วิธีเขียนคำขอสำหรับข้อเสนอหรือ RFP
à¹à¸§à¸à¹à¸²à¸à¸±à¸ à¸à¸à¸±à¸à¸à¸´à¹à¸¨à¸©
สารบัญ:
คำร้องขอข้อเสนอบางครั้งเรียกว่า RFP หรือ RFQ ("ขอใบเสนอราคา") เป็นเอกสารที่ บริษัท ออกเมื่อต้องการซื้อผลิตภัณฑ์และต้องการให้มีการเปิดเผยข้อมูลจำเพาะต่อสาธารณชน นี่เป็นกรณีที่หลาย บริษัท จะประมูลงานและ RFP เชิญราคาที่แข่งขันได้มากขึ้น แต่หากคุณไม่ได้เตรียม RFP อย่างถูกต้องความพยายามของคุณอาจทำให้การเสนอราคาที่เสียเวลาหรือแย่กว่านั้นคือไม่มีการเสนอราคาเลย ต่อไปนี้เป็นวิธีการสร้าง RFP เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
ความยาก: เฉลี่ย
เวลาที่ต้องการ: หลายวัน
12 ขั้นตอน
- ทำการบ้านของคุณ:กำหนดสิ่งที่คุณต้องการสิ่งที่คุณต้องการและสิ่งที่เป็นไปได้ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน RFP ของคุณ อย่าออก RFP สำหรับเครื่องที่สามารถผลิต 1,500 วิดเจ็ตต่อชั่วโมงหากคุณไม่เคยขายเกิน 25 ต่อเดือน ไม่มีประเด็นในการออก RFP สำหรับรถยนต์พลังสูงเมื่อผู้ส่งสารสามารถผ่านการจราจรได้อย่างรวดเร็วบนจักรยาน
- แยกแยะระหว่างความต้องการและความต้องการของคุณ: หากคุณต้องการซื้อแอปพลิเคชันที่สามารถส่งรูปภาพระหว่างสำนักงานใหญ่และรถตู้ของคุณได้ที่ไซต์งานคุณอาจระบุจำนวนภาพที่คุณต้องการต่อวินาทีขนาดสูงสุดของรูปภาพที่คุณต้องการและความละเอียดที่จำเป็น ในขณะที่มันอาจจะดีที่มีภาพสีเหล่านั้นตัดสินใจว่าจำเป็นจริงๆหรือไม่ หากคุณต้องการคำเฉพาะเจาะจงจริงๆให้ใช้คำเช่น "พินัยกรรม" "จะ" และ "ต้อง" สิ่งนี้บ่งชี้ว่าสิ่งเหล่านี้เป็นข้อกำหนด ข้อมูลจำเพาะที่เป็นเพียง "ต้องการ" ควรระบุด้วยคำเช่น "may," "can," และ "optional"
- ตัดสินใจว่าผู้ชนะจะมีหน้าตาเป็นอย่างไร: ข้อเสนอที่คุณได้รับเมื่อตอบสนองต่อ RFP ของคุณจะแตกต่างกัน บริษัท ที่ตอบสนองแต่ละแห่งจะมีจุดแข็งและจุดอ่อนต่างกัน บางคนจะมุ่งเน้นไปที่ต้นทุนต่ำสุด คนอื่นจะเน้นคุณภาพที่ดีที่สุด และอื่น ๆ จะเสนอชุดคุณสมบัติที่สมบูรณ์ ตัดสินใจล่วงหน้าสิ่งที่คุณกำลังมองหา - ราคาต่ำสุดการจัดส่งที่เร็วที่สุดหรือการรวมกันของทั้งสองอย่าง
- จัดระเบียบเอกสาร: ทุกสิ่งที่คุณเขียนเพื่อธุรกิจควรได้รับความคิดอย่างมากและควรได้รับการจัดระเบียบ โครงร่างเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี อย่างน้อยที่สุดคุณจะต้องมีส่วนสำหรับการแนะนำข้อกำหนดเกณฑ์การเลือกระยะเวลาและกระบวนการ หลายส่วนเหล่านี้จะมีส่วนย่อย
- เขียนคำนำ: นี่คือที่ที่คุณจะอธิบายให้ผู้ที่อาจเป็นผู้เสนอราคาทราบว่าเหตุใดคุณจึงเผยแพร่ RFP และสิ่งที่คุณหวังว่าจะบรรลุโดยการทำเช่นนั้น การแนะนำอาจรวมถึงบทสรุปของประเด็นสำคัญที่คัดมาจากส่วนอื่น ๆ รวมถึงวันที่ครบกำหนด การแนะนำ RFP สำหรับระบบส่งสัญญาณภาพอาจอ่านดังนี้: "บริษัท XYZ ขอข้อเสนอสำหรับระบบที่ใช้งานง่ายและเชื่อถือได้สูงที่สามารถส่งภาพจากสำนักงานใหญ่ไปยังรถตู้ได้ทุกที่ในเขตปริมณฑล จะต้องได้รับภายในวันจันทร์ที่ 5 มีนาคม 2550 เวลา 8.00 น. ตามเวลา PST
