กระบวนการตรวจสอบเอกสารทางกฎหมายคืออะไร?

การตรวจสอบเอกสารมักเป็นขั้นตอนที่ต้องใช้แรงงานมากและมีราคาแพงที่สุดในกระบวนการดำเนินคดีกระบวนการค้นพบทางอิเล็กทรอนิกส์และแบบจำลองการอ้างอิงการค้นพบทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDRM) ในระหว่างขั้นตอนนี้แต่ละหน้าของข้อมูลในการรวบรวมจะได้รับการตรวจสอบและวิเคราะห์เพื่อพิจารณาว่าเอกสารใดที่จะต้องถูกระงับจากการผลิตไปยังที่ปรึกษาฝ่ายตรงข้าม

ดำเนินการตรวจสอบเอกสารใคร

บ่อยครั้งที่ผู้ตรวจสอบเอกสารเป็นทนายที่เข้าใจประเด็นทางกฎหมายและข้อเท็จจริงในการดำเนินคดีและสามารถใช้วิจารณญาณที่จำเป็นในการเรียกร้องสิทธิพิเศษและการตอบสนอง เพื่อลดค่าใช้จ่ายทีมงานของทนายความสัญญาหรือ paralegals มักจะใช้

กระบวนการตรวจสอบมักประกอบด้วยหลายขั้นตอน ทีมกฎหมายอาจดำเนินการตรวจสอบผ่านครั้งแรกเพื่อวิเคราะห์เอกสารสำหรับความเกี่ยวข้องและรหัสหรือทำเครื่องหมายพวกเขาสำหรับเรื่องที่เกี่ยวข้อง เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนการดำเนินคดีจะโหลดข้อมูลที่เข้ารหัสลงในฐานข้อมูลที่สามารถค้นหาได้ซึ่งจะช่วยให้ทีมดำเนินคดีสามารถค้นหาเอกสารสำคัญได้อย่างง่ายดายในทุกขั้นตอนของกระบวนการดำเนินคดี

เอกสารเหตุผลอาจถูกระงับ

หลังจากประมวลผลข้อมูลแล้วทีมงานด้านกฎหมายจะทำการตรวจสอบครั้งที่สองและละเอียดกว่าเพื่อพิจารณาว่าเอกสารใดควรถูกระงับจากการผลิต เอกสารอาจถูกระงับด้วยเหตุผลหลายประการรวมถึง:

• ความสัมพันธ์กัน - ข้อมูลเกี่ยวข้องกับประเด็นในกรณีหรือไม่? หากไม่เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงและปัญหาของการเรียกร้องการฟ้องร้องหรือการสอบสวนก็ไม่จำเป็นต้องมีการผลิตให้กับฝ่ายตรงข้าม
• การตอบสนอง - ข้อมูลตอบสนองต่อคำร้องขอการค้นพบของฝ่ายตรงข้ามหรือคำขอสอบสวนของหน่วยงานกำกับดูแลหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นข้อมูลที่ตอบสนองต่อการผลิตคืออะไร? ผู้ตรวจสอบเอกสารอาจติดแท็กเอกสาร "ร้อน" ซึ่งเป็นข้อมูลที่มีความสำคัญต่อคดีและตอบสนองเป็นพิเศษ - ในระหว่างขั้นตอนการตรวจสอบเอกสาร

• สิทธิพิเศษ - ข้อมูลนั้นขึ้นอยู่กับสิทธิพิเศษของทนายความลูกค้าหลักคำสอนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของทนายความและ / หรือกฎการรักษาความลับและกฎหมายความเป็นส่วนตัวหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นก็จะถูกระงับจากการผลิต
• ความลับ - หากเอกสารเป็นความลับจะต้องถูกแยกออกจากการผลิต ตัวอย่างเช่นหากเอกสารกล่าวถึงความลับทางการค้าเช่นสูตรช็อคโกแลตบาร์ลายเซ็นของผู้ผลิตขนมทีมกฎหมายไม่จำเป็นต้องส่งต่อฝ่ายตรงข้าม ผู้ตรวจสอบเอกสารจะวิเคราะห์เอกสารเพื่อพิจารณาว่ามีข้อมูลที่เป็นความลับหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้นผู้ตรวจสอบจะพิจารณาว่าบางส่วนของเอกสารนั้นควรทำซ้ำเพื่อปกป้องผลิตภัณฑ์งานที่เป็นความลับของลูกค้าหรือไม่หรือว่าควรรวมเอกสารนั้นออกจากการผลิตทั้งหมดหรือไม่

ในฐานะส่วนหนึ่งของกระบวนการตรวจสอบเอกสารทีมตรวจสอบอาจระบุเอกสารที่ควรทำซ้ำทั้งหมดหรือบางส่วนหรือทำเครื่องหมายว่าเป็นความลับเพื่อป้องกันเนื้อหาของเอกสารเหล่านั้นจากการเปิดเผย ทีมอาจเตรียมบันทึกสิทธิ์และ / หรือบันทึกการตอบโต้เพื่อติดตามข้อมูลดังกล่าว

นอกเหนือจากการตรวจสอบความเกี่ยวข้องการตอบสนองสิทธิ์และความลับทีมตรวจสอบอาจวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อเชื่อมโยงเอกสารสำคัญกับข้อเท็จจริงที่ถูกกล่าวหาหรือประเด็นทางกฎหมายที่สำคัญในกรณีนี้ ผู้ตรวจสอบเอกสารอาจพยายามเชื่อมโยงเอกสารสำคัญกับผู้เล่นคนสำคัญที่อาจเป็นพยานเกี่ยวกับเอกสารหรือระบุข้อมูลส่วนตัวอื่น ๆ

วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบเอกสาร

จากการตรวจสอบและวิเคราะห์เอกสารในการรวบรวมทีมกฎหมายสามารถเริ่มทำความเข้าใจกับปัญหาข้อเท็จจริงในกรณีที่กำหนดทฤษฎีทางกฎหมายและระบุพยานที่สำคัญที่จะให้การหรือถูกเรียกใช้ในการพิจารณาคดี

ผ่านการเลือกสรรการค้นหาคำหลักการตรวจสอบครั้งแรกในอดีตและเทคนิคอื่น ๆ เพื่อ จำกัด ปริมาณของชุดข้อมูลเอกสารท้ายที่สุดการตรวจสอบโดยทีมกฎหมายมักจะแสดงเพียงเศษเสี้ยวของคอลเลกชันดั้งเดิม เพื่อลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจำนวนเทคโนโลยีที่เพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติกระบวนการตรวจสอบจะถูกสตรีมไปยังตลาด