วิธีเรียกใช้การประชุมที่มีประสิทธิภาพที่ให้ผลลัพธ์

ผู้คนใช้เวลามากมายในการประชุมทางธุรกิจซึ่งการเปลี่ยนเวลาการประชุมไปสู่ผลลัพธ์ที่ยั่งยืนนั้นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กรที่ประสบความสำเร็จ การดำเนินการที่ทำให้การประชุมทางธุรกิจประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการจัดการโดยผู้นำการประชุมก่อนระหว่างและหลังการประชุม

หากคุณใช้ประโยชน์จากเคล็ดลับการจัดการการประชุมทางธุรกิจสิบสองการประชุมและทีมของคุณจะทำงานได้ดีขึ้นและให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

การดำเนินการก่อนการประชุมทางธุรกิจ

การดำเนินการก่อนการประชุมทางธุรกิจจะกำหนดรากฐานเพื่อให้บรรลุผลการประชุม คุณสามารถติดตามผลที่จำเป็นทั้งหมดได้ แต่หากไม่มีการเตรียมงานคุณจะไม่ประสบความสำเร็จ

วางแผนการประชุมทางธุรกิจ

การประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพที่สร้างผลลัพธ์เริ่มต้นด้วยการวางแผนอย่างชาญฉลาด ก่อนอื่นให้ระบุว่าคุณต้องการพนักงานคนอื่น ๆ เพื่อช่วยคุณวางแผนการประชุมหรือไม่ (เช่นดึงผู้คนจากแผนกต่างๆ) จากนั้นตัดสินใจว่าคุณหวังว่าจะบรรลุผลสำเร็จด้วยการจัดการประชุมและกำหนดเป้าหมายที่เป็นไปได้สำหรับการประชุมของคุณ

เป้าหมายที่คุณกำหนดไว้สำหรับการประชุมทางธุรกิจของคุณจะกำหนดกรอบการทำงานสำหรับแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ดังสตีเฟ่นโคฟวี่กล่าวใน "เจ็ดนิสัยของคนที่มีประสิทธิภาพสูง" "เริ่มต้นด้วยจุดจบในใจ" จุดประสงค์ในการประชุมของคุณจะกำหนดจุดเน้นการประชุมวาระการประชุมและผู้เข้าร่วมที่คุณจะต้องเข้าร่วมการประชุม

ทำให้แน่ใจว่าคุณต้องการประชุม

มันอาจฟังดูย้อนหลัง แต่เมื่อคุณพัฒนาแผนการประชุมทางธุรกิจของคุณแล้วให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมนั้นเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการบรรลุเป้าหมายที่คุณกำหนดไว้ การจัดการประชุมถือเป็นเรื่องที่มีค่าใช้จ่ายสูงเมื่อคุณพิจารณาถึงต้นทุนที่เรียกเก็บได้จากผู้เข้าร่วมประชุม ใช้ความพยายามทุกวิถีทางเพื่อพิจารณาว่าการประชุมเป็นโอกาสที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาปรับปรุงกระบวนการหรือสร้างกลยุทธ์ระยะยาวหรือระยะสั้นสำหรับทีมหรือแผนกของคุณ

ให้แน่ใจว่ามีส่วนร่วมที่เหมาะสมในที่ประชุม

หากการประชุมทางธุรกิจเป็นวิธีที่เหมาะสมในการบรรลุเป้าหมายของคุณให้ตรวจสอบกับผู้เข้าร่วมที่จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุมเพื่อให้การประชุมประสบความสำเร็จ สิ่งนี้อาจฟังดูไม่เป็นเรื่องง่าย แต่เป็นการเดินทางไปยังผู้นำที่น่ารังเกียจ - ผู้เข้าร่วมประชุมคนสำคัญจะต้องสามารถเข้าร่วมการประชุมได้

บางครั้งผู้คนส่งผู้แทนเข้ามา หากตัวแทนเข้าร่วมในสถานที่ของผู้มีอำนาจตัดสินใจที่สำคัญตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกที่ได้รับมอบหมายมีอำนาจในการตัดสินใจขั้นสุดท้ายที่สามารถลงชื่อได้ มิฉะนั้นเลื่อนการประชุม

แจกจ่ายและตรวจสอบงานล่วงหน้าก่อนการประชุม

คุณเข้าร่วมการประชุมกี่ครั้งที่เริ่มต้นด้วยผู้ดำเนินการประชุมที่ส่งกระดาษรีมหรือทำการนำเสนอ PowerPoint เพื่อเริ่มการสนทนา มันน่าหงุดหงิดเพราะลงไปสู่ยุทธวิธีทองเหลือง การประชุมจะกลายเป็นการอ่านเป็นกลุ่ม - แทบจะไม่ได้ผลสำหรับธุรกิจของคุณ

คุณสามารถทำให้การประชุมทางธุรกิจมีประสิทธิผลมากที่สุดและมั่นใจในผลลัพธ์โดยการเตรียมงานล่วงหน้าที่จำเป็นล่วงหน้าก่อนการประชุม การให้ข้อมูลก่อนการทำงานแผนภูมิกราฟและวัสดุการอ่าน 48 ชั่วโมงก่อนเริ่มการประชุมหมายความว่าทุกคนเตรียมพร้อมที่จะกระโดดเข้ามา

เอกสารที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายการประชุมสามารถรวมสิ่งต่อไปนี้:

