10 สิ่งที่ผู้จัดการโปรแกรมใหม่ทุกคนควรรู้

การจัดการโปรแกรมเป็นทางเลือกอาชีพที่คุ้มค่าและได้รับค่าตอบแทน แต่ก็สามารถมีบทบาทที่ท้าทายได้เช่นกัน หากคุณเพิ่งได้งานการจัดการโปรแกรมครั้งแรกของคุณหรือต้องการที่จะรู้ว่าคุณควรจะก้าวไปสู่อาชีพการจัดการโปรแกรมหรือไม่มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจว่าอาชีพนั้นเกี่ยวข้องกับอะไร พิจารณา 10 สิ่งที่ผู้จัดการโปรแกรมใหม่ทุกคนควรทราบก่อนเริ่มบทบาทการจัดการโปรแกรม

การจัดการโปรแกรมไม่เหมือนกับการบริหารโครงการ

การจัดการโครงการเป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผนงานการจัดงานและทรัพยากรการควบคุมกระบวนการและการส่งมอบวัตถุประสงค์เฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นการเปิดสำนักงานใหม่เปิดตัวแอพใหม่หรือสร้างสนามกีฬาโอลิมปิกโครงการจะมีจุดเริ่มต้นกลางและท้ายที่กำหนดไว้โดยมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

การจัดการโปรแกรมนั้นแตกต่างและกว้างกว่ามาก ผู้จัดการโปรแกรมอาจดูแลโครงการหลายโครงการในคราวเดียวซึ่งแต่ละโครงการอาจมีทีมงานโครงการและผู้จัดการโครงการ โครงการเหล่านั้นร่วมกันอาจเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมขนาดใหญ่ที่ออกแบบมาเพื่อมอบสิ่งที่มีคุณค่าให้กับองค์กรเมื่อเวลาผ่านไป

คาดหวังความไม่แน่นอน

โปรแกรมมีความไม่แน่นอนโดยเนื้อแท้ ในขณะที่คุณอาจรู้ว่าภาพใหญ่คืออะไรมันเป็นเพียงคำแถลงวิสัยทัศน์เมื่อคุณเริ่มต้น เส้นทางที่แน่นอนของการไปที่นั่นและโครงการที่จะต้องใช้ในช่วงเวลาที่ยาวนานนั้นเป็นสิ่งที่คุณต้องทำเมื่อคุณไป

คุณจะเริ่มต้นด้วยการวางแผนอย่างละเอียดสำหรับสิ่งที่คุณรู้และสร้างภาพของวิธีการจัดการส่วนที่เหลือเมื่อคุณเข้าใกล้ ขยายขอบเขตการวางแผนและการจัดส่งอย่างต่อเนื่องจนกว่าคุณจะไม่สามารถดำเนินการต่อไปได้

บล็อกเวลาออกเป็นระยะเพื่อวางแผนขั้นตอนต่อไป คุณยังสามารถใช้โอกาสนี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณยังอยู่ในการติดตามเพื่อส่งมอบคุณค่าทางธุรกิจ

ระวัง Burnout

ในขณะที่โครงการอาจใช้เวลาประมาณหนึ่งปีหรือมากกว่านั้นโปรแกรมต่างๆก็สามารถดำเนินต่อไปได้

ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องปกป้องทีมของพวกเขาจากความเหนื่อยหน่าย คุณไม่สามารถทำงานด้วยความเร็วสูงสุดได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุดดังนั้นให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณได้รับการหยุดทำงานที่เพียงพอ ซึ่งควรรวมถึงช่วงเวลาที่เงียบกว่าในที่ทำงานโดยมีการส่งมอบน้อยลงและเวลาที่เพียงพอสำหรับการออกไปทำงานนอกสำนักงาน

จัดการการลาป่วยอย่างใกล้ชิดเฝ้าดูรายงานการทำงานล่วงเวลาของคุณและระวังความจริงที่ว่าสวัสดิการของทีมของคุณนั้นสำคัญยิ่งหากคุณต้องการลดการขัดสี

คุณต้องจัดการ Pace

เมื่อคุณส่งมอบโปรแกรมที่มีวันที่เสร็จสมบูรณ์ในระยะไกลคุณต้องจัดการกับจังหวะของงานเป็นการยากที่จะรักษาโมเมนตัมในช่วงหลายปีที่ผ่านมาดังนั้นบทบาทของคุณในฐานะผู้จัดการโปรแกรมคือการจัดลำดับความสำคัญและโครงการเพื่อให้มีการส่งออกที่สามารถวัดค่าได้อย่างสม่ำเสมอ

