ให้ความมั่นใจแก่เจ้านายของคุณด้วยแผนการจัดการความเสี่ยง

ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดมีความมั่นใจเต็มที่กับผู้จัดการสายงานและผู้สนับสนุนโครงการ ผู้บริหารที่อยู่เบื้องหลังโครงการเชื่อว่าพวกเขาเมื่อพวกเขากล่าวว่าพวกเขาต้องการเงินทุนเพิ่มเติมทรัพยากรเพิ่มเติมหรือช่วยในการแก้ไขปัญหา

เมื่อคุณทำงานในสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงคุณจำเป็นต้องมีชุดอุปกรณ์ที่เหมาะสม เช่นเดียวกับคนยกขึ้นที่มีกระเป๋าเป้สะพายหลังของเชือกและค้อนคุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือในการจัดการกับความเสี่ยงของโครงการด้วย

คุณสามารถเพิ่มความมั่นใจของผู้จัดการในโครงการด้วยแผนการจัดการความเสี่ยง กระบวนการ 5 ขั้นตอนง่าย ๆ สามารถเปลี่ยนวิธีการที่เจ้านายของคุณเห็นโครงการของคุณ (และคุณ)

การบริหารความเสี่ยงในการบริหารโครงการคืออะไร?

การจัดการความเสี่ยงในการจัดการโครงการเป็นกระบวนการของการระบุประเมินและตอบสนองต่อความเสี่ยงของโครงการ

ความเสี่ยงของโครงการเป็นสิ่งที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ (ในเชิงบวกหรือเชิงลบ แต่โดยทั่วไปคนตีความความเสี่ยงเป็นเหตุการณ์ที่จะมีผลกระทบเชิงลบต่อโครงการ)

ไม่ว่าโครงการของคุณจะใหญ่หรือเล็กก็จะมีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง สิ่งเหล่านี้อาจเป็นความเสี่ยงของขบวนพาเหรดโรงเรียนของคุณที่ถูกฝนตกไปจนถึงความเสี่ยงที่ราคาจะเพิ่มขึ้นเป็นส่วนประกอบที่สำคัญของแผงวงจรใหม่ของคุณ

ความเสี่ยงของโครงการหากไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้องสามารถทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จได้ยากขึ้น ความเสี่ยงที่ไม่ได้ตรวจสอบสามารถเพิ่มเวลาให้กับตารางงานของคุณทำงานให้กับเวลาและเงินของคุณกับงบประมาณของคุณ ผู้จัดการรู้สึกกังวลกับเรื่องแบบนี้ ทั้งหมดนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยแผนการจัดการความเสี่ยง

การวางแผนการบริหารความเสี่ยง

แผนการจัดการความเสี่ยงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มความมั่นใจของคุณเองในความสามารถของทีมงานโครงการของคุณในการส่งมอบ - และนั่นจะทำให้ความเชื่อมั่นของผู้จัดการของคุณเพิ่มขึ้น คุณต้องการให้พวกเขาเชื่อว่าคุณทำได้และคุณต้องการให้พวกเขาตระหนักถึงสิ่งที่อาจทำให้คุณไม่สามารถส่งมอบโครงการได้สำเร็จ แผนการจัดการความเสี่ยงเป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการทำเช่นนั้น

และคาดเดาอะไร มันง่ายมากที่จะเริ่มต้น

การบริหารความเสี่ยงของโครงการเป็นกระบวนการที่ง่าย 5 ขั้นตอน อย่าทำให้ซับซ้อนกว่าที่ควรจะเป็น นี่คือสิ่งที่คุณสามารถเริ่มต้นได้ในวันนี้เตรียมที่จะพูดคุยในการประชุมครั้งต่อไปของคุณและทำให้เสร็จเมื่อมีคนพิมพ์นาที

กระบวนการจัดการความเสี่ยง 5 ขั้นตอน

เช่นเดียวกับส่วนต่าง ๆ ของการจัดการโครงการการจัดการความเสี่ยงเป็นกระบวนการ 5 ขั้นตอนคือ:

