลาของคุณ สิ่งที่คุณทำที่นี่ส่วนใหญ่จะจบลงในแผนการจัดการโครงการและนั่นก็เพียงพอแล้ว

กำหนดกิจกรรม

กระบวนการนี้ระบุและจัดทำเอกสารสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อจัดทำผลงานของโครงการ กล่าวอีกนัยหนึ่งมันระบุงานโครงการ คุณจะใช้คำสั่งขอบเขตที่คุณรวบรวมไว้ในระหว่างกิจกรรมการจัดการขอบเขตเพื่อช่วยให้คุณแยกงานออกเป็นงานแต่ละงาน ผลลัพธ์หลักของการทำงานผ่านสิ่งนี้คือคุณจะได้รับรายการงานโครงการที่กำหนดไว้ สิ่งนี้มีประโยชน์เพราะเป็นข้อมูลหลักในกระบวนการถัดไป

กิจกรรมตามลำดับ

ใช้รายการงานของคุณตอนนี้คุณต้องวางไว้ในลำดับที่ถูกต้อง ในตอนท้ายของกระบวนการนี้คุณจะมีมุมมองของความสัมพันธ์ระหว่างงานในโครงการ กระบวนการนี้ช่วยให้คุณทำงานโครงการในลำดับที่ถูกต้องเพื่อให้คุณสามารถใช้ทรัพยากรของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพและส่งมอบโดยเร็วที่สุด

PMBOK® Guide พูดถึงการสร้างไดอะแกรมเครือข่ายเป็นผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ แต่ก็ไม่ค่อยจำเป็นและแน่นอนไม่มีอะไรที่คุณต้องทำด้วยมือ หากคุณต้องการสร้างไดอะแกรมเครือข่ายด้วยเหตุผลบางอย่างให้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อทำเช่นนั้น อย่างไรก็ตามในท้ายที่สุดรายการของการอ้างอิงและวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่เป็นไปได้สำหรับงานจะดีและใช้เวลาน้อยลง

ประมาณการทรัพยากรกิจกรรม

เมื่อคุณรู้ว่าคุณกำลังจะทำอะไรขั้นตอนต่อไปคือการหาทรัพยากรที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุ กระบวนการประเมินกิจกรรมทรัพยากรช่วยในเรื่องนั้น ในขั้นตอนนี้คุณจะทราบถึงทรัพยากรมนุษย์อุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลืองที่คุณต้องการรวมถึงปริมาณที่คุณต้องการ

ประมาณการกิจกรรมระยะเวลา

ขั้นตอนนี้เป็นที่ที่การทำงานหนักของการคำนวณระยะเวลาที่แต่ละงานจะเกิดขึ้น ในระหว่างกระบวนการนี้คุณจะทราบว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดในการทำแต่ละกิจกรรมโดยใช้ทรัพยากรที่คุณระบุ อย่าลืมที่จะคำนึงถึงความพร้อมใช้ทรัพยากรของบัญชีและวันหยุดด้วยระยะเวลากิจกรรมของคุณ เพียงเพราะงานเพียง 8 ชั่วโมงไม่ได้หมายความว่าจะเสร็จในตอนเช้า

พัฒนาตาราง

ในที่สุดตอนนี้คุณสามารถรวบรวมกำหนดการโครงการของคุณ ด้วยข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมได้จากกระบวนการข้างต้นมันควรจะง่าย การพัฒนาตารางเป็นหนึ่งในกระบวนการที่ซับซ้อนกว่าในคู่มือPMBOK®

มีอินพุต 13 รายการ (ทุกอย่างข้างต้นรวมถึงความเสี่ยงขอบเขตและองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องกับบริบทของโครงการ) ตัวกำหนดการเองเป็นเพียงหนึ่งในผลลัพธ์ แต่สิ่งอื่น ๆ (ในมุมมองของฉัน) มีความสำคัญน้อยกว่า

ท้ายที่สุดคุณได้ผ่านทั้งหมดนี้เพื่อรับกำหนดการซึ่งเป็นเอกสารสำคัญสำหรับการจัดการประสิทธิภาพของโครงการ กำหนดการของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นแผนภูมิ Gantt นี่คือ 5 ทางเลือกในแผนภูมิ Gantt เพื่อให้คุณพิจารณา

กำหนดการควบคุม

ในที่สุดกระบวนการกำหนดการควบคุมจะให้เครื่องมือที่คุณต้องการในการตรวจสอบและอัปเดตกำหนดการโครงการของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างเหมาะสมและให้คุณควบคุมการกำหนดเวลาของโครงการของคุณ การเตรียมกำหนดเวลาโครงการของคุณและติดตามในภายหลังเป็นงานชิ้นใหญ่ แต่ก็คุ้มค่าที่จะรู้ว่าคุณมีตารางงานที่มั่นใจได้