วิธีการจัดปฐมนิเทศพนักงานใหม่ที่มีประสิทธิภาพ

การจัดพนักงานให้เข้ากับสถานที่ทำงานและงานของพวกเขาเป็นหนึ่งในหน้าที่ที่ถูกทอดทิ้งมากที่สุดในหลาย ๆ องค์กร คู่มือพนักงานและกองเอกสารนั้นไม่เพียงพออีกต่อไปเมื่อกล่าวถึงการต้อนรับพนักงานใหม่ให้กับองค์กรของคุณ

ข้อร้องเรียนที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่คือการครอบงำน่าเบื่อหรือว่าพนักงานใหม่ถูกทิ้งให้จมหรือว่ายน้ำ พนักงานรู้สึกราวกับว่าองค์กรทิ้งข้อมูลมากเกินไปซึ่งพวกเขาควรจะเข้าใจและนำไปใช้ในระยะเวลาที่สั้นเกินไป

ผลลัพธ์มักจะเป็นพนักงานใหม่ที่สับสนซึ่งไม่ได้ผลเท่าที่ควร เขามีแนวโน้มที่จะออกจากองค์กรภายในหนึ่งปี มันมีค่าใช้จ่ายสูงทั้งนายจ้างและลูกจ้าง ทวีคูณสิ่งนี้ด้วยจำนวนพนักงานที่คุณจ้างในแต่ละปีและค่าใช้จ่ายในการหมุนเวียนมีความสำคัญ

ด้วยวิกฤตการณ์ด้านแรงงานอย่างต่อเนื่องการพัฒนาประสบการณ์การปฐมนิเทศพนักงานที่มีประสิทธิภาพยังคงเป็นสิ่งสำคัญ มันเป็นสิ่งสำคัญที่โปรแกรมการจ้างงานใหม่มีการวางแผนอย่างรอบคอบเพื่อให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับคุณค่าและประวัติขององค์กรและเกี่ยวกับผู้ที่อยู่ในองค์กร

โครงการปฐมนิเทศที่มีความคิดดีไม่ว่าจะใช้เวลาหนึ่งวันหรือหกเดือนจะช่วยไม่เพียง แต่ในการรักษาพนักงานเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มผลิตภาพของพนักงานด้วย องค์กรที่มีโปรแกรมปฐมนิเทศที่ดีจะช่วยให้ผู้คนใหม่ ๆ ได้เร็วขึ้นมีการจัดตำแหน่งที่ดีขึ้นระหว่างสิ่งที่พนักงานทำกับสิ่งที่องค์กรต้องการให้พวกเขาทำและมีอัตราการลาออกที่ต่ำกว่า

วัตถุประสงค์ของการปฐมนิเทศ

นายจ้างต้องตระหนักว่าการปฐมนิเทศไม่ได้เป็นเพียงแค่ท่าทางที่ดีที่องค์กรกำหนด มันทำหน้าที่เป็นองค์ประกอบสำคัญของการต้อนรับพนักงานใหม่และการรวมองค์กร

เพื่อลดต้นทุนการเริ่มต้น

การปฐมนิเทศที่เหมาะสมสามารถช่วยให้พนักงานทำงานได้เร็วขึ้นเร็วขึ้นซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเรียนรู้งาน

เพื่อลดความวิตกกังวล

พนักงานคนใดก็ตามที่ตกอยู่ในสถานการณ์ที่แปลกใหม่จะต้องเผชิญกับความวิตกกังวลซึ่งอาจขัดขวางความสามารถของเขาหรือเธอในการเรียนรู้ที่จะทำงาน การวางแนวที่เหมาะสมจะช่วยลดความวิตกกังวลที่เกิดจากการเข้าสู่สถานการณ์ที่ไม่รู้จักและช่วยให้แนวทางสำหรับพฤติกรรมและความประพฤติดังนั้นพนักงานไม่ต้องเผชิญกับความเครียดจากการคาดเดา

