วิธีตอบคำถามของพนักงาน - เคล็ดลับและกลยุทธ์การประชุม

การประชุมทางธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปอย่างไม่สิ้นสุดหากคุณเปิดพื้นเพื่อรับคำถามพนักงานหากคุณไม่ได้กำหนดพารามิเตอร์ตั้งแต่ต้นและดูแลการควบคุมพื้น คำพูดที่ว่า "มีอยู่หนึ่งในทุกกลุ่ม" นำไปใช้ได้ดีในบริบทของการประชุมทางธุรกิจเนื่องจากพนักงานที่ไม่พอใจมักเต็มใจพูดในการตั้งค่ากลุ่มมากขึ้น สิ่งที่ต้องมีก็คือความคิดเห็นเชิงลบหรือคำถามหนึ่งข้อเพื่อให้ผู้อื่นเริ่มตีโต้ตอบโดยการตกลง แต่สิ่งที่ตรงกันข้ามอาจเป็นจริงได้: เริ่มการสนทนาในเชิงบวกและเชิญผู้อื่นให้เข้าร่วมและผลลัพธ์อาจเป็นการพบปะที่มีประสิทธิผลกับทุกคนที่เดินออกไปรู้สึกว่าการประชุมคุ้มค่ากับเวลาของพวกเขา

หนึ่งในข้อร้องเรียนที่ใหญ่ที่สุดเกี่ยวกับการประชุมทางธุรกิจคือพวกเขามักไม่จำเป็นและเสียเวลาในการทำงานที่มีค่า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมไว้อย่างชัดเจนกำหนดจำนวนเวลาล่วงหน้าที่คุณจะอุทิศให้กับการประชุม (รวมถึงการอภิปรายที่เปิดกว้าง) และจากนั้นไปที่หัวข้อการประชุมและระยะเวลาที่วางแผนไว้ คุณอาจต้องการทำให้การประชุมน่าสนใจยิ่งขึ้นด้วย icebreaker การประชุมหรือกิจกรรมการอุ่นเครื่อง

ต่อไปนี้เป็นกลยุทธ์สำหรับการจัดการกับพนักงานที่ตั้งคำถามระหว่างการประชุมที่คุณไม่ต้องการตอบทันทีหรือคุณไม่ต้องการพูดถึงประเด็นใด ๆ ในระหว่างการประชุม

เมื่อใดควรตอบคำถามทันที

หากคำถามตรงเวลาและทันเวลาและรู้สึกว่าควรได้รับคำตอบให้ตอบทันที - แต่สั้น ๆ - จากนั้นตามด้วยการระบุว่าคุณจะถามคำถามเพิ่มเติมเมื่อสิ้นสุดการประชุมหากคุณมีเวลา

สนับสนุนข้อความของคุณว่าคุณกำลังดำเนินไปด้วยภาษากาย ดูบันทึกย่อของคุณหรือหันหน้าไปทางไวท์บอร์ด ฯลฯ โดยการสบตากันสักครู่คุณจะแสดงว่าคุณกำลังก้าวต่อไป หากคุณมองผู้ชม (โดยเฉพาะกับคิ้วที่ยกขึ้น) คุณอาจกำลังส่งสัญญาณว่าคุณกำลังจะเปิดคำถามเพิ่มเติม

หากผู้ชมเป็นลบหรือไม่เป็นมิตรให้ยอมรับข้อกังวลของพวกเขา แต่โดยทางอ้อม สละเวลาสักครู่เพื่ออธิบายว่าคุณเข้าใจและแบ่งปันข้อกังวลของพวกเขา แต่ถ้าคุณได้รับหัวข้อที่ไกลเกินไปจะไม่มีอะไรเกิดขึ้น แนะนำให้ผู้คนเขียนคำถามของพวกเขาในภายหลังหรือนัดพบกับคุณเป็นการส่วนตัวโดยที่คุณสามารถพูดคุยข้อกังวลของพวกเขาในรายละเอียดเพิ่มเติม

การตอบคำถามเดียวมีประโยชน์เพราะ:

• อนุญาตให้ผู้ถือการประชุมพูดถึงสิ่งที่พวกเขาอาจไม่ได้คิด
• มันส่งข้อความที่คุณกำลังฟังผู้ชมของคุณ;
• โดยการใช้คำถามเดียวเท่านั้นคุณยังส่งข้อความที่คุณยังคงควบคุมการประชุม แต่สนใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมกำลังคิดอะไรอยู่

วิธีการตอบคำถามอย่างจริงใจ

หากคำถามที่ถูกถามจะได้รับการแก้ไขในภายหลังในการประชุมระบุว่า "นั่นเป็นคำถามที่ดีและเราจะตอบคำถามในไม่ช้า"

หากคำถามที่ถูกถามอยู่นอกหัวข้อและจะไม่ได้รับการตอบในการประชุมให้ตั้งคำแนะนำเฉพาะสำหรับการแก้ปัญหา หากคุณเพียงปฏิเสธที่จะตอบคำถามหรือผ่านการตัดสินว่า "นั่นไม่ใช่จุดประสงค์ของการประชุม" คุณอาจส่งข้อความผิดให้พนักงานของคุณ: ฝ่ายบริหารไม่สนใจ

อีกวิธีหนึ่งในการเลื่อนคำถามที่ไม่ได้พูดถึงในการประชุมคือการขอให้บุคคลนั้นพบคุณ (หรือสมาชิกฝ่ายบริหารที่เหมาะสม) โดยส่วนตัวเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อกังวลของพวกเขาในรายละเอียดเพิ่มเติม คุณอาจแนะนำ (ถ้าเหมาะสม) ว่าคำถามนั้นสำคัญพอที่จะรับประกันว่าจะได้รับการพิจารณาในการประชุมแยกต่างหากในอนาคต

การยกเลิกคำถามมีประโยชน์เพราะ:

• ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นกันเองพนักงานอาจรู้สึกอิสระที่จะพูดความคิดและสามารถควบคุมการประชุมได้
• พนักงานที่โกรธหรือไม่พอใจส่วนใหญ่ต้องการได้ยินมากกว่าสิ่งอื่นใด การให้บอร์ดมีเสียงในเวลาที่เหมาะสมและการตั้งค่าสามารถช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาเล็ก ๆ จากปัญหาใหญ่ และ
• พนักงานต้องการและตอบสนองต่อการเป็นผู้นำที่ดีหากฝ่ายบริหารรักษาการควบคุมอย่างเป็นธรรมและมีความสมดุลจะส่งข้อความถึงพนักงานที่ฝ่ายบริหารรับฟัง แต่ต้องกำหนดขอบเขตที่เหมาะสม