- อธิบายข้อกำหนด: ส่วนนี้เป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดและมักจะใช้เวลามากที่สุด คุณจะต้องระบุขนาดและความคมชัดของภาพที่จะส่งและความเร็วที่จำเป็น เจาะจง แต่อย่าบอกผู้ประมูลว่าคุณต้องการให้งานสำเร็จลุล่วงได้อย่างไร คุณอาจต้องการแบ่งส่วนนี้ออกเป็นส่วนย่อย ตัวอย่างเช่น (a) ขนาดภาพและคุณภาพ (b) การส่งซึ่งอาจรวมถึงความเร็วที่ต้องการและข้อกำหนดใด ๆ ที่ทำให้การส่งปลอดภัย (c) ตัวเลือกที่ต้องการซึ่งคุณอาจระบุสีเป็นตัวเลือกที่ต้องการ
- เกณฑ์การคัดเลือก: ที่นี่คุณจะบอกผู้ประมูลว่าคุณจะเลือกการเสนอราคาที่ชนะได้อย่างไร คุณสามารถเปิดเผยมากหรือน้อยตามที่คุณต้องการ เป็นความคิดที่ดีที่จะรวมประโยคเช่น "ผู้ชนะการประมูลถ้ามีจะถูกเลือกโดยคำพิพากษาของ บริษัท XYZ แต่เพียงผู้เดียว" คุณอาจต้องการสร้างสเปรดชีตที่ให้รางวัลในแต่ละช่วงของคะแนนในแต่ละหมวดหมู่จากนั้นให้ทีมเลือกการเสนอราคาที่ดีที่สุดจากคนที่มีคะแนนสามอันดับแรก
- ระยะเวลา: ส่วนนี้จะบอก บริษัท ว่าต้องดำเนินการเร็วแค่ไหนและคาดว่ากระบวนการจะใช้เวลานานเท่าใด มีเหตุผลเมื่อคุณกำหนดวันครบกำหนด อย่าขอข้อเสนอสำหรับระบบที่ซับซ้อนจากนั้นให้ผู้เสนอราคาตอบเพียงไม่กี่วัน ให้เวลามากขึ้นในการเตรียมการเสนอราคาหาก RFP ของคุณมีขนาดใหญ่หากการซื้อที่คุณต้องการมีความซับซ้อนหรือหากคุณต้องการคำตอบโดยละเอียด นี่เป็นที่ที่คุณสามารถบอกผู้ประมูลได้ว่ากระบวนการประเมินจะใช้เวลานานเท่าใดเมื่อพวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนหากพวกเขาประสบความสำเร็จและจะต้องส่งมอบสิ่งที่พวกเขาได้สัญญาไว้ในไม่ช้า
- กระบวนการ: ใช้ส่วนนี้เพื่ออธิบายวิธีการทำงานของกระบวนการตั้งแต่การส่ง RFP ไปจนถึงการทำสัญญาและเมื่องานจะเริ่มขึ้น ส่วนนี้อาจพูดว่า "การเสนอราคาถึงวันที่ที่ระบุไว้ในขั้นตอนที่ 8 ข้างต้นการเสนอราคาทั้งหมดจะได้รับการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดและตอบสนองการเสนอราคาตอบสนองทั้งหมดจะได้คะแนนในหมวดหมู่ X คุณต้องการ) และการเสนอราคาสามอันดับแรกจะถูกประเมินโดยทีมข้อเสนอเพื่อเลือกผู้ชนะการประมูลและตัวเลือกอื่นการเจรจาต่อรองกับผู้ชนะการประมูลที่คาดว่าจะส่งผลให้ได้รับรางวัลสัญญาภายในสองสัปดาห์ "
- ตัดสินใจว่าจะส่ง RFP ออกไปอย่างไร: RFP ส่วนใหญ่ถูกส่งทางไปรษณีย์ แต่ไม่จำเป็นต้องเป็น คุณสามารถส่ง RFP ทางอีเมลหรือคุณสามารถโพสต์ไว้บนเว็บไซต์ของ บริษัท คุณ เพียงให้แน่ใจว่าได้ระบุชื่อ (หรือหมายเลขการเสนอราคา) ที่ผู้ประมูลควรใช้เพื่อระบุ RFP ที่พวกเขาตอบกลับ
- ตัดสินใจว่าใครจะได้รับ RFP: คุณอาจระบุซัพพลายเออร์ที่คุณต้องการซื้อแล้ว บริษัท ของคุณอาจมีรายชื่อผู้จำหน่ายที่ยอมรับได้ ถ้าไม่คุณสามารถค้นหาผู้ขายที่เป็นไปได้ผ่านเครือข่ายมืออาชีพของคุณโดยการค้นหาออนไลน์หรือขอคำแนะนำจากผู้ขายที่เชื่อถือได้ของวัสดุอื่น ๆ อย่า จำกัด รายชื่อผู้ที่รับ RFP ของคุณเฉพาะ บริษัท ขนาดใหญ่หรือผู้ขายที่จัดตั้งขึ้น คุณอาจพบแนวคิดที่ดีกว่าและการกำหนดราคาที่ดียิ่งขึ้นจากผู้ค้ารายย่อยที่กระตือรือร้นในการชนะธุรกิจของคุณ
- แจ้งผู้ชนะ: เมื่อคุณทำตามขั้นตอนทั้งหมดข้างต้นเสร็จแล้วก็ถึงเวลาที่จะก้าวกระโดดและแจ้ง RFP ที่ชนะว่าถึงเวลาแล้วที่จะก้าวไปข้างหน้ากับโครงการ