เพื่อลดการหมุนเวียนของพนักงาน

การหมุนเวียนของพนักงานเพิ่มขึ้นเนื่องจากพนักงานรู้สึกว่าตนไม่ได้ให้ความสำคัญหรืออยู่ในตำแหน่งที่ไม่สามารถทำงานได้ ปฐมนิเทศแสดงให้เห็นว่าองค์กรให้ความสำคัญกับพนักงานและช่วยจัดหาเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการประสบความสำเร็จในงาน

เพื่อประหยัดเวลาสำหรับหัวหน้างาน

พูดง่ายๆก็คือการปฐมนิเทศเบื้องต้นที่ดีกว่ามีโอกาสน้อยกว่าที่ผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงานจะต้องใช้เวลาในการสอนพนักงาน คุณสามารถครอบคลุมทุกสิ่งที่เกี่ยวกับ บริษัท แผนกสภาพแวดล้อมการทำงานและวัฒนธรรมระหว่างการปฐมนิเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพ ผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานจะต้องเสริมแนวคิดเหล่านี้เท่านั้น

เพื่อพัฒนาความคาดหวังของงานจริงทัศนคติเชิงบวกและความพึงพอใจในงาน

เป็นสิ่งสำคัญที่พนักงานต้องเรียนรู้โดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สิ่งที่พวกเขาคาดหวังและสิ่งที่คาดหวังจากผู้อื่นนอกเหนือจากการเรียนรู้เกี่ยวกับค่านิยมและทัศนคติขององค์กร

ในขณะที่ผู้คนสามารถเรียนรู้จากประสบการณ์พวกเขาจะทำผิดพลาดมากมายที่ไม่จำเป็นและอาจสร้างความเสียหาย สาเหตุหลักของโปรแกรมการวางแนวล้มเหลว: โปรแกรมไม่ได้ถูกวางแผนไว้ พนักงานไม่ทราบข้อกำหนดของงาน พนักงานไม่รู้สึกยินดี

การปฐมนิเทศพนักงานเป็นสิ่งสำคัญ - การปฐมนิเทศให้ประโยชน์มากมายและคุณสามารถใช้คำติชมจากพนักงานที่เข้าร่วมเพื่อทำให้ทิศทางของคุณดียิ่งขึ้น

พนักงานใหม่ทุกคนควรกรอกโปรแกรมการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการปรับตัวให้เข้ากับงานและสภาพแวดล้อมในการทำงานของพวกเขาและเพื่อปลูกฝังทัศนคติเชิงบวกและแรงจูงใจในการทำงานตั้งแต่เริ่มต้น

โครงการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ที่มีน้ำใจสามารถลดการหมุนเวียนและช่วยองค์กรหลายพันดอลลาร์ เหตุผลหนึ่งที่ผู้คนเปลี่ยนงานคือพวกเขาไม่เคยรู้สึกยินดีหรือเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรที่พวกเขาเข้าร่วม

คุณต้องรวมอะไรในกระบวนการ

หลักการสำคัญที่สุดในการถ่ายทอดระหว่างการปฐมนิเทศคือความมุ่งมั่นของคุณในการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง ด้วยวิธีนี้พนักงานใหม่จะรู้สึกสะดวกสบายกับการถามคำถามเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็นในการเรียนรู้แก้ปัญหาและตัดสินใจ

กระบวนการปฐมนิเทศที่ดีใช้พลังงานเวลาและความมุ่งมั่น อย่างไรก็ตามมันมักจะจ่ายสำหรับพนักงานแต่ละคนแผนกและองค์กร ตัวอย่างหนึ่งคือความสำเร็จของ Mecklenburg County (นอร์ทแคโรไลนา) ในการปรับปรุงโปรแกรมการปฐมนิเทศพนักงาน

