มีไฟล์อะไรบ้างในไฟล์บุคลากรพนักงาน?

ไฟล์บุคลากรของพนักงานเป็นไฟล์หลักของพนักงานที่มีประวัติความสัมพันธ์ของการจ้างงานจากการสมัครงานผ่านการสัมภาษณ์ออกและเอกสารการเลิกจ้าง มีเพียงพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลและหัวหน้างานและผู้จัดการของพนักงานเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลในไฟล์บุคลากรของพนักงานและไม่เคยออกจากสำนักงานทรัพยากรมนุษย์

โดยทั่วไปแล้วไฟล์บุคลากรของพนักงานจะถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารที่ป้องกันไฟในตำแหน่งที่ล็อคซึ่งพนักงานทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงได้ การรักษาความลับของข้อมูลพนักงานในไฟล์บุคลากรมีความสำคัญยิ่ง

จากไฟล์ทั้งหมดของพนักงานที่ บริษัท เก็บไว้ไฟล์พนักงานของพนักงานนั้นมีการเข้าถึงบ่อยที่สุดในแต่ละวันสำหรับข้อมูลโดยนายจ้างหัวหน้างานหรือพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับเนื้อหาไฟล์พนักงานบุคลากร

หลักการพื้นฐานและคำถามที่ต้องพิจารณาเมื่อยื่นเอกสารใด ๆ ในไฟล์บุคลากรของพนักงานคือสิ่งเหล่านี้

• นายจ้างจะต้องใช้เอกสารใดเป็นพิเศษในการตัดสินว่านายจ้างถูกฟ้องหรือไม่? นายจ้างต้องการเอกสารในศาลหรือไม่?
• พนักงานทราบและเข้าใจหรือไม่ว่าเอกสารจะถูกจัดเก็บในไฟล์บุคลากรของเขาหรือเธอ? ในกรณีส่วนใหญ่นายจ้างควรให้ลูกจ้างลงนามในเอกสารไม่ใช่เพื่อแสดงความเห็นด้วยกับเนื้อหาของเอกสาร แต่ต้องยอมรับว่าพวกเขารู้และอ่านเอกสารแล้ว
• ไม่ควรมีความประหลาดใจความคิดเห็นหรือบันทึกส่วนตัวเกี่ยวกับพนักงานในไฟล์บุคลากรของพนักงาน เพียงข้อเท็จจริงไม่มีความคิดเก็งกำไรอยู่ในไฟล์บุคลากรของพนักงาน

เนื้อหาของไฟล์บุคลากรพนักงาน

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารที่นายจ้างควรเก็บไว้ในไฟล์บุคลากรของพนักงาน

ประวัติความเป็นมาการจ้างงาน

• ใบสมัครงาน
• ประวัติย่อ
• จดหมายสมัครงาน
• การตรวจสอบการศึกษา
• การตรวจสอบการจ้างงาน
• จดหมายปฏิเสธ
• ตำแหน่งรายละเอียดงาน
• บันทึกการวิเคราะห์งาน
• จดหมายเสนองานหรือสัญญาการจ้างงาน
• บริษัท จัดหางานหรือข้อตกลง บริษัท จัดหางานชั่วคราวหากใช้
• ข้อมูลการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน
• แบบฟอร์มการรับรู้คู่มือพนักงานที่ลงนามแสดงใบเสร็จการรับของคู่มือพนักงาน
• รายการตรวจสอบจากการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ที่แสดงหัวข้อที่ครอบคลุมและโดยใคร
• ข้อตกลงการย้ายและเอกสารใด ๆ
• สัญญาใด ๆ ข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรใบเสร็จรับเงินหรือการรับรู้ระหว่างพนักงานและนายจ้าง (เช่นข้อตกลงที่ไม่เข้ากันสัญญาการจ้างงานหรือข้อตกลงที่เกี่ยวข้องกับรถยนต์ที่ บริษัท จัดหาให้)

• ชีวิตของแบบฟอร์มการจ้างงานอย่างเป็นทางการรวมถึงการร้องขอการถ่ายโอนการเลื่อนตำแหน่งการสมัครงานภายในและอื่น ๆ
• เอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน

การพัฒนาประสิทธิภาพของพนักงานแผนพัฒนาและการปรับปรุง

• สำเนาของการประเมินประสิทธิภาพที่ใช้หรือแผนการพัฒนาพนักงาน
• การประเมินตนเองของพนักงาน
• บันทึกจากการให้คำปรึกษาอย่างเป็นทางการใด ๆ
• หมายเหตุเกี่ยวกับการเข้าร่วมหรือความล่าช้า
• เอกสารแผนปรับปรุงประสิทธิภาพ
• รายงานการลงโทษทางวินัย
• การรับรู้ของพนักงานนำเสนอเช่นใบรับรองตัวอักษรการรับรู้และอื่น ๆ
• ข้อเสนอแนะอย่างเป็นทางการของพนักงานและคำแนะนำการตอบสนองขององค์กร
• บันทึกการฝึกอบรม
• ขอฝึกอบรม
• การประเมินความสามารถ
• การฝึกอบรมหรือการแจ้งเตือนเซสชันหรือตาราง

• ต้องลงนามการประเมินผล
• รายงานค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม
• การร้องเรียนจากลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน

บันทึกการสิ้นสุดการจ้างงาน

• จดหมายลาออกของพนักงาน
• ออกจากเอกสารสัมภาษณ์
• การแจ้งเตือนของงูเห่า
• รายการตรวจสอบการสิ้นสุดการจ้างงาน
• การบัญชีขั้นสุดท้ายสำหรับทุกด้านของการจ้างงานของพนักงานเช่นเงินเดือนขั้นสุดท้าย, ค่าจ้างวันหยุด, การส่งคืนทรัพย์สินของ บริษัท และอื่น ๆ