1. เริ่มต้น
2. แยกแยะ
3. ประเมินผล
4. การตอบสนองตามแผน
5. Implement

หากข้อกำหนดเหล่านี้ไม่ได้มีความหมายต่อคุณมากนักในตอนนี้โปรดยึดติดกับมัน - ฉันจะอธิบายทุกอย่าง

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้น

ก่อนอื่นคุณต้องกำหนดบริบทสำหรับการจัดการความเสี่ยงของคุณในสภาพแวดล้อมการจัดการโครงการ

อาจมีการทำงานที่น่ากลัวมากมายที่นี่เพราะมีบางคนใน บริษัท ของคุณได้เตรียมนโยบายความเสี่ยงขององค์กรไว้แล้วและสิ่งที่คุณต้องทำก็คือติดตาม สิ่งนี้จะอธิบายถึงแนวทางของ บริษัท ที่มีความเสี่ยงและอาจมอบอำนาจแม่แบบที่คุณต้องการ เทมเพลตช่วยให้คุณประหยัดงานเสมอดังนั้นระวังให้ดีสำหรับคนเหล่านั้นด้วย!

แม้ว่าคุณจะไม่มีนโยบายความเสี่ยงขององค์กรคนอื่นที่จัดการโครงการเคียงข้างคุณอาจมีแผนการจัดการความเสี่ยงของโครงการที่คุณสามารถคัดลอกได้ ทำไมต้องคิดค้นล้อใหม่ การใช้เอกสารซ้ำเป็นสิ่งจำเป็นหากคุณต้องการประหยัดเวลาและทำงานให้เสร็จมากขึ้น

ใช้สิ่งที่คุณค้นพบเพื่อจัดทำแผนการจัดการความเสี่ยงสำหรับโครงการของคุณ นี่เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการโครงการโดยรวมของคุณและพูดคุยเกี่ยวกับวิธีการจัดการความเสี่ยงในโครงการของคุณ

หากคุณไม่รู้ว่าจะใส่อะไรให้อ่านต่อ! ขั้นตอนต่อไปจะทำให้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่จะพูดคุยเกี่ยวกับแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ

สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความมั่นใจโดย: แสดงผู้จัดการของคุณว่าคุณมีวิธีจัดการกับความไม่แน่นอนในโครงการของคุณและคุณจะจัดการความเสี่ยงอย่างแข็งขัน

ขั้นตอนที่ 2: ระบุ

เมื่อคุณได้รับแนวทางแล้วคุณสามารถเริ่มทำงานได้

ตอนนี้คุณสามารถระบุความเสี่ยงที่จะส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ นี่เป็นเพียงภาพรวมของเวลาและการลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณเป็นสิ่งที่คุณต้องการกลับมาครั้งแล้วครั้งเล่าเพื่อให้แน่ใจว่ามีสิ่งใหม่ ๆ

คุณสามารถระบุความเสี่ยงโดยใช้รายการตรวจสอบความเสี่ยงทั่วไปสัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ (โดยเฉพาะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ยากเนื่องจากพวกเขามักจะพูดถึงสิ่งที่อาจผิดพลาด) การระดมสมองและใช้สามัญสำนึกของคุณ

คุณกำลังมองหาสิ่งที่อาจทำให้เกิดปัญหาหากพวกเขาเคยเกิดขึ้น (โปรดจำไว้ว่ายังไม่ได้รับความเสี่ยงปัญหาของโครงการคือสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว)

ไม่ว่าคุณจะทำอะไรคุณควรเกี่ยวข้องกับคนอื่นอย่างแน่นอน เพียงอย่างเดียวคุณจะไม่มีภาพรวมและคุณจะได้สิ่งที่ขาดหายไป

ความเสี่ยงสามารถและควรระบุโดยใคร ในฐานะผู้จัดการโครงการงานของคุณคือสนับสนุนให้เพื่อนร่วมงานของคุณเพิ่มความเสี่ยงกับคุณเพื่อให้เป็นทีมที่คุณสามารถทำอะไรกับพวกเขาได้

