วิธีการเขียนรายงานความก้าวหน้าทางธุรกิจ

รายงานความคืบหน้าประกอบด้วยส่วนหัว, บทสรุปผู้บริหาร, คำอธิบายของส่วนประกอบที่มีขนาดเล็กลง, การระบุว่าเมื่อใดที่รายงานฉบับต่อไปถึงกำหนด คุณจะเขียนรายงานตามเทมเพลตนี้แล้วส่งไปยังหัวหน้าของคุณหรือรายงานอื่นที่เหนือกว่าตามที่กำหนด

ส่วนหัว

ส่วนหัวมีข้อมูลการระบุสำหรับรายงาน คุณจะป้อนชื่อวันที่ที่รายงานถูกเผยแพร่สถานะสต็อปไลท์ของสิ่งที่คุณรายงาน (สีแดงสีเหลืองสีเขียว) และตัวชี้วัดโดยรวมซึ่งอาจเสร็จสมบูรณ์ร้อยละกับแผน หมายเหตุ: รายงานความคืบหน้าเช่นนี้มักใช้กับโครงการ แต่ยังสามารถใช้เพื่อรายงานสิ่งอื่นได้ ตัวอย่างเช่นหากคุณได้รับมอบหมายงานให้ลดจำนวนชั่วโมงต่อรูปวาดสำหรับ บริษัท วิศวกรรมคุณจะใช้รายงานความคืบหน้าเพื่อแสดงความคืบหน้าของคุณในการลดจำนวนชั่วโมงต่อรูปวาด

• หัวข้อ: รายงานความคืบหน้าโครงการ X
• วันที่: 30 พฤษภาคม 20xx
• สถานะ: สีเขียว
• เปอร์เซ็นต์เสร็จสมบูรณ์: 63 จริง, 59 แผน

บทสรุปผู้บริหาร

คุณเขียนบทสรุปผู้บริหารครั้งสุดท้าย นี่คือบทสรุปของประเด็นสำคัญทั้งหมดที่ระบุไว้ด้านล่างในเนื้อหาของรายงาน บางครั้งบทสรุปผู้บริหารนั้นมี จำกัด ขึ้นอยู่กับกลุ่มเป้าหมายของคุณจำนวนคนที่ได้รับรายงานและระดับของพวกเขาภายในองค์กร บทสรุปผู้บริหารมีการกำหนดเป้าหมายไปยังผู้จัดการอาวุโสเหล่านั้นซึ่งอาจไม่มีเวลาอ่านรายงานทั้งหมด หากรายงานของคุณถูกส่งไปยังหัวหน้างานของคุณทันทีคาดว่าเขาหรือเธอจะอ่านรายงานและอาจไม่จำเป็นต้องมีบทสรุปผู้บริหาร

อย่างไรก็ตามหากนี่เป็นรายงานที่เผยแพร่ไปยังผู้บริหารหลาย ๆ คนอย่างกว้างขวางทั่วทั้งองค์กรคุณอาจจำเป็นต้องรวมบทสรุปผู้บริหารสำหรับบุคคลเหล่านั้นที่ไม่มีเวลาอ่านรายงานทั้งหมด

ความคืบหน้าของชิ้นส่วน

นี่คือเนื้อหาหลักของรายงาน ในส่วนนี้ของรายงานคุณให้รายละเอียดความคืบหน้าของคุณในพื้นที่องค์ประกอบทั้งหมดของโครงการ คุณแสดงรายการความคืบหน้าและความสำเร็จของคุณเกี่ยวกับการวัดทั้งหมดในช่วงเวลานี้ คุณแสดงให้เห็นว่าแผนของคุณคืออะไรในช่วงเวลาต่อไป และจากนั้นคุณไม่เพียง แต่แสดงรายการบล็อกเกอร์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงความพยายามของคุณในการล้างพวกเขาด้วย สุดท้ายส่วนจะแสดงสิ่งที่ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมจากหัวหน้าของคุณหรือผู้รับรายงานความคืบหน้าอีก

สรุป

เนื้อหาของรายงานจะตามด้วยในส่วนสรุป มันมีรายละเอียดน้อยกว่ารายงานความคืบหน้าในส่วนก่อนหน้า คุณจะรวมข้อมูลตัวชี้วัดความสำเร็จแผนสำหรับงวดถัดไปและตัวบล็อกใด ๆ ไว้ด้วยกัน แต่ให้รายละเอียดที่น้อยลงสำหรับแต่ละหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่นการสรุปอาจเป็นประโยคเดียวเช่น“ การส่งมอบทั้งหมดตรงเวลา” ในขณะที่การเขียนความคืบหน้าในส่วนก่อนหน้าอาจพูดว่า“ Deliverable A ครบกำหนดในวันที่ xx / xx / xx จะส่งมอบสามวัน

รายงาน Y จะถูกส่งตรงเวลาในวันที่ xx / xx / xx และรายงาน C ล่าช้าเป็นเวลาสองสัปดาห์ขณะรอกราฟิกตอนนี้คาดว่าจะส่งมอบในวันที่ครบกำหนดปรับปรุงเป็น xx / xx / xx”

รายงานวันที่ครบกำหนด

ที่นี่คุณจะแสดงรายการเวลาที่จะส่งรายงานครั้งต่อไป ตัวอย่างเช่นถ้านี่เป็นรายงานรายสัปดาห์คุณจะต้องแสดงวันที่ครบกำหนดของรายงานถัดไปในอีกหนึ่งสัปดาห์ถัดไป สำหรับรายงานรายเดือนคุณจะแสดงวันที่ในเดือนถัดไปเมื่อมีการส่งรายงาน ผู้ที่ได้รับรายงานจะคาดหวังว่าข้อมูลเหล่านี้จะมีความถูกต้องเท่ากับข้อมูลในรายงาน

บรรทัดล่าง

รายงานความคืบหน้าของคุณประกอบด้วยบทสรุปสำหรับผู้บริหารที่เป็นตัวเลือกการรายงานความคืบหน้าของส่วนประกอบทั้งหมดของโครงการสรุปโดยละเอียดและระยะเวลา ทำให้ถูกต้องที่สุดเท่าที่จะทำได้