วิธีการทำให้การประชุมการจัดการของคุณมีประสิทธิผล

คุณไม่ต้องมองไกลเพื่อค้นหาบทความจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับการบริหารเวลาผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จและปรมาจารย์และผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ ที่ประณามการประชุมและแนะนำให้คุณหลีกเลี่ยง

อย่างไรก็ตามบางครั้งเราก็ต้องพบกัน และใช่มีคำแนะนำที่ยอดเยี่ยมจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับการจัดการเวลาการควบคุมวาระการประชุมและกฎระเบียบ การโฟกัสที่นี่แตกต่างกันเล็กน้อยโดยให้คำแนะนำที่พยายามและเป็นจริงซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดการเปลี่ยนประเภทการประชุมทั่วไปห้าประเภทให้เป็นเหตุการณ์ที่ไม่เจ็บปวดและมีประสิทธิผล

ห้าโซลูชั่นการประชุมสามัญ

1. กำจัดความตายด้วยการอัปเดต“ รอบโต๊ะ”. คุณรู้ว่าการประชุมครั้งนี้ อัดคนสิบแปดคนในห้องแล้วต้องการให้ทุกคนแบ่งปันการอัปเดตที่มักจะฟังดูเหมือนเป็นความพยายามในการพิสูจน์การมีอยู่ของพวกเขาและสร้างกรณีสำหรับการประดิษฐานในห้องโถงพนักงานที่มีชื่อเสียง ซีอีโอและผู้นำอาวุโสมีชื่อเสียงในการดำเนินการประชุมเหล่านี้เชื่ออย่างไร้เดียงสาว่านี่เป็นวิธีที่ดีสำหรับทุกคนในการได้ยินสิ่งที่เกิดขึ้นทั่วทั้ง บริษัท ในความเป็นจริงคนส่วนใหญ่ปรับแต่งและมุ่งเน้นไปที่การวางแผนการอัพเดทของตัวเองที่ไม่มีใครฟัง

แทน: โดยรวมเข้าด้วยกันกับเพื่อนร่วมทีมสมาชิกในทีมหรือเพื่อนร่วมงานคนสำคัญของคุณ แต่อย่ายอมแพ้กับวิธีการ "รอบโต๊ะ" เสนอข้อมูลบนพื้นฐานข้อยกเว้น แบ่งปันข่าวที่เกี่ยวข้องรวมถึงผลลัพธ์ทางการเงินลูกค้ารายใหญ่ชนะหรืออัปเดตเกี่ยวกับความคิดริเริ่มทั่วทั้งองค์กร รวมทั้งขยายข้อเสนอสำหรับบุคคลเพื่อยกประเด็นสำคัญ หากมีบางสิ่งที่น่าสังเกตและไม่เป็นที่รู้จักเกิดขึ้นใคร ๆ ก็ควรแบ่งปันมัน หากกลุ่มหนึ่งต้องการความช่วยเหลือจากกลุ่มอื่นให้ส่งคำขอ

มิฉะนั้นอย่าบังคับให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนแบ่งปัน

2. การประชุมสถานะโดยทั่วไป สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นนักฆ่าเวลาที่โหดร้ายโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาล็อคอินเป็นกิจกรรมที่เกิดซ้ำและมีการจัดการที่ไม่ดี

แทน : อย่าเรียกประชุมเพื่อหาสิ่งที่คุณสามารถค้นหาได้ ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเทคโนโลยีประจำวันเพื่อให้แน่ใจว่าทีมงานของคุณรักษาสถานะปัจจุบันและสถานะปัจจุบันให้ทุกคนเห็นได้ด้วยการคลิกเมาส์ หากคุณต้องพบกับการลดเวลาการประชุมที่วางแผนไว้ในช่วงครึ่งปีหรือใช้วิธีการที่คล่องตัวและเรียกใช้เซสชัน "สแตนด์บาย" แบบสั้น เป็นคนเคร่งศาสนาเกี่ยวกับการพูดนอกเรื่องและการรบกวนที่ยืดระยะเวลาเหล่านี้ มุ่งเน้นที่การแบ่งปันสถานะและกำหนดให้ผู้คนต้องจัดการกับปัญหาที่อยู่นอกฟอรัมนี้

3. การประชุมระดมสมองที่ไม่มีโครงสร้าง การประชุมระดมสมองส่วนใหญ่นั้นอำนวยความสะดวกได้ไม่ดีจนเราจบความคิดการสนับสนุนความคิดของเจ้านายหรือสร้างรายการที่ยอดเยี่ยมของสิ่งต่าง ๆ บนโพสต์มันที่ไม่เคยได้ยินหรือไม่เห็นอีกเลย

แทน: ทำงานเพื่อกำหนดหัวข้อการระดมสมองและแบ่งปันกับผู้ได้รับเชิญล่วงหน้าของเซสชั่น รวบรวมข้อมูลของพวกเขาและรวบรวมและโพสต์หรือแบ่งปันโดยไม่ต้องระบุแหล่งที่มากับความคิด ใช้เซสชันสดเพื่อข้ามและต่อยอดความคิดที่ส่งเพิ่มไปยังรายการ ต่อต้านความอยากที่จะประเมินแนวคิดในเซสชั่นนี้ รวมเทคนิคอื่น ๆ ที่ช่วยลดแรงกดดันในการเข้าสังคมเช่นการเขียนสมอง เหนือสิ่งอื่นใดให้รวบรวมแนวคิดและสร้างกระบวนการเพื่อประเมินความคิดเห็นรวมถึงเก็บถาวรเพื่อการอ้างอิงกลุ่มได้ง่ายในเซสชันและสถานการณ์ในอนาคต

4. การทบทวนการปฏิบัติงานที่ทำให้การสอบสวนมีลักษณะที่เชื่อง หากคุณเคยประสบกับเซสชั่นที่ผู้นำการประชุมมักจะเป็นผู้บริหารมุ่งเน้นไปที่ฟังก์ชั่นการดิ้นรนอย่างใดอย่างหนึ่งหรือค้นหาจุดอ่อนในการนำเสนอของทุกคนและจากนั้นย่างทูตสื่อสารอย่างไร้ความปราณีคุณรู้ว่า อย่าทำให้กระบวนการนี้ยาวนานเกินไป

แทน: รักษาจุดดำน้ำที่ใช้งานได้ลึกและ proctology ขององค์กรเป็นการส่วนตัวและมุ่งเน้นไปที่การแบ่งปันตัวชี้วัดการดำเนินงานปัญหาและโอกาส การประชุมกลุ่มไม่ใช่เวลาหรือสถานที่เพื่อแยกพื้นที่ที่มีประสิทธิภาพต่ำหรือบุคคล ตั้งค่าการประชุมติดตามผลในที่เกิดเหตุ แต่อย่าให้คนอื่นมองข้ามการตรวจสอบของคุณในประเด็นนี้ อย่าถอยกลับไปสู่ความรับผิดชอบเพื่อการปรับปรุง แต่กำจัดความโหดร้ายและสิ่งที่ทำให้เกิดความอับอายต่อสาธารณะจากการจัดการประชุมของคุณ

5. การประชุมที่หยิบยกประเด็นเรียกร้องการตัดสินใจที่เกิดขึ้นเอง ห้องประชุมเป็นหนึ่งในสถานที่ที่เลวร้ายที่สุดสำหรับการตัดสินใจที่รวดเร็ว ทำให้เกิดปัญหาเป็นครั้งแรกและเรียกร้องให้มีการตัดสินใจทำให้ผู้คนอยู่ในจุดที่เหมาะสมและพวกเขาจะไม่พอใจคุณที่ใช้วิธีการนี้

แทน: ทำงานอย่างต่อเนื่องก่อนการประชุมกลุ่มเพื่อดึงดูดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญในประเด็นและตัวเลือกต่างๆ ขอความเห็นจากพวกเขาเสนอมุมมองของคุณและทำงานกับโบรกเกอร์ที่มีความสนใจร่วมกัน ใช้ฟอรัมการประชุมเพื่อตรวจสอบความสนใจของผู้มีส่วนได้เสียและระบุข้อเสนอแนะของพวกเขา ในขณะที่คุณอาจยังไม่ได้รับการตัดสินใจในทันทีโดยไม่มีขั้นตอนหรือสองขั้นตอนอื่นคุณจะได้เสริมสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานของคุณกับงานก่อนการประชุม

บรรทัดล่างสำหรับตอนนี้

เราเป็นสิ่งมีชีวิตในชุมชนโดยธรรมชาติและแม้จะมีเครื่องมือเทคโนโลยีที่ช่วยให้เราสามารถเชื่อมต่อโดยไม่ต้องอยู่ในสถานที่เดียวกันบางครั้งมันก็ช่วยให้เผชิญหน้า ใช้ประโยชน์ในครั้งนี้อย่างชาญฉลาดและแสดงความเคารพต่อผู้เข้าร่วมโดยสร้างการประชุมที่ลดเวลาการลงทุนและเพิ่มการแบ่งปันข้อมูลคุณภาพสูงในสภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นอันตราย