• รายงานและข้อมูล
• แผนภูมิและลิงค์ไปยังข้อมูลการแข่งขัน
• ยอดขายเดือนต่อวัน
• แผนการผลิต
• สไลด์ Microsoft PowerPoint ที่แสดงจุดอภิปรายที่สำคัญ
• รายงานการประชุมบันทึกและติดตามผลจากการประชุมก่อนหน้าหรือการประชุมและโครงการที่เกี่ยวข้อง

การดำเนินการในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ

ในระหว่างการประชุมทางธุรกิจหากคุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพคุณจะสร้างความกระตือรือร้นสำหรับหัวข้อและสร้างความมุ่งมั่นจากผู้เข้าร่วม ผู้คนจะรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของบางสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่าความท้าทายในแต่ละวัน ดังนั้นการประชุมที่ใช้งานง่ายซึ่งกำหนดขั้นตอนการติดตามจะทำให้เกิดผลการประชุม

การอำนวยความสะดวกในการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

ผู้นำการประชุมกำหนดเสียงที่เป็นบวกและมีประสิทธิผลสำหรับการโต้ตอบระหว่างผู้เข้าร่วมประชุม การอำนวยความสะดวกในการประชุมที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการทบทวนเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการประชุมและวาระการประชุม ผู้อำนวยความสะดวกช่วยให้สมาชิกในกลุ่มมีสมาธิและมีประสิทธิผล

การออกแบบการประชุมและวาระการประชุมกำหนดกรอบการประชุม ผู้อำนวยความสะดวกที่มีประสิทธิภาพซึ่งคอยติดตามผู้เข้าร่วมมั่นใจความสำเร็จของผลลัพธ์ที่คาดหวังและต้องการจากการประชุม

ให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีส่วนร่วมในการกระทำที่เป็นไปได้

เวิร์กกรุ๊ปทุกคนมีบุคลิกที่แตกต่างกันซึ่งจะปรากฏขึ้นสำหรับการประชุม คุณมีเพื่อนร่วมงานที่เงียบสงบเช่นเดียวกับคนที่พยายามครอบงำทุกประเด็นการสนทนา ไม่ว่าจะอำนวยความสะดวกหรือเข้าร่วมการประชุมคุณจำเป็นต้องมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมแต่ละคนในกระบวนการของเป้าหมายการประชุม

เพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะลงทุนในหัวข้อการประชุมและจะติดตามผล คุณจะไม่มีสมาชิกหนึ่งคนหรือตัวคุณเองที่พยายามจะแบกรับภาระทั้งหมด

สร้างแผนติดตามผลการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

ในระหว่างการประชุมทางธุรกิจจัดทำแผนติดตามผลพร้อมรายการดำเนินการ แผนที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วย:

• รายการการดำเนินการเฉพาะ
• ชื่อของบุคคลที่เป็นเจ้าของเพื่อทำรายการแอคชันให้สำเร็จ
• วันที่ครบกำหนดของรายการการดำเนินการ
• ฉันทามติเกี่ยวกับสิ่งที่ถือว่าเสร็จสิ้นของรายการการกระทำ

อภิปรายสถานการณ์ในชีวิตจริงและอุปสรรคต่อความสำเร็จที่สมาชิกในทีมอาจประสบเมื่อพวกเขาพยายามทำสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ หากคุณต้องการการประชุมติดตามกำหนดเวลาก่อนที่ผู้เข้าร่วมจะออกเพื่อให้มันอยู่ในปฏิทินของทุกคน

การดำเนินการหลังจากการประชุมทางธุรกิจ

การกระทำและการวางแผนก่อนและระหว่างการประชุมมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้คุณบรรลุผลลัพธ์ที่คาดหวังเป็นบวกและสร้างสรรค์ การกระทำของคุณหลังจากการประชุมมีความสำคัญเช่นกัน การติดตามการประชุมตามกำหนดการครั้งต่อไปนั้นไม่เป็นการลงทุนเพียงพอที่จะทำให้มั่นใจได้ว่าจะได้ผลลัพธ์

เผยแพร่รายงานการประชุม

เผยแพร่รายงานการประชุมและแผนปฏิบัติการของคุณภายใน 24 ชั่วโมง ผู้คนจะมีส่วนร่วมในผลลัพธ์อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดหากพวกเขาเริ่มต้นใช้งานรายการการดำเนินการทันที พวกเขายังมีความทรงจำใหม่ ๆ ของการประชุมจุดอภิปรายต่าง ๆ และเหตุผลสำหรับการประชุมแต่ละรายการ

นอกจากนี้ความล่าช้าในการกระจายนาทีจะส่งผลต่อผลลัพธ์ของคุณเนื่องจากคนส่วนใหญ่รอให้นาทีมาถึงก่อนที่จะแก้ปัญหาข้อผูกพัน

การติดตามการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

การเคารพและสังเกตเส้นตายและการติดตามผลจะช่วยให้คุณบรรลุผลจากการประชุม หลังการประชุมแต่ละคนที่มีรายการการดำเนินการควรจัดทำแผนปฏิบัติการเพื่อให้บรรลุข้อผูกพันของแต่ละคน

ไม่ว่าพวกเขาจะเขียนขั้นตอนในการวางแผนมอบหมายงานให้กับพนักงานคนอื