นายจ้างต้องการมีชีวิตอยู่ต่อความเชื่อถือของพนักงานซึ่งเป็นทรัพยากรที่ยิ่งใหญ่ที่สุดขององค์กร ในปี 1996 ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของความคิดริเริ่มที่ใหญ่กว่าในการออกแบบบริการใหม่เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าเจ้าหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ของ Mecklenburg County ได้ตัดสินใจอย่างชาญฉลาด พวกเขาดูพนักงานใหม่เป็นส่วนหนึ่งของฐานลูกค้าและถามลูกค้าว่าต้องการอะไร

พนักงานถูกถามในสิ่งที่พวกเขาต้องการและต้องการจากการปฐมนิเทศ พวกเขายังถูกถามว่าชอบอะไรและไม่ชอบการปฐมนิเทศ พนักงานใหม่ถูกถามในสิ่งที่พวกเขาอยากรู้เกี่ยวกับองค์กร นอกจากนี้ผู้จัดการอาวุโสขององค์กรถูกถามในสิ่งที่พวกเขาเชื่อว่าเป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานที่จะเรียนรู้เมื่อเข้าร่วมบัญชีเงินเดือนเคาน์ตี

จากการใช้คำติชมที่รวบรวมจากพนักงานเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมด้านทรัพยากรบุคคลของ Mecklenburg ตระหนักดีว่าการตอบสนองความต้องการของพนักงานต้องใช้เวลาฝึกอบรมมากกว่าครึ่งวัน ผู้ฝึกสอนสร้างแนวทางหนึ่งวันที่ให้พนักงานในสิ่งที่พวกเขาพูดว่าพวกเขาต้องการและสิ่งที่ผู้บริหารระดับสูงเชื่อว่าพนักงานต้องการทราบ

โดยพื้นฐานแล้วตอนนี้การผสมผสานการปฐมนิเทศประกอบด้วยหัวข้อที่น่าตื่นเต้นน้อยกว่าเช่น W-2s และนโยบายและขั้นตอนต่าง ๆ แต่ยังรวมถึงรายละเอียดที่ให้พนักงานทราบบางสิ่งเกี่ยวกับองค์กร

ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการวางแผนการปฐมนิเทศพนักงานที่เป็นประโยชน์และสนุกสนาน?

คำถามการวางแผนที่สำคัญ

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรมนุษย์และผู้จัดการสายงานจำเป็นต้องพิจารณาคำถามการวางแผนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ที่สำคัญก่อนที่จะดำเนินการหรือปรับปรุงโปรแกรมปัจจุบัน นี่เป็นคำถามสำคัญที่ต้องถาม

• พนักงานใหม่ต้องทำอะไรในสิ่งที่ต้องรู้เกี่ยวกับสภาพแวดล้อมในการทำงานที่จะทำให้พวกเขารู้สึกสะดวกสบายมากขึ้น?
• คุณต้องการสร้างความประทับใจและผลกระทบอะไรในวันแรกของพนักงานใหม่
• นโยบายและขั้นตอนสำคัญใดที่พนักงานต้องระวังในวันแรกเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในวันที่สอง มุ่งเน้นในประเด็นสำคัญ
• คุณสามารถจัดหาสิ่งพิเศษอะไรบ้าง (โต๊ะทำงานพื้นที่อุปกรณ์คำแนะนำพิเศษ) เพื่อทำให้พนักงานใหม่รู้สึกสะดวกสบายยินดีต้อนรับและปลอดภัย?
• ประสบการณ์เชิงบวกอะไรที่คุณสามารถให้กับพนักงานใหม่ที่เธอสามารถพูดคุยกับครอบครัวเมื่อสิ้นสุดวันแรกของการทำงาน ประสบการณ์ควรเป็นสิ่งที่ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกถึงคุณค่าขององค์กร
• คุณจะช่วยให้หัวหน้างานของพนักงานใหม่พร้อมใช้งานกับพนักงานใหม่ในวันแรกเพื่อให้ความสนใจส่วนตัวและถ่ายทอดข้อความที่ชัดเจนว่าพนักงานใหม่เป็นส่วนสำคัญในทีมงานได้อย่างไร