รวมกันชนะอย่างรวดเร็วและความคืบหน้ามั่นคงไปสู่เป้าหมายภาพใหญ่ สิ่งนี้ช่วยให้ทีมเห็นว่าคุณกำลังก้าวไปข้างหน้าและสร้างความมั่นใจว่ามีเรื่องราวความสำเร็จระยะสั้นที่จะแบ่งปันเพื่อให้เกิดแรงจูงใจสูง ในที่สุดก็ช่วยให้นักลงทุนและผู้บริหารเห็นว่ามีความคืบหน้า

ฝึกฝนทีมของคุณเพื่อความสำเร็จ

โปรแกรมมักจะส่งมอบสิ่งที่แปลกใหม่ไม่เหมือนใครหรือเปลี่ยนแปลงได้สำหรับองค์กร หนึ่งในความท้าทายของการทำงานกับความคิดริเริ่มเหล่านั้นคือคุณอาจไม่มีทักษะในบ้านที่จะสามารถทำงานและโครงการที่ต้องการให้เสร็จสมบูรณ์ได้

ไม่เป็นไรและเป็นที่คาดหวัง งานของคุณในฐานะผู้จัดการโปรแกรมใหม่คือการทำให้แน่ใจว่าคุณสามารถปรับปรุงฝึกอบรมและพัฒนาคนที่คุณมีเพื่อให้คุณสามารถจัดการกับความต้องการทรัพยากรทั้งหมดได้

อาจมีบางพื้นที่ที่คุณต้องการทรัพยากรบางอย่างในระยะเวลาที่ จำกัด ตัวอย่างเช่นคุณจะไม่ฝึกอบรมพนักงานของคุณว่าจะขับรถฟอร์คลิฟได้อย่างไรหากนั่นเป็นทักษะที่คุณต้องการเพียงหนึ่งสัปดาห์ อย่างไรก็ตามหากคุณเปลี่ยนวิธีการจัดการสถานะออนไลน์ของ บริษัท ของคุณอาจเป็นเรื่องสำคัญที่จะมีทักษะการพัฒนาเว็บไซต์พร้อมกับความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับโซเชียลมีเดียหรือการเพิ่มประสิทธิภาพของเครื่องมือค้นหา นี่คือทักษะที่ธุรกิจจะต้องใช้ในระยะยาว

ตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ที่คุณต้องฝังไว้ในทีมและสิ่งที่ควรได้จากภายนอกจากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรแกรมของคุณสามารถส่งมอบงานฝึกอบรมและการรับสมัครที่จำเป็นเพื่อให้พร้อมที่จะจัดการผลลัพธ์ตามที่แต่ละโครงการมอบ

การกำกับดูแลที่ซับซ้อนมากขึ้น

หากคุณมาจากภูมิหลังการบริหารโครงการการกำกับดูแลจะไม่ทำให้คุณประหลาดใจ เป็นวิธีการจัดโครงสร้างและโปรแกรมของโครงการและควบคุมเพื่อให้การตัดสินใจนั้นถูกต้องและเหมาะสมกับคนที่เกี่ยวข้อง สิ่งสำคัญคือการทำให้มั่นใจว่างานจะได้รับการพัฒนาในลักษณะที่เหมาะสมกับกรณีธุรกิจโดยรวมและช่วยให้ผู้คนมีความรับผิดชอบ

การกำกับดูแลยังเป็นวิธีที่สำนักงานการจัดการโครงการและผู้บริหารระดับสูงสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการกำลังดำเนินการเพื่อส่งมอบผลประโยชน์ นอกจากนี้ยังมีเส้นทางที่เป็นทางการในการปิดโครงการหรือโปรแกรมทั้งหมดหากสามารถแสดงให้เห็นว่าผลประโยชน์เหล่านั้นจะไม่ประสบความสำเร็จอีกต่อไป

การกำกับดูแลมีความซับซ้อนในสภาพแวดล้อมของโปรแกรมมากกว่าในสภาพแวดล้อมโครงการ บอร์ดโครงการและกลุ่มแกนนำมักมีสมาชิกระดับผู้บริหาร สิ่งนี้คาดว่าจะเกิดขึ้นเนื่องจากผลลัพธ์ที่ได้จากโปรแกรมเป็นการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจตามปกติ

การวางแผนยากขึ้น

โดยทั่วไปผู้จัดการโครงการที่มีส่วนร่วมในโปรแกรมจะรวมแผนโครงการเข้าด้วยกันจากนั้นทีมผู้บริหารโครงการ - ภายใต้การดูแลของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ - พบและวางแผนการทำงานร่วมกัน

พูดง่ายกว่าทำ มันต้องมีการระบุการพึ่งพาระหว่างโครงการและงานโครงการ มันบังคับให้คุณดูข้อกำหนดทรัพยากรสำหรับโปรแกรมทั้งหมดและเล่นปาหี่กิจกรรมเพื่อให้เหมาะกับความพร้อมใช้งานของบุคคลสำคัญ

เมื่อสร้างแผนโปรแกรมแบบรวมของคุณแล้วคุณสามารถติดตามได้ในแผนภูมิ Gantt หรือเครื่องมือซอฟต์แวร์อื่น ๆ ในขณะที่ผู้จัดการโครงการของคุณติดตามโครงการแบบเรียลไทม์คุณจะต้องทำการปรับเปลี่ยนแผนโปรแกรมทำให้ทุกคนทราบถึงการเปลี่ยนแปลงและการสะกดคำว่าสิ่งนี้มีความหมายอย่างไรต่อการทำงานของพวกเขา

คุณไม่จำเป็นต้องวางแผนทุกบรรทัด

ในฐานะผู้จัดการโปรแกรมคุณต้องพึ่งพาผู้จัดการโครงการของคุณในการวางแผนอย่างละเอียด ไม่เป็นประโยชน์หรือเป็นที่ต้องการสำหรับคุณที่จะติดตามโปรแกรมที่มีงานนับพัน

คุณต้องมีมุมมองระดับสูงของโครงการที่มีรายละเอียดเพียงพอที่จะแสดงให้คุณเห็นว่ามีบางสิ่งที่จะส่งผลกระทบต่อระดับโปรแกรม

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือแอพซอฟต์แวร์เฉพาะ การพยายามจัดการโปรแกรมมูลค่าหลายล้านดอลลาร์ของคุณบนสเปรดชีตขั้นพื้นฐานอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายเกินไป

คุณต้องมอบหมาย

อย่างไรก็ตามคุณอยู่ในตำแหน่งที่ดีการอยู่ในบทบาทการจัดการโปรแกรมหมายความว่าคุณต้องดีขึ้นกว่าเดิม

ข่าวดีก็คือคุณควรมีทีมผู้จัดการโครงการและคุณอาจมีสำนักงานการจัดการโปรแกรมเฉพาะเพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงของคุณ

มีงานมากมายที่ต้องทำในโปรแกรมและการตั้งค่าเพื่อให้แน่ใจว่าชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวทั้งหมดย้ายเข้าด้วยกันในเวลาที่เหมาะสมคือความพยายามอย่างมาก คุณไม่สามารถทำคนเดียวและไม่ควรลอง หาเวลาที่คุณต้องใช้ในการเริ่มต้นโปรแกรมจากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีทีมพร้อมที่จะสำรองข้อมูลคุณ

หากคุณไม่มีใครในสำนักงานการจัดการโปรแกรมของคุณขอให้คนที่จะเข้าร่วมทีมการจัดการโปรแกรม มีมากมายให้พวกเขาทำ ตัวอย่างเช่นใครบางคนในบทบาทการประสานงานโครงการจะถูกวางไว้อย่างสมบูรณ์แบบในการส่งมอบการประสานงานที่จำเป็นในระดับโปรแกรมช่วยให้คุณมีส่วนร่วมกับงานเชิงกลยุทธ์

อย่ากลัวความขัดแย้ง

มีโปรแกรมมากมาย จากโครงการที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยากจนถึงกำหนดเวลาที่ดูเหมือนไม่สามารถบรรลุได้ทุกวันจะให้โอกาสคุณในการสู้รบ ระวังสิ่งต่าง ๆ ที่ขัดขวางการทำงานของโครงการและเตรียมพร้อมที่จะก้าวเข้าสู่เมื่อจำเป็นเพื่อป้องกันสถานการณ์ความขัดแย้งก่อนที่จะเริ่ม