รายละเอียดงานของพนักงานเสมียน: เงินเดือนทักษะและอื่น ๆ

เสมียนไฟล์รักษาคำสั่งซื้อและควบคุมบันทึกและเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรรวมถึงการโต้ตอบและใบแจ้งหนี้ บางครั้งพวกเขายังจัดระเบียบและรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แม้ว่าพนักงานคนอื่นอาจดูแลเรื่องนี้ด้วยตัวเองโดยไม่จำเป็นต้องขอความช่วยเหลือจากภายนอก ไม่ว่าในกรณีใดงานจะใช้ระบบที่กำหนดไม่ว่าจะเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะอยู่ในตำแหน่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

พนักงานไฟล์ประมาณ 135,000 คนทำงานในสหรัฐอเมริกาในปี 2559 พวกเขาทำงานด้านการดูแลสุขภาพบริการทางสังคมและในสำนักงานมืออาชีพต่าง ๆ เช่นสำนักงานกฎหมายโดยทั่วไปธุรกิจที่สร้างเอกสารและเอกสารจำนวนมาก

หน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงานแฟ้ม

ธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดเล็กมีตู้เก็บของลิ้นชักลิ้นชักห้องพักหรือแม้แต่คลังสินค้าซึ่งเก็บแฟ้มเอกสารและข้อมูลไว้ เสมียนไฟล์มีหน้าที่ในการรักษาช่องว่างเหล่านี้ พวกเขาอาจรับผิดชอบอื่น ๆ:

• พัฒนาและบำรุงรักษาระบบไฟล์ที่จัดระเบียบ
• สร้างประมวลผลและเก็บรักษาไฟล์
• จัดเก็บและเรียกค้นเอกสารสำหรับบุคลากรอื่น
• จัดทำบันทึกสำหรับการจัดเก็บนอกสถานที่
• เก็บรักษาล็อกไฟล์ของห้องเพื่อติดตามตำแหน่งของไฟล์ทั่วทั้งธุรกิจ
• กำจัดไฟล์ตามตารางการเก็บรักษาเอกสารที่จัดตั้งขึ้น

เงินเดือนพนักงานไฟล์

นี่มักจะเป็นตำแหน่งเริ่มต้นและการจ่ายสะท้อนให้เห็นว่า

• เงินเดือนประจำปีเฉลี่ย: $ 30,120 ($ 14.48 / ชั่วโมง)
• เงินเดือนประจำปี 10% สูงสุด: มากกว่า $ 48,340 ($ 23.24 / ชั่วโมง)
• เงินเดือนประจำปี 10% สุดท้าย: น้อยกว่า $ 20,290 ($ 9.76 / ชั่วโมง)

การศึกษาการฝึกอบรมและการรับรอง

มาตรฐานการศึกษาไม่สูงสำหรับอาชีพนี้และการฝึกอบรมส่วนใหญ่เกิดขึ้นในงาน

• การศึกษา: โดยทั่วไปแล้วประกาศนียบัตรมัธยมศึกษาตอนปลายหรือเทียบเท่ามีความจำเป็นถึงแม้ว่าบางคนที่ทำงานในตำแหน่งเหล่านี้จะมีระดับวิทยาลัยและระดับสูง ประมาณ 11% มีประกาศนียบัตรมัธยมต้น
• การฝึกอบรม: ประสบการณ์การทำงานในสาขาที่คล้ายกันบางอย่างอาจมีประโยชน์มาก การฝึกอบรมภาคปฏิบัติมักเกี่ยวข้องกับการทำงานภายใต้เสมียนที่มีประสบการณ์มากกว่าสามถึง 12 เดือน

ทักษะและความสามารถของพนักงานแฟ้ม

การทำงานเป็นเสมียนไฟล์ต้องมีองค์กรและทักษะการสื่อสารที่ดี การใส่ใจในรายละเอียดก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน จำเป็นต้องใช้เสมียนไฟล์เพื่อดำเนินการยกกล่องแฟ้มและเอกสารเป็นครั้งคราว คุณสมบัติและความสามารถอื่น ๆ นั้นมีความสำคัญเช่นกัน:

• อ่านวิเคราะห์: ตำแหน่งที่ดีเล็กน้อยนี้เกี่ยวข้องกับการได้มาซึ่งลักษณะของเอกสารจากเนื้อหาเพื่อวางไว้ในตำแหน่งที่มันเป็นตรรกะที่คนอื่นจะมองหามัน
• ทักษะการฟัง: สิ่งนี้มีความสำคัญต่อการเข้าใจความต้องการของเพื่อนร่วมงานและนำไปใช้ปฏิบัติตามคำแนะนำของพวกเขา
• ทักษะการคิดเชิงวิพากษ์: ทักษะลอจิกและการตัดสินใจสามารถเป็นกุญแจสำคัญในการเรียงลำดับอย่างรวดเร็วผ่านเอกสารต่าง ๆ และกำหนดว่าจะทำอย่างไรกับพวกเขา

งาน Outlook

เสมียนไฟล์ไม่มีมุมมองอาชีพที่สดใสเป็นพิเศษ อาชีพนี้คาดว่าจะลดลงประมาณ 2% จากปี 2559 ถึงปี 2569 การจัดเก็บข้อมูลเทคโนโลยีกำลังเพิ่มความสามารถและการใช้งานทำให้เสมียนไฟล์มนุษย์ล้าสมัยอย่างมีประสิทธิภาพ

สภาพแวดล้อมการทำงาน

ในฐานะเสมียนไฟล์คุณจะได้รับการตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนว่าแผนกกฎหมายทำงานอย่างไร นอกจากนี้คุณยังจะได้มีโอกาสพบปะและโต้ตอบกับเจ้าหน้าที่สำนักงานกฎหมายหลายระดับ

ตารางงาน

งานเหล่านี้มักจะทำงานควบคู่กับเวลาทำงานปกติ เมื่อสำนักงานเปิดให้กับลูกค้าและมีพนักงานคนอื่นอยู่พนักงานแฟ้มคาดว่าจะพร้อมใช้งาน นอกจากนี้ปริมาณของเอกสารที่ผลิตอาจมีความสำคัญขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะของ บริษัท หรือธุรกิจ เสมียนไฟล์อาจต้องทำงานเต็มเวลาเพื่อให้ทันกับโฟลว์ แต่นี่ไม่ได้หมายความว่าจะไม่สามารถใช้งานพาร์ทไทม์ได้ ไม่จำเป็นต้องทำงานล่วงเวลาตามปกติ

เปรียบเทียบงานที่คล้ายกัน

งานที่คล้ายกันมีให้บริการในสาขาอื่นนอกเหนือจากภาพจำลองออฟฟิศมืออาชีพทั่วไป เหล่านี้เป็นเพียงไม่กี่แห่งพร้อมกับค่าตอบแทนรายปีเฉลี่ยของพวกเขาในปี 2017 หลายคนต้องการการศึกษาและการฝึกอบรมที่กว้างขวางยิ่งขึ้น

• ช่างเทคนิคการแพทย์: $139,180
• บรรณารักษ์: $58,520
• พนักงานบัญชี: $39,240