ความเสี่ยงทั้งหมดที่ระบุควรบันทึกไว้ในทะเบียนความเสี่ยง หากคุณมีผู้ประสานงานโครงการในทีมหรือผู้สนับสนุนโครงการพวกเขาก็สามารถทำได้ มิฉะนั้นจะเป็นส่วนหนึ่งของงานด้านการดูแลระบบที่คุณต้องทำ

สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความมั่นใจโดย: แสดงให้เห็นว่าคุณตระหนักถึงความเสี่ยงที่สำคัญที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณและคุณมีวิธีการในการรับรู้ถึงความเสี่ยงใหม่อย่างต่อเนื่อง

ขั้นตอนที่ 3: ประเมินผล

ความเสี่ยงจะถูกประเมินความน่าจะเป็นและผลกระทบ บทความโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการประเมินความเสี่ยงของโครงการครอบคลุมถึงคุณ อ่านให้ดีถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับกระบวนการ

นอกจากนี้คุณยังสามารถประเมินความใกล้เคียงซึ่งหมายถึงความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นใกล้เวลา ความเสี่ยงที่มีความใกล้เคียงสูงจะเกิดขึ้นในไม่ช้า ความเสี่ยงที่มีความใกล้เคียงต่ำอาจเกิดขึ้นได้ในอนาคตอันใกล้ สิ่งนี้สามารถให้ปัจจัยอื่นแก่คุณในการจัดลำดับความสำคัญของเวลาและพลังงานเมื่อต้องรับมือกับความเสี่ยง

สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความมั่นใจโดย: การทำให้มั่นใจว่าผู้จัดการของคุณและทุกคนในทีมมีความคิดที่ชัดเจนว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากความเสี่ยงเหล่านี้เกิดขึ้นจริง

ขั้นตอนที่ 4: การตอบสนองตามแผน

ตอนนี้เรามาถึงส่วนเนื้อของแผนจัดการความเสี่ยงของคุณ ในขั้นตอนนี้คุณจะหาวิธีจัดการความเสี่ยงโดยการระบุคำตอบที่เหมาะสม

เราทำเช่นนี้เพราะจนถึงตอนนี้สิ่งที่คุณได้รับคือรายการของสิ่งที่อาจเกิดขึ้นในการทิ้งโครงการของคุณในอนาคต ผู้จัดการของคุณจะต้องรู้อะไรต่อไปคือ: คุณจะทำอย่างไรกับเรื่องนี้?

โดยทั่วไปมี 4 สิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดการและจัดการความเสี่ยงของโครงการ พวกเขาเป็น:

• หลีกเลี่ยง
• โอน
• บรรเทา (เช่นลด)
• ยอมรับ.

รายละเอียดเหล่านี้กล่าวถึงในรายละเอียดในการดำน้ำลึกในกลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงสำหรับความเสี่ยงด้านลบ

ความเสี่ยงของคุณบางอย่างอาจมีผลในเชิงบวก ตัวอย่างเช่น: มีความเสี่ยงที่คุณจะขายผลิตภัณฑ์ใหม่ของคุณมากจนคุณพลาดสายโทรศัพท์ นั่นจะเป็นปัญหาที่ดีที่จะมี แต่ก็ยังมีความเสี่ยงที่เราควรวางแผน

มีหลายวิธีที่คุณสามารถเตรียมรับความเสี่ยงในเชิงบวกที่เกิดขึ้น ได้แก่:

• เอาเปรียบ
• หุ้น
• เสริม
• ยอมรับ.

