ความสำคัญของการจัดทำเอกสารในทรัพยากรมนุษย์

เอกสารเป็นบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรและเก็บรักษาไว้ของเหตุการณ์การจ้างงาน บันทึกเหล่านี้ประกอบด้วยองค์ประกอบของรัฐบาลและข้อบังคับที่ถูกต้องตามกฎหมายเอกสารที่กำหนดโดยนโยบายและการปฏิบัติของ บริษัท เอกสารที่เสนอโดยแนวทางปฏิบัติด้านทรัพยากรบุคคลที่ดีที่สุดและบันทึกที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการเกี่ยวกับการจ้างงาน

เอกสารเกี่ยวกับประวัติการทำงาน

บันทึกเอกสารของพนักงานเป็นบัญชีที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการกระทำการอภิปรายการฝึกปฏิบัติงานการฝ่าฝืนนโยบายการกระทำทางวินัยการมีส่วนร่วมในเชิงบวกการให้รางวัลและการยอมรับการสืบสวนความล้มเหลวในการบรรลุข้อกำหนดและเป้าหมาย

การเก็บรักษาบันทึกเหล่านี้จะช่วยให้นายจ้างและลูกจ้างสามารถรักษาประวัติที่เป็นลายลักษณ์อักษรของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและการอภิปรายที่เกิดขึ้นรอบเหตุการณ์ที่เฉพาะเจาะจง เอกสารเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของการจ้างงานให้บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรที่อาจจำเป็นเพื่อสนับสนุนการกระทำเช่นการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานการจ่ายค่าจ้างพนักงานและการลงโทษทางวินัยรวมถึงการเลิกจ้าง

เอกสารเกี่ยวกับพนักงานตามความจำเป็นโดยทั่วไปจะเป็นทั้งบวกและลบ มันเป็นความจริงไม่ได้ตัดสิน มันอธิบายถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นไม่ใช่ตามความเห็นและความคิดเห็นของผู้เห็นเหตุการณ์ เอกสารอธิบายการกระทำที่เกิดขึ้นในกรณีที่มีชื่อเสียงเช่นการให้พนักงานรับรู้อย่างเป็นทางการหรือดำเนินการทางวินัย

จำไว้ว่าคุณต้องสร้างเอกสารให้ใกล้เคียงกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้บันทึกมีความถูกต้องละเอียดและละเอียด

ในการดำเนินการทางกฎหมายเอกสารเกี่ยวกับการทำงานที่ผ่านมาของพนักงานมักมีความสำคัญต่อผลลัพธ์ที่นายจ้างประสบจากเหตุการณ์ การนำภาพการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างเป็นธรรมมาโดยไม่ให้ความสำคัญกับสิ่งที่เกิดขึ้นในแง่ลบล้วนเป็นเป้าหมาย

ประเภทของเอกสาร

นโยบายขั้นตอนคู่มือพนักงานและแผนการพัฒนาประสิทธิภาพเป็นรูปแบบของเอกสารที่บันทึกพฤติกรรมของพนักงานที่คาดหวังและข้อกำหนดของสถานที่ทำงานเพื่อรักษาสถานที่ทำงานที่เป็นระเบียบและเป็นธรรมซึ่งพนักงานรู้ว่าสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา

บันทึกเหล่านี้ยังเป็นลายลักษณ์อักษรของผู้ถูกกล่าวหาผู้กล่าวหาและพยานในเหตุการณ์ที่เป็นปรปักษ์ต่อสถานที่ทำงานที่เกี่ยวข้องกับการประพฤติมิชอบของพนักงานเช่นการล่วงละเมิดทางเพศ

เอกสารนี้ยังรวมถึงบันทึกถาวรเช่นใบสมัครงานที่ลงนามการอ้างอิงการจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษรเอกสารการสมัครเช่นประวัติย่อและจดหมายปะหน้าและการตรวจสอบประวัติ เก็บรักษาไว้นอกเหนือจากไฟล์พนักงานของพนักงานเอกสารอื่น ๆ เช่นแบบฟอร์ม I-9 (ที่ตรวจสอบสิทธิ์ของพนักงานในการทำงานในสหรัฐอเมริกา) จะได้รับการดูแลเช่นเดียวกับเวชระเบียนบันทึก FMLA และอื่น ๆ

เอกสารอาจไม่เป็นทางการเช่นเดียวกับในบันทึกของผู้จัดการของการสนทนาของเขาหรือเธอกับพนักงานในช่วงเวลาหนึ่งปี เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดการต้องจัดทำเอกสารนี้สำหรับสมาชิกรายงานทั้งหมดของพวกเขา ไม่ควรแยกพนักงานออกเพราะประสิทธิภาพ ซึ่งอาจตีความได้ว่าเป็นการเลือกปฏิบัติในภายหลัง

เอกสารอาจเป็นทางการและถูกเก็บรักษาไว้ในแฟ้มบุคลากรของพนักงาน พนักงานคาดว่าจะลงนามในเอกสารนี้เพื่อรับทราบว่าพวกเขาได้รับสำเนาและได้ตรวจสอบเนื้อหาทั้งหมดแล้ว หมายเหตุ: ลายเซ็นต์ไม่ได้บ่งบอกถึงข้อตกลงกับข้อความในเอกสารประกอบ

