ทักษะการเขียน - การสื่อสารด้วยคำพูด

การเขียนร้อยแก้วและบทกวีที่สวยงามเป็นพรสวรรค์ อย่างไรก็ตามการเขียนอย่างมีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่สามารถเรียนรู้ได้

จัดระเบียบการเขียนของคุณ

ไม่ว่าคุณจะเขียนบันทึกให้เพื่อนร่วมงานของคุณหรือรายงานถึงหัวหน้าของคุณคุณควรตัดสินใจว่าข้อมูลใดที่คุณต้องการสื่อ นี่คือวิธีการทำสิ่งนี้:

1. แสดงรายการแต่ละรายการที่คุณต้องหารือในบันทึกหรือรายงานของคุณ
2. เรียงลำดับจากมากไปน้อยสำคัญ
3. เขียนบทสรุปย่อของบันทึกย่อทั้งหมดของคุณ - นี่จะเป็นย่อหน้าแรกของคุณ
4. ขยายแต่ละรายการที่แสดงไว้ในขั้นตอนที่ 1
5. หากผู้รับจะต้องดำเนินการใด ๆ ให้ระบุไว้ในวรรคปิดของคุณ

เคล็ดลับบางประการ

เขียนสำหรับผู้ชมของคุณ ใช้ภาษาง่าย ๆ คุณไม่ต้องการให้ผู้อ่านต้องการพจนานุกรมเพื่อถอดรหัสสิ่งที่คุณพยายามจะพูด คุณไม่ควรพยายามสร้างความประทับใจให้ผู้อ่านด้วยคำศัพท์ขนาดใหญ่ โอกาสที่คุณจะรอดพ้นจากผู้อ่านของคุณแทน คนส่วนใหญ่เล่นกลงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันและสนใจที่จะรับข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น คุณมีความรับผิดชอบในการทำให้เกิดขึ้น แทนที่จะพูดว่า "ธรรมชาติในสังคมของเขาทำให้เขาเป็นผู้สมัครที่ยอดเยี่ยมสำหรับงาน" พูดว่า "ความเป็นมิตรของเขาทำให้เขาเป็นผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับงาน"

อยู่ห่างจากศัพท์แสงผู้อ่านของคุณอาจไม่เข้าใจ หากงานของคุณเป็นเรื่องทางเทคนิค แต่คนที่คุณเขียนไม่เก่งในสาขานั้นให้ยึดคำที่บุคคลนั้นจะเข้าใจ ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นนักออกแบบเว็บไซต์ประโยคนี้ในบันทึกช่วยจำให้กับลูกค้านักจิตวิทยาของคุณจะไม่มีเหตุผล: "สิ่งที่คุณต้องการให้ฉันใช้เป็น BGCOLOR สำหรับเว็บไซต์ของคุณ: # ADD8E6 หรือ #FFFFFF?" ทุกคนที่มีความเชี่ยวชาญในการออกแบบเว็บเพจรู้ว่าคำถามนี้สามารถแปลเป็น "คุณต้องการให้สีพื้นหลังของเว็บไซต์ของคุณเป็น: สีฟ้าอ่อนหรือสีขาว อย่างไรก็ตามอย่าคาดหวังว่าลูกค้าของคุณจะคุ้นเคยกับศัพท์แสงทางเทคนิคนี้มากกว่าที่คุณจะพูดคุยกับเธอเกี่ยวกับคำศัพท์ทางจิตวิทยาเช่น trichotillomania

ถ้อยคำที่เบื่อหูวันทำให้ผู้อ่านออกไป - หรืออย่างน้อยก็ไม่ทำให้เขาหรือเธอจำสิ่งที่คุณพูด คุณต้องการให้งานเขียนของคุณเป็นที่น่าจดจำ เพราะเราได้ยินคำพูดซ้ำซากบ่อยครั้งเราจึงกลายเป็นคนที่ไวต่อความรู้สึก คำนั้นไม่เกี่ยวข้องกับงานเขียนของคุณโดยเฉพาะ แทนที่จะพูดว่า "อย่าเลื่อนออกไปจนกว่าจะถึงวันพรุ่งนี้สิ่งที่คุณสามารถทำได้ในวันนี้" ในบันทึกช่วยจำสำหรับลูกน้องที่คุณกำลังพยายามกระตุ้น เพียงแค่พูดว่า "หยุดการผัดวันประกันพรุ่งทำให้งานเสร็จแล้ว"

หากเป็นไปได้ให้ใช้เสียงที่ใช้งานอยู่ เสียงที่ใช้งานทำให้ประโยคของคุณแข็งแกร่งและสั้นลง ลองตัวอย่างเหล่านี้ เสียงไม่โต้ตอบ: "ยอดขายเพิ่มขึ้นเนื่องจากเครือข่ายที่ฉันทำ" เสียงที่ใช้งาน: "เครือข่ายของฉันเพิ่มยอดขาย"

อย่าซ้ำซ้อน ไม่จำเป็นต้องพูดว่า "บ่ายสองโมง" หรือ "หญิงตั้งครรภ์ที่คาดหวัง" พูดว่า "2 น." หรือ "2 ในตอนบ่าย" หรือ "หญิงมีครรภ์" หรือ "หญิงมีครรภ์" ล้วนสื่อถึงสิ่งที่คุณต้องการจะพูดและพูดน้อย

แน่นอนว่าต้องใส่ใจเรื่องไวยากรณ์ ใช้ Strunk และ White's องค์ประกอบของสไตล์ มีอยู่ในเว็บ พจนานุกรมที่ดีควรอยู่ใกล้ ๆ พร้อมกับอรรถาภิธาน อรรถาภิธานจะช่วยให้คุณเขียนของคุณสดใหม่โดยช่วยให้คุณค้นหาความหลากหลายของคำที่จะใช้ ทรัพยากรเหล่านี้จำนวนมากพร้อมใช้งานออนไลน์

การพิสูจน์อักษรเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้ เนื่องจากคุณอาจทำการเขียนบนคอมพิวเตอร์เป็นส่วนใหญ่คุณจึงสามารถเข้าถึงเครื่องตรวจการสะกดและไวยากรณ์อัตโนมัติได้ ระวัง - บางคำที่ใช้ในบริบทที่ไม่ถูกต้องอาจถูกตรวจสอบโดยตัวตรวจการสะกดด้วยคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างเช่นประโยค "สำหรับพนักงานที่เข้าร่วมการประชุมสองครั้งเรียนรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์ gnu" จะผ่านการตรวจสอบการสะกดโดยไม่มีการสะกดคำผิดใด ๆ ให้คนอื่นอ่านเอกสารของคุณถ้าเป็นไปได้

หากเวลาอนุญาตให้นำองค์ประกอบของคุณออกไปและพิสูจน์อักษรในภายหลังหรือดีกว่าในวันถัดไป