เหล่านี้จะกล่าวถึงในรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับกลยุทธ์การตอบสนองความเสี่ยงสำหรับความเสี่ยงเชิงบวก

คุณจะต้องกำหนดกลยุทธ์การตอบสนองที่ดีที่สุดสำหรับทุกความเสี่ยงในการลงทะเบียนของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจตัดสินใจว่าความเสี่ยงของการยุบหลังคาโรงงานเป็นสิ่งที่คุณจะต้องยอมรับเพราะมันไม่น่าจะเกิดขึ้น อย่างไรก็ตามความเสี่ยงที่อาหารเป็นพิษจะมีอยู่ครึ่งหนึ่งในพนักงานของคุณ หากมันเคยเกิดขึ้นมาก่อนและมีแนวโน้มค่อนข้างเว้นแต่คุณจะทำอะไรเกี่ยวกับเรื่องนี้คุณจะต้องลดความเสี่ยงลง

เมื่อการตอบสนองถูกระบุและตกลงเจ้าของความเสี่ยงสามารถได้รับการแต่งตั้งเพื่อดำเนินการตามแผนปฏิบัติการบริหารความเสี่ยง กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณต้องมีคนรับผิดชอบในการมองเห็นงานที่คุณเห็นด้วย

สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความมั่นใจโดย: แสดงผู้จัดการของคุณว่าคุณได้พิจารณาแล้วว่าต้องทำอะไรเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ ที่อาจทำให้เกิดปัญหาสำหรับโครงการของคุณและคุณกำลังวางแผนเพื่อลดความไม่แน่นอนและความเสี่ยงในโครงการ

ขั้นตอนที่ 5: ใช้งาน

แผนการจัดการความเสี่ยงของคุณควรรวมถึงผู้ที่จะรับผิดชอบในการทำกิจกรรมการลดความเสี่ยงสำหรับความเสี่ยงแต่ละอย่าง ตอนนี้พวกเขาควรทำงานผ่านงานเหล่านั้นเพื่อให้คุณจัดการความเสี่ยงแบบเปิด

สิ่งนี้ช่วยเพิ่มความมั่นใจโดย: แสดงให้เห็นว่าคุณและทีมงานโครงการของคุณสามารถทำตามสิ่งที่คุณพูดได้ จากการรายงานถึงสิ่งที่คุณประสบความสำเร็จและความเสี่ยงที่คุณได้ลดลงมันแสดงให้เห็นว่าทีมผู้บริหารของคุณมีความจริงจังกับการส่งมอบและทำสิ่งที่จะทำให้โครงการของคุณประสบปัญหาในอนาคต

เมื่อความเสี่ยงได้ผ่านไปแล้ว - เมื่อไม่มีความเกี่ยวข้องกันอีกต่อไปเพราะอาจเกิดขึ้นหรือไม่สามารถเกิดขึ้นได้อีกต่อไป - คุณสามารถปิดความเสี่ยงได้จากการลงทะเบียนความเสี่ยง

การจัดทำแผนการจัดการความเสี่ยงของโครงการนี้สามารถทำให้คุณแตกต่างจากผู้จัดการคนอื่น หัวหน้าของคุณจะมีหลักฐานว่าคุณสามารถคิดอย่างมีกลยุทธ์และสร้างสรรค์เกี่ยวกับสิ่งที่อาจทำให้โครงการของคุณติดขัดและที่สำคัญที่สุดคือทำอะไรกับมัน คุณจะเป็นคนที่จัดการกับปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้นกวาดล้างสิ่งกีดขวางบนถนนและเตรียมพร้อมสำหรับทุกสิ่ง!

การถูกมองว่าเป็นคนดีในการจัดการความเสี่ยงของโครงการเป็นวิธีที่แน่นอนที่จะถูกมองว่าเป็นคู่ที่ปลอดภัยหรือมือจากการจัดการ คุณไม่ต้องการประสบการณ์หรือใบรับรองจำนวนมากในการเริ่มต้นจัดการความเสี่ยงของโครงการให้ประสบความสำเร็จ (แม้ว่าจะมีคุณสมบัติที่เป็นทางการในการจัดการความเสี่ยง) กระบวนการ 5 ขั้นตอนง่าย ๆ นี้จะหมายความว่าการจัดการความเสี่ยงของโครงการจะถูกฝังอยู่ในแผนโครงการของคุณ