การใช้เอกสาร

ไม่ว่าจะเป็นในเชิงบวกหรือเชิงลบขอแนะนำให้จัดทำเอกสารของเหตุการณ์สำคัญเพื่อให้ผู้จัดการมีการบันทึกการปฏิบัติงานของพนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง

องค์กรสามารถใช้เอกสารที่เก็บไว้ในวิธีอื่นได้ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงขั้นตอนคำแนะนำการใช้งานและคำแนะนำซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อระบุชื่อบางส่วน แต่สำหรับวัตถุประสงค์ของฟังก์ชั่นทรัพยากรมนุษย์สิ่งเหล่านี้คือการใช้งานทั่วไปของเอกสารประกอบ ส่วนถัดไปแสดงคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดทำเอกสารอย่างเหมาะสม

ตัวอย่างเอกสารประสิทธิภาพ

เอกสารเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงานจะช่วยให้คุณมีระเบียบวินัยยุติหรือส่งเสริมการให้รางวัลและรับรู้พนักงานอย่างเป็นธรรม การไม่ทำเอกสารสำหรับการกระทำใด ๆ เหล่านี้เป็นเรื่องยากและอาจเสี่ยงต่อนายจ้าง

นายจ้างต้องหลีกเลี่ยงข้อกล่าวหาที่เป็นไปได้เกี่ยวกับการเลือกปฏิบัติต่อพนักงาน นอกเหนือจากข้อกฎหมายทั้งหมดแล้วนายจ้างที่ดีต้องการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยุติธรรมสอดคล้องและสนับสนุนเป้าหมายของพนักงานและแผนการทำงาน

สภาพแวดล้อมนี้ได้รับการสนับสนุนโดยเอกสารระดับมืออาชีพของผู้จัดการเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงานทั้งพฤติกรรมการยกย่องและการกระทำที่ต้องการการแก้ไขหรือปรับปรุง วิธีเอกสารเหล่านี้ถูกกล่าวถึงในรายละเอียดก่อนหน้านี้ สถานการณ์ต่อไปนี้ให้ตัวอย่างเพิ่มเติมของเอกสารที่เหมาะสม

การบันทึกความล่าช้าและการขาด

ไม่ถูกต้อง:

มาร์คมักจะมาสายในการทำงาน มาร์คคิดถึงการทำงานมากเกินไป

ขวา:

1 เมษายน: มาร์คโทรมาป่วยและพลาดงานแปดชั่วโมง

4 เมษายน: มาร์คมาถึงที่ทำงานเวลา 10:00 น. สายสองชั่วโมงจากเวลาเริ่มต้นที่กำหนดของเขา

6 เมษายน: มาร์คนัดพบแพทย์แล้วพักที่บ้านเพื่อติดตั้งเตาหลอมใหม่

12 เมษายน: มาร์คโทรมาป่วยและพลาดงานแปดชั่วโมง

การบันทึกประสิทธิภาพ

ไม่ถูกต้อง:

แมรี่ไม่น่าเชื่อถือ เธอแทบจะไม่ทำสิ่งที่เธอมุ่งมั่นที่จะทำ

ขวา:

2 พฤษภาคม: Mary สัญญาว่าร่างข้อเสนอผลิตภัณฑ์ฉบับแรกจะพร้อมให้ตรวจสอบในการประชุมประจำสัปดาห์ของวันนี้ แมรี่ไม่ได้ผลิตเอกสารร่างตามที่คาดไว้ บอกว่าเธอยุ่งมากและคนที่ต้องการความช่วยเหลือเธอไม่ได้กลับมาด้วย

ผู้จัดการตอบ: คุณต้องการความช่วยเหลืออะไรบ้าง ข้อมูล? ใครไม่ได้กลับมาหาคุณและคุณต้องการอะไรจากพวกเขา?

คาร์ลและไมเคิลจำเป็นต้องอัพเดทแมรี่เกี่ยวกับความก้าวหน้าของพวกเขา

อะไรทำให้คุณยุ่งจนไม่มีเวลาทำตามคำมั่นสัญญา ทำให้ภาระผูกพันมากเกินไปในเวลา จำกัด เพื่อเติมเต็มให้พวกเขา

ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร

คุณจะทำให้เอกสารฉบับร่างพร้อมสำหรับการตรวจสอบเมื่อใด

ตัวอย่างเหล่านี้ให้ภาพรวมของเอกสารที่มีประสิทธิภาพดูเหมือนกับเอกสารที่เขียนไม่ถูกต้อง ทำตามคำแนะนำนี้เพื่อจัดทำเอกสารนโยบายนโยบายประสิทธิภาพและกิจกรรมในที่ทำงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและถูกกฎหมาย

คำปฏิเสธ

ข้อมูลที่ให้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่รับประกันความถูกต้องและถูกกฎหมาย เว็บไซต์นี้ถูกอ่านโดยผู้ชมทั่วโลกและกฎหมายและข้อบังคับการจ้างงานที่แตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือทางกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากทรัพยากรของรัฐรัฐรัฐบาลกลางหรือระหว่างประเทศเพื่อให้แน่ใจว่าการตีความและการตัดสินใจทางกฎหมายของคุณนั้นถูกต้องสำหรับตำแหน่งของคุณ ข้อมูลนี้มีไว้สำหรับแนวทางความคิดและความช่วยเหลือ