วิธีขอความช่วยเหลือจากผู้สนับสนุนโครงการ

ความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการโครงการและผู้สนับสนุนโครงการนั้นเหมือนกับความสัมพันธ์ของพนักงาน / ผู้จัดการแบบดั้งเดิม ผู้สนับสนุนโครงการอาจไม่ใช่ผู้จัดการโดยตรงของผู้จัดการโครงการหรือแม้แต่ในสายการบังคับบัญชาของผู้จัดการโครงการ อย่างไรก็ตามผู้สนับสนุนโครงการสนับสนุนผู้จัดการโครงการเนื่องจากทีมงานทำงานเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

เช่นเดียวกับหัวหน้างานหนึ่งในวิธีที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่ผู้สนับสนุนโครงการสนับสนุนผู้จัดการโครงการคือการจัดการปัญหาเฉพาะคนที่มีอิทธิพลองค์กรของผู้สนับสนุนโครงการเท่านั้นที่สามารถจัดการได้ เมื่อผู้จัดการโครงการพบปัญหาเฉพาะผู้สนับสนุนโครงการเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้นี่คือสิ่งที่ผู้จัดการโครงการควรทำ

หมดตัวเลือกอื่น ๆ ทั้งหมด

ผู้ให้การสนับสนุนโครงการมีแนวโน้มที่จะอยู่ในระดับองค์กรที่การตัดสินใจส่วนใหญ่เป็นเรื่องยากเพราะหากการตัดสินใจเป็นเรื่องง่ายก็จะทำในระดับที่ต่ำกว่า พวกเขาต้องตัดสินใจที่ยากลำบากอย่างรวดเร็วในบางครั้งด้วยข้อมูลที่ จำกัด

ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณต้องทำให้แน่ใจว่าคุณได้ใช้ตัวเลือกอื่น ๆ หมดแล้วเพื่อแก้ไขปัญหาของคุณก่อนที่จะไปสปอนเซอร์โครงการ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณมีสมาชิกในทีมโครงการที่ไม่ได้ปฏิบัติตามข้อผูกพันของเขา ก่อนที่จะนำปัญหาไปสู่ผู้สนับสนุนโครงการคุณควรลองแก้ไขปัญหาแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกทีมงานโครงการ เมื่อไม่ได้ผลคุณควรไปที่หัวหน้างานของสมาชิกในทีม เมื่อไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้คุณสามารถนำปัญหาไปให้ผู้สนับสนุนโครงการ

คุณใช้ตัวเลือกของคุณหมดแล้วเพื่อแก้ไขปัญหาจากล่างขึ้นบน ตอนนี้ผู้สนับสนุนโครงการสามารถแก้ไขปัญหาได้จากบนลงล่าง ผู้สนับสนุนโครงการควรหาทางแก้ไขปัญหากับเพื่อนของเขาหรือเธอและแจ้งให้คุณทราบถึงการดำเนินการตามที่ตกลงกันไว้

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นคือการให้สปอนเซอร์โครงการหาวิธีแก้ปัญหาที่คุณสามารถทำได้ภายใต้อำนาจของคุณเองโดยไม่มีความช่วยเหลือใด ๆ บางครั้งสิ่งนี้เกิดขึ้น ทุกคนทำผิดพลาด เรียนรู้จากสถานการณ์เหล่านี้เมื่อเกิดขึ้นและคุณจะเป็นผู้จัดการโครงการที่ดีขึ้น ครั้งต่อไปที่มีสถานการณ์คล้ายกันเกิดขึ้นคุณจะจัดการกับมันได้ดีกว่าที่คุณเคยทำมาก่อน

เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการ

ในขณะที่ผู้สนับสนุนโครงการคุ้นเคยกับการทำงานจากข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ผู้จัดการโครงการไม่ควรทิ้งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง มันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้สนับสนุนโครงการที่จะมีบริบทสำหรับสถานการณ์ที่ต้องการความสนใจของเขาหรือเธอ

เมื่อสปอนเซอร์โครงการมีบริบทที่เหมาะสมสำหรับการตัดสินใจให้เจาะจงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจากสปอนเซอร์ คุณต้องการทิศทางในการดำเนินการต่อหรือไม่? คุณต้องการการอนุญาตเพื่อดำเนินการบางอย่างหรือไม่? คุณต้องการแก้ไขปัญหาหรือไม่? คุณต้องการทรัพยากรที่คุณไม่สามารถได้รับด้วยตนเองหรือไม่?

หากคุณไม่ได้คิดอย่างถ่องแท้ว่าต้องการอะไรคุณอาจต้องตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการ แต่ค้นหาในภายหลังว่าคุณเข้าใจผิด คิดทบทวนปัญหาก่อนนำไปให้ผู้สนับสนุนเพื่อลดความเสี่ยงในการเสียเวลาของกันและกัน

มุ่งเน้นการร้องขอของคุณ

ผู้สนับสนุนโครงการเป็นคนไม่ว่าง ปัญหานับไม่ถ้วนดึงไปที่ตารางเวลาของพวกเขาดูดเวลาของพวกเขาออกไป

เมื่อผู้จัดการโครงการมีความต้องการที่แท้จริงสำหรับเวลาสปอนเซอร์ของโครงการสิ่งนี้ไม่ใช่เรื่องเลวร้ายหรือการบุกรุกตามเวลาของสปอนเซอร์ เวลาที่ใช้กับผู้จัดการโครงการและผู้สนับสนุนโครงการควรมีประสิทธิผลสูง รักษาคำขอของคุณให้มีสมาธิเพื่อที่คุณจะได้ใช้เวลาส่วนใหญ่ของผู้สนับสนุนเท่าที่จำเป็น

เนื่องจากสปอนเซอร์ของคุณได้รับประสบการณ์การผลิตแบบตัวต่อตัวกับคุณเขาหรือเธอจะตั้งตารอการประชุมของคุณ ผู้คนในระดับสูงขององค์กรมักใช้เวลาในการประชุมที่ไม่ก่อผลซึ่งพวกเขาต้องเข้าร่วม การมีส่วนร่วมในการประชุมที่มีประสิทธิผลอาจเป็นการเปลี่ยนแปลงอย่างมีพลังของผู้สนับสนุนโครงการของคุณ