เหตุใดการสื่อสารจึงมีความสำคัญในการจัดการการเปลี่ยนแปลง

คุณไม่สามารถสื่อสารมากเกินไปเมื่อคุณขอให้องค์กรของคุณเปลี่ยนแปลง ผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จทุกคนที่นำความพยายามในการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จนั้นแสดงถึงความต้องการในการสื่อสารมากเกินไประหว่างประสบการณ์การเปลี่ยนแปลงและทำให้ข้อความนี้ย้อนหลัง

ไม่มีองค์กรใดที่พนักงานมีความสุขอย่างสมบูรณ์กับการสื่อสาร การสื่อสารเป็นหนึ่งในปัญหาที่ยากที่สุดในองค์กร เป็นพื้นที่ที่พนักงานร้องเรียนบ่อยที่สุดระหว่างการเปลี่ยนแปลงองค์กรและการปฏิบัติงานประจำวัน เหตุผล?

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องใช้องค์ประกอบสี่อย่างที่ทำงานร่วมกันอย่างสมบูรณ์แบบเพื่อสร้างความหมายที่ใช้ร่วมกันซึ่งเป็นคำจำกัดความของการสื่อสาร

• บุคคลที่ส่งข้อความจะต้องนำเสนอข้อความอย่างชัดเจนและมีรายละเอียดและแผ่ความสมบูรณ์และความถูกต้อง
• ผู้ที่ได้รับข้อความจะต้องตัดสินใจฟังถามคำถามเพื่อความชัดเจนและไว้วางใจผู้ส่งข้อความ
• วิธีการจัดส่งที่เลือกจะต้องเหมาะสมกับสถานการณ์และความต้องการของทั้งผู้ส่งและผู้รับ
• เนื้อหาของข้อความต้องสะท้อนและเชื่อมต่อในบางระดับด้วยความเชื่อที่ผู้รับไว้แล้ว ต้องมีข้อมูลที่พนักงานต้องการได้ยิน มันจะต้องตอบคำถามที่พนักงานให้ความสนใจและใส่ใจเป็นอย่างมาก

ด้วยการสื่อสารทั้งหมดนี้เกิดขึ้นจึงเป็นเรื่องน่าแปลกใจที่องค์กรต่างๆทำได้ดี โชคดีที่ผู้ปฏิบัติงานด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลงได้ให้คำแนะนำที่หลากหลายเกี่ยวกับวิธีการสื่อสารที่ดีระหว่างการเปลี่ยนแปลงองค์กรใด ๆ

คำแนะนำเกี่ยวกับการสื่อสารเพื่อการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ

พัฒนาแผนการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่อไปนี้ทั้งหมดเกิดขึ้นภายในกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ

• สื่อสารอย่างสม่ำเสมอบ่อยครั้งและผ่านหลายช่องทางรวมถึงการพูดการเขียนวิดีโอการฝึกอบรมกลุ่มสนทนากระดานข่าวอินทราเน็ตและอื่น ๆ เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง
• สื่อสารทุกสิ่งที่ทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงโดยเร็วที่สุดเท่าที่มีข้อมูล ชัดเจนว่าอคติของคุณมีต่อการสื่อสารแบบทันทีดังนั้นรายละเอียดบางอย่างอาจเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง บอกคนอื่นว่าตัวเลือกอื่นของคุณคือการสื่อสารทั้งหมดจนกว่าคุณจะมั่นใจในการตัดสินใจเป้าหมายและความก้าวหน้าซึ่งเป็นหายนะในการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ

• ให้เวลาอย่างมากสำหรับผู้ที่จะถามคำถามขอคำชี้แจงและให้ข้อมูล หากคุณเคยเป็นส่วนหนึ่งของสถานการณ์ที่ผู้นำแสดงการเปลี่ยนแปลงในกลุ่มใหญ่ผ่านแผ่นใสค่าโสหุ้ยแล้วหนีไปคุณจะรู้ว่าข่าวร้ายนี้เกี่ยวกับการรวมการเปลี่ยนแปลง ผู้คนต้องรู้สึกมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลง การมีส่วนร่วมสร้างความมุ่งมั่น - ไม่มีอะไรสำคัญเท่ากับการเปลี่ยนแปลง
• สื่อสารวิสัยทัศน์ภารกิจและวัตถุประสงค์ของการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจน ช่วยให้ผู้คนเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะส่งผลต่อพวกเขาอย่างไรเป็นการส่วนตัว หากคุณไม่ช่วยในขั้นตอนนี้ผู้คนจะประกอบเรื่องราวของตนเองซึ่งมักจะเป็นลบมากกว่าความจริง

• ยอมรับว่าการสื่อสารที่แท้จริงคือการสนทนา มันเป็นแบบสองทางและการอภิปรายที่แท้จริงจะต้องส่งผล มันไม่สามารถเป็นเพียงแค่การนำเสนอ
• ผู้นำการเปลี่ยนแปลงหรือผู้สนับสนุนต้องใช้เวลาในการสนทนาแบบตัวต่อตัวหรือเป็นกลุ่มเล็ก ๆ กับคนที่คาดว่าจะทำการเปลี่ยนแปลง
• สื่อสารเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงในลักษณะที่ผู้คนเข้าใจบริบทวัตถุประสงค์และความต้องการ ผู้ปฏิบัติการเรียกสิ่งนี้ว่า "การสร้างกรอบความคิดที่น่าจดจำและแนวคิด" และ "การสร้างกรอบทางทฤษฎีเพื่อหนุนการเปลี่ยนแปลง"

• ให้คำตอบสำหรับคำถามเฉพาะเมื่อคุณรู้คำตอบ ผู้นำทำลายความน่าเชื่อถือของพวกเขาเมื่อพวกเขาให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือดูเหมือนว่าจะสะดุดหรือถอยหลังเข้าคลองเมื่อให้คำตอบ เป็นการดีกว่าถ้าบอกว่าคุณไม่รู้และคุณจะพยายามค้นหา
• ผู้นำจำเป็นต้องฟัง หลีกเลี่ยงการป้องกันการแก้ตัวและคำตอบที่ได้รับเร็วเกินไป ทำหน้าที่ด้วยความรอบคอบ
• ทำให้ผู้นำและผู้สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงพร้อมใช้งานทุกวันเมื่อเป็นไปได้เพื่อพบปะกับผู้อื่นในที่ทำงาน
• จัดการประชุมเชิงปฏิบัติการและฟอรัมที่พนักงานทุกคนสามารถสำรวจการเปลี่ยนแปลงร่วมกันในขณะที่เรียนรู้เพิ่มเติม ใช้การฝึกอบรมเป็นรูปแบบของการสื่อสารแบบโต้ตอบและเป็นโอกาสสำหรับผู้คนในการสำรวจพฤติกรรมและแนวคิดใหม่ ๆ เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างปลอดภัย ทุกระดับขององค์กรต้องเข้าร่วมในเซสชันเดียวกัน

• การสื่อสารควรจะเป็นเชิงรุก หากโรงสีข่าวลือดำเนินการอยู่องค์กรจะรอการติดต่อสื่อสารนานเกินไป
• ให้โอกาสผู้คนในการสร้างเครือข่ายซึ่งกันและกันทั้งทางการและไม่เป็นทางการเพื่อแลกเปลี่ยนแนวคิดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและการจัดการการเปลี่ยนแปลง
• ตรวจสอบการวัดผลที่มีอยู่ในที่สาธารณะเพื่อจัดทำแผนภูมิความก้าวหน้าในการจัดการการเปลี่ยนแปลงและความพยายามในการเปลี่ยนแปลง
• เผยแพร่ผลตอบแทนและการยอมรับสำหรับแนวทางเชิงบวกและความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงและการจัดการการเปลี่ยนแปลง เฉลิมฉลองการชนะเล็ก ๆ