วิธีการวางเท้าที่ดีที่สุดของคุณสำหรับพนักงานใหม่

เนื่องจากการแสดงผลครั้งแรกมีความสำคัญต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสำหรับการก้าวไปข้างหน้าให้ดีที่สุด ขอให้สนุก ตั้งสมาธิในหัวข้อที่สำคัญมากของคู่มือเท่านั้น เล่นบางเกม - สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้คนเรียนรู้ เกมรวมถึง:

จับคู่ภาพ: หลังทัวร์ พนักงานแต่ละคนมีรูปถ่ายของพนักงานคนอื่น ๆ และรายชื่อ วัตถุคือการจับคู่ชื่อกับใบหน้า

ล่าลายเซ็น: ในขณะที่พนักงานกำลังเยี่ยมชมสถานที่ปฏิบัติงานให้พวกเขามีชื่อของ บริษัท ร่วมหลายคนที่พวกเขาจะประชุม พวกเขาจะถูกขอให้รับลายเซ็นของคนที่พวกเขาพบ พนักงานที่ได้รับลายเซ็นที่ดีที่สุดจากเพื่อนร่วมงานรายใหม่หลายคนจะได้รับรางวัล

เกมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่พนักงานได้เรียนรู้ในระหว่างการปฐมนิเทศนั้นเป็นหลักประกันที่มีประสิทธิภาพซึ่งการปฐมนิเทศประสบความสำเร็จ

ขั้นตอนในการสร้างการจ้างงานใหม่

• เริ่มต้นกระบวนการก่อนที่คนใหม่จะเริ่มทำงาน ส่งระเบียบวาระการประชุมไปยังพนักงานใหม่พร้อมจดหมายตอบรับเพื่อที่พนักงานจะได้รู้ว่าจะต้องทำอะไร ไม่ขาดการติดต่อหลังจากเขาหรือเธอยอมรับตำแหน่งเพื่อตอบคำถาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพื้นที่ทำงานของบุคคลใหม่พร้อมสำหรับวันแรกของการทำงาน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเพื่อนร่วมงานสำคัญรู้ว่าพนักงานกำลังเริ่มต้นและสนับสนุนให้พวกเขามาพูดว่า "สวัสดี" ก่อนเริ่มปฐมนิเทศ จดหมายต้อนรับของพนักงานใหม่พร้อมระเบียบวาระการประชุมช่วยให้เพื่อนร่วมงานสามารถติดต่อกับพนักงานใหม่และกำหนดการของเธอได้
• มอบหมายที่ปรึกษาหรือเพื่อนเพื่อแสดงบุคคลใหม่ ๆ รอบตัวทำการแนะนำตัวและเริ่มการฝึกอบรม ปล่อยให้ผู้ให้คำปรึกษามีประกาศอย่างเพียงพอเพื่อให้พวกเขาสามารถเตรียมการได้ ความสัมพันธ์การให้คำปรึกษาควรดำเนินต่อไปเป็นเวลา 90 วันและอาจดำเนินต่อไปได้อีกมากหากทั้งคู่ทำการเชื่อมต่อที่ดี ความสัมพันธ์หลายอย่างดำเนินไปเป็นเวลาหลายปีและอาจกลายเป็นผู้สนับสนุน
• เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน ผู้คนจะทำงานได้เร็วขึ้นหากพวกเขามีพื้นฐานที่มั่นคงในความรู้พื้นฐานที่พวกเขาจำเป็นต้องเข้าใจในงานของพวกเขา มุ่งเน้นไปที่สาเหตุที่เมื่อไรที่ไหนและอย่างไรก่อนที่จะคาดหวังว่าพวกเขาจะจัดการงานที่มอบหมายหรือโครงการขนาดใหญ่ อย่าครอบงำพวกเขาด้วยข้อมูลมากเกินไป
• จัดเตรียมตัวอย่างเกี่ยวกับวิธีการกรอกแบบฟอร์มและรายละเอียดงานของบุคคลด้วยแพ็คเก็ตการปฐมนิเทศ
• ขอให้สนุก ตั้งสมาธิในหัวข้อที่สำคัญมากของคู่มือเท่านั้น เล่นบางเกม - สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้คนเรียนรู้
• ระบุรายการคำถามที่พบบ่อยกับผู้ติดต่อและหมายเลขโทรศัพท์หรือส่วนขยาย
• วางแผนที่จะพาพนักงานใหม่ไปทานอาหารกลางวันหรือขอให้ผู้อื่นเข้าร่วมพนักงานใหม่ในห้องอาหารกลางวันหรือในห้องประชุมกับสมาชิกคนอื่น ๆ ของแผนก วันแรกของการทำงานไม่ใช่วันที่จะออกจากพนักงานใหม่คนเดียวในช่วงอาหารกลางวัน
• เป็นเวลาที่ดีสำหรับหัวหน้างานที่จะพาพนักงานไปทานอาหารกลางวันรวมถึงเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ และทำให้แน่ใจว่าพนักงานสบายใจ นอกจากนี้ยังเป็นสภาพแวดล้อมที่ยอดเยี่ยมที่พนักงานจะได้รู้จักซึ่งกันและกันและผู้ร่วมงานใหม่
• ระลึกถึงครอบครัวของคนใหม่ งานใหม่หมายถึงการปรับเปลี่ยนสำหรับทั้งครอบครัวโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาย้ายที่อยู่ ทำสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อลดการเปลี่ยนแปลงและช่วยให้พวกเขารู้สึกสะดวกสบายในชุมชน
• ขอคำติชม ค้นหาจากการว่าจ้างใหม่ในอดีตว่าพวกเขารับรู้กระบวนการปฐมนิเทศอย่างไรและอย่ากลัวที่จะเปลี่ยนแปลงตามคำแนะนำเหล่านั้น คุณสามารถส่งการประเมินผลสองถึงสี่สัปดาห์หลังจากพนักงานเริ่มและถามว่า: ตอนนี้คุณได้อยู่กับ บริษัท ในขณะที่การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ตรงกับความต้องการของคุณหรือไม่?

  หลังจากพนักงานทำงานให้คุณมาพักหนึ่งแล้วเขาก็ค้นพบสิ่งที่เขาควรจะเรียนรู้ แต่ไม่ได้อยู่ในทิศทางที่ถูกต้อง ที่ Mecklenburg County หลังจากกระบวนการออกแบบของพวกเขาหนึ่งในผู้ฝึกสอน Allyson Birbiglia กล่าวว่า "เราตระหนักดีว่าเราต้องปรับปรุงการวางแนวอย่างต่อเนื่องเพื่อตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของลูกค้าของเราตอนนี้สิ่งที่ใช้ได้อาจไม่ดีต่อพนักงานของเราในเดือนหน้า ปี."

โปรแกรมปฐมนิเทศที่มีประสิทธิภาพหรือขาดหนึ่งจะสร้างความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญในวิธีการที่พนักงานใหม่ได้อย่างรวดเร็วกลายเป็นผลิตผลและมีผลกระทบระยะยาวอื่น ๆ ในองค์กรของคุณ การสิ้นสุดของวันแรกสิ้นสุดสัปดาห์แรกการสิ้นสุดของแต่ละวันในการจ้างงานของคุณนั้นสำคัญพอ ๆ กับการเริ่มต้น

ช่วยให้พนักงานของคุณรู้สึกว่าคุณต้องการให้พวกเขากลับมาในวันถัดไปและต่อไปและต่อไป

----------------------------------------------------------

Dr. Judith Brown เป็นผู้จัดการโครงการด้านนโยบายและการจัดการประสิทธิภาพที่ Naval Intelligence