วิธีการที่หัวหน้างานสามารถจัดการการขาดงานได้

จากการสำรวจการขาดงานของ CCH ที่ไม่ได้กำหนดตารางเวลานายจ้างจะสูญเสียพื้นที่ในการดูแลคนงาน อัตราการขาดงานที่ไม่ได้กำหนดไว้ได้เพิ่มขึ้นสู่ระดับสูงสุดตั้งแต่ปี 2542 สิ่งที่น่าเป็นห่วงมากที่สุดก็คือพนักงานเกือบสองในสามคนที่ไม่ได้มาทำงานไม่ได้ป่วย

สำหรับ บริษัท ส่วนใหญ่ความรับผิดชอบในการจัดการการขาดงานได้ลดลงอย่างมากกับหัวหน้างานทันที หัวหน้างานเหล่านี้มักจะเป็นคนเดียวที่รู้ว่าพนักงานบางคนขาดงาน

พวกเขาอยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดที่จะเข้าใจสถานการณ์โดยรอบที่ไม่มีตัวตนและสังเกตเห็นปัญหาในระยะแรก ดังนั้นการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในกระบวนการขาดงานของ บริษัท จึงมีความสำคัญต่อประสิทธิผลโดยรวมและความสำเร็จในอนาคตของนโยบายหรือโครงการขาดงาน

เพื่อให้แน่ใจว่าหัวหน้างานมีความสะดวกสบายและมีความสามารถในการจัดการการขาดงานพวกเขาจำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่จากผู้บริหารระดับสูง ทุกฝ่ายจะต้องตระหนักถึงเป้าหมายของนโยบายและขั้นตอนการขาดงาน หากมีความแตกต่างระหว่างแผนก นโยบายอาจสูญเสียประสิทธิภาพ

เพื่อให้มีความมั่นคงมากขึ้นหัวหน้างานควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับความรับผิดชอบของพวกเขาเกี่ยวกับการจัดการการขาดเรียนแนะนำวิธีการสัมภาษณ์กลับไปทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและการศึกษาเกี่ยวกับการใช้ระเบียบวินัยเมื่อจำเป็น

ความรับผิดชอบของหัวหน้างาน

นอกเหนือจากการทำให้มั่นใจว่างานได้รับการคุ้มครองอย่างเหมาะสมในระหว่างที่พนักงานไม่อยู่มีการดำเนินการที่สำคัญอื่น ๆ อีกหลายประการที่หัวหน้างานจำเป็นต้องดำเนินการเพื่อจัดการการขาดงาน พวกเขาควรจะ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนตระหนักถึงนโยบายและขั้นตอนขององค์กรในการจัดการกับการขาดงาน
• เป็นจุดแรกของการติดต่อเมื่อโทรศัพท์ของพนักงานป่วย
• รักษาบันทึกการขาดงานที่ละเอียดถูกต้องและทันสมัยสำหรับพนักงานของพวกเขา (เช่น, วันที่, ลักษณะของการเจ็บป่วย / สาเหตุของการขาดงาน, ผลตอบแทนที่คาดหวังถึงวันทำงาน, ใบรับรองแพทย์หากจำเป็น)
• ระบุรูปแบบหรือแนวโน้มของการขาดซึ่งทำให้เกิดความกังวล
• ดำเนินการสัมภาษณ์กลับไปทำงาน
• ใช้วิธีการทางวินัยในกรณีที่จำเป็น

บทสัมภาษณ์เพื่อกลับไปทำงาน

การฝึกอบรมหัวหน้างานเกี่ยวกับวิธีการจัดการการขาดงานที่ดีที่สุดควรรวมถึงคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการสัมภาษณ์ที่มีประสิทธิภาพและยุติธรรมกลับไปทำงาน การสำรวจระดับชาติเมื่อเร็ว ๆ นี้ระบุว่าการสัมภาษณ์เหล่านี้ถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการจัดการการขาดงานระยะสั้น

การอภิปรายกลับไปทำงานจะช่วยให้หัวหน้างานยินดีต้อนรับพนักงานกลับมาทำงานนอกเหนือจากการแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้าของฝ่ายบริหารในการควบคุมและจัดการการขาดงานในที่ทำงาน การสัมภาษณ์จะช่วยให้สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานดีพอที่จะกลับไปทำงานได้หรือไม่

เอกสารที่จำเป็นสามารถดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์เพื่อไม่ให้บันทึกและสรุปได้อย่างถูกต้อง ความจริงที่ว่ากระบวนการที่จัดตั้งขึ้นมีไว้เพื่อตรวจสอบและหารือเกี่ยวกับการขาดงานกับพนักงานด้วยตนเองอาจทำหน้าที่เป็นตัวยับยั้งการไม่เข้าร่วมงานด้วยเหตุผลที่ไม่เหมาะสม

การสัมภาษณ์จะต้องดำเนินการโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้หลังจากการกลับมาทำงานของผู้ไม่อยู่ (ไม่เกินหนึ่งวันหลังจากที่เขาหรือเธอกลับมา) พนักงานควรได้รับโอกาสอย่างเพียงพอในการอธิบายถึงเหตุผลในการขาดงานของเขาหรือเธอ หัวหน้างานควรใช้การสัมภาษณ์เป็นเวลาเพื่อสำรวจปัญหาใด ๆ ที่พนักงานอาจมีซึ่งนำไปสู่การขาดงาน

เป้าหมายคือเพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมที่เปิดกว้างและสนับสนุน มีขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่ามีการช่วยเหลือและคำแนะนำเมื่อจำเป็นและเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานมีความเหมาะสมที่จะกลับไปทำงาน

พนักงานมักจะชื่นชมโอกาสที่จะอธิบายเหตุผลที่แท้จริงของการขาดงานในโครงสร้างที่เป็นทางการ หากหัวหน้างานสงสัยความถูกต้องของเหตุผลที่ให้ไว้เขา / เธอควรใช้โอกาสนี้เพื่อแสดงความสงสัยหรือข้อสงสัยใด ๆ

พนักงานทุกคนต้องตระหนักว่าการสัมภาษณ์ไม่ได้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานของ บริษัท แต่เป็นการประชุมที่สำคัญระหว่างที่ไม่มีการบันทึกงานและอาจมีผลกระทบต่อการจ้างงานในอนาคต ควรมีการอธิบายขั้นตอนการลงโทษทางวินัยของ บริษัท ในกรณีที่พนักงานไม่อยู่ในระดับที่ยอมรับไม่ได้

ในระหว่างการประชุมไม่ควรมีการสัมภาษณ์ในรูปแบบของการลงโทษ แต่ควรถูกมองว่าเป็นโอกาสที่จะเน้นและอธิบายผลกระทบของการขาดงานภายในแผนก พนักงานส่วนใหญ่ได้รับความภาคภูมิใจและความสำเร็จจากการทำงานและการจัดการของพวกเขาควรได้รับการส่งเสริมให้ปฏิบัติต่อบุคคลเหล่านี้ในฐานะผู้ใหญ่ที่มีความรับผิดชอบ

แนะนำให้ดำเนินการทางวินัยหากขาดอย่างต่อเนื่อง

แนวทางต่อไปนี้แสดงขั้นตอนที่แนะนำให้ใช้ในกรณีที่การขาดงานระยะสั้นถูกพิจารณาว่าอยู่เหนือระดับที่ยอมรับได้ในระยะเวลาที่กำหนด

ขั้นตอนที่ 1: สัมภาษณ์การให้คำปรึกษา

• หัวหน้างานทันทีควรให้คำแนะนำแก่พนักงานถึงความกังวลของเขาเกี่ยวกับการขาดเรียนพยายามกำหนดเหตุผลของการเจ็บป่วยและกำหนดสิ่งที่ต้องทำเพื่อปรับปรุงการเข้าร่วมประชุม
• หากพบอาการป่วยใด ๆ ในขั้นตอนนี้และน่าจะมีผลต่อความเหมาะสมของงานหัวหน้างานควรนัดพบแพทย์ที่ได้รับการรับรองจาก บริษัท ควรยืนยันกับพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษรภายในห้าวันทำการ
• หากจากการอภิปรายปัญหาไม่ปรากฏว่ามีสาเหตุจากการเป็นพยานในการทำงานหัวหน้างานควรให้คำแนะนำแก่พนักงานว่าในขณะที่โรคที่บันทึกไว้อาจเป็นของแท้ จะต้องดำเนินการ
• การตรวจสอบการเข้าร่วมจะทำในแต่ละเดือนโดยอัตโนมัติในอีกหกเดือนข้างหน้า

ขั้นตอนที่ 2: การทบทวนอย่างเป็นทางการครั้งแรก (ระยะเตือนทางวาจา)

• หากการขาดงานของพนักงานยังคงแย่ลงหลังจากการวิเคราะห์และการติดตามอย่างสม่ำเสมอเขาควรได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมทบทวนอย่างเป็นทางการกับหัวหน้างาน
• บันทึกการขาดควรมีรายละเอียดในจดหมายเชิญพนักงานสำหรับการสัมภาษณ์ครั้งนี้ พนักงานควรได้รับคำแนะนำว่าเธอมีสิทธิ์ได้รับการเป็นตัวแทนจากสหภาพหรือเพื่อนร่วมงานตามความเหมาะสม
• วัตถุประสงค์ของการประชุมครั้งนี้คือ:

  - หยุดเพื่อหารือเกี่ยวกับเหตุผลพื้นฐานสำหรับการขาด

  - ให้ความสำคัญกับพนักงานในการให้บริการและค่าใช้จ่ายโดยนัยของการขาดงานของเธอและ

  - รับพนักงาน (ยกเว้นเมื่อตัดสินใจขอคำแนะนำทางการแพทย์) ว่าหากไม่มีการปรับปรุงที่สำคัญและยั่งยืนการจ้างงานของเธออาจถูกยกเลิกเนื่องจากเธอไม่สามารถรักษาระดับการเข้างานที่ยอมรับได้ นี่ถือเป็นการเตือนด้วยวาจา

• ในกรณีที่ได้รับการดูแลจากแพทย์จะต้องดำเนินการทันที การประชุมจึงถูกเลื่อนออกไปเพื่ออนุญาตให้ส่วนนี้ของกระบวนการเสร็จสมบูรณ์เท่านั้น ภายในห้าวันทำการพนักงานจะต้องรับคำแนะนำทางการแพทย์ จากนั้นจะมีการประชุมหารือกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลอีกครั้งและความเห็นของแพทย์จะถูกกล่าวถึง
• หากแพทย์ยืนยันความเหมาะสมในการทำงานพนักงานควรได้รับคำเตือนเกี่ยวกับผลของการขาดงานต่อเนื่อง

ขั้นตอนที่ 3: การทบทวนอย่างเป็นทางการครั้งที่สอง (ขั้นตอนการเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร)

• การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอบ่งชี้ว่าไม่มีการปรับปรุงในรูปแบบการขาดงานเกิดขึ้นการประชุมอย่างเป็นทางการครั้งที่สองจะถูกจัดให้มี HR
• จดหมายเชิญพนักงานเข้าร่วมการประชุมจะรวมถึงบันทึกการขาดงานและอีกครั้งคำแนะนำในการเป็นตัวแทน
• ข้อมูลใหม่ใด ๆ ที่ได้รับในที่ประชุมเกี่ยวกับสุขภาพไม่ดีหรือการเปลี่ยนแปลงในลักษณะของการเจ็บป่วยอาจต้องได้รับการประเมินโดยแพทย์ที่ได้รับการอนุมัติจาก บริษัท
• พนักงานควรได้รับโอกาสอธิบายการขาดงานของเขาหรือเธอ หากเหมาะสมหัวหน้างานควรแจ้งให้พนักงานทราบว่ามีการออกคำเตือนอย่างเป็นทางการและคำเตือนนี้จะยังคงอยู่ในไฟล์ของพนักงานตามระยะเวลาที่กำหนด ควรส่งสำเนาคำเตือนให้กับพนักงานและตัวแทนของเขา / เธอ
• พนักงานควรได้รับแจ้งว่าความล้มเหลวในการปฏิบัติตามความคาดหวังในการเข้างานของ บริษัท และการปรับปรุงบันทึกการขาดงานที่ยอมรับไม่ได้ในปัจจุบันจะส่งผลให้มีการเลิกจ้างพนักงาน
• ในกรณีที่มีข้อสงสัยในการออกกำลังกายให้ใช้ตัวเลือกการปรับใช้ซ้ำตามคำแนะนำของแพทย์ ปรึกษากับตัวแทนสหภาพพนักงาน (ถ้ามี) เกี่ยวกับกระบวนการปรับใช้และตัวเลือกต่าง ๆ

ขั้นตอนที่ 4: การระงับชั่วคราวจากการทำงาน

• หากดำเนินการตามขั้นตอนก่อนหน้าของกระบวนการทางวินัยไม่มีการปรับปรุงในการเข้าร่วมการจัดการอาจดำเนินการระงับชั่วคราวโดยไม่ต้องจ่าย ความตั้งใจที่จะระงับควรได้รับการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมรายละเอียดของวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด ควรส่งสำเนาจดหมายระงับไปยังตัวแทนของพนักงาน (ถ้ามี)

ขั้นตอนที่ 5: การเลิกจ้าง

• นี่คือขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการทางวินัยซึ่งพนักงานถูกไล่ออกเพราะไม่สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดของ บริษัท สำหรับการเข้าร่วมในที่ทำงาน การไล่ออกจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้จัดการอาวุโสและฝ่ายทรัพยากรบุคคล
• จดหมายเรียกพนักงานในจะรวมถึงคำแนะนำเกี่ยวกับการเป็นตัวแทนและจะร่างบันทึกการขาดงาน พนักงานควรได้รับคำแนะนำว่าจากการสัมภาษณ์เขาหรือเธออาจถูกไล่ออกเพราะไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้
• อีกครั้งแพทย์ บริษัท อาจต้องปรึกษาหากมีข้อมูลใหม่ใด ๆ เกี่ยวกับสุขภาพหรือความสามารถของพนักงานในการทำงาน
• หากมีการตัดสินใจที่จะยกเลิกโดยพิจารณาจากความสามารถควรส่งสำเนาจดหมายการเลิกจ้างไปยังตัวแทนของพนักงาน (หากเหมาะสม)
• พนักงานอาจมีสิทธิยื่นอุทธรณ์คัดค้านการเลิกจ้าง การอุทธรณ์ควรสอดคล้องกับระเบียบวินัยของ บริษัท

ความท้าทายในการจัดการการขาดงาน

พึงระวังว่าหัวหน้างานมักรู้สึกไม่สบายใจหรือไม่เต็มใจที่จะรายงานผู้ที่เกินระดับที่ยอมรับได้ เนื่องจากความกดดันหลายอย่างที่มีต่อหัวหน้างานอยู่แล้วการใช้นโยบายการขาดงานที่สอดคล้องกันจึงไม่จำเป็นต้องให้ความสำคัญสูงสุดเสมอไป

มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะพยายามนำความคิดส่วนตัวออกจากการจัดการการขาดงานและเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนได้รับการปฏิบัติเหมือนกัน มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องสอดคล้องถาวรและเป็นธรรมกับทุกคน เมื่อไม่มีการกล่าวถึงหรือขาดหายไปในลักษณะที่ไม่สอดคล้องกันขวัญกำลังใจต่ำอาจส่งผลให้

พนักงานส่วนใหญ่จะชื่นชมนโยบายและโปรแกรมที่อำนวยความสะดวกมากกว่าเป็นการลงโทษ มาตรการที่เข้มงวดหรือลงโทษที่บังคับให้พนักงานต้องทำงานอาจส่งผลให้พนักงานกลายเป็น "ขาดงานขณะทำงาน"

พวกเขาทำน้อยที่สุดและต่อต้านความพยายามใด ๆ เพื่อให้พวกเขาทำมากขึ้น ควรมีการใช้โปรแกรมอื่น ๆ ที่ช่วยให้พนักงานนำเสนอในที่ทำงานเช่นการจัดตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นการแบ่งปันงานรางวัลการเข้างานและโปรแกรมสุขภาพ

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges เป็นที่ปรึกษาด้านความเป็นผู้นำของ Leading Higher และมีความเชี่ยวชาญในการช่วยให้ผู้นำที่ประสบความสำเร็จในการทำงานและประสบความสำเร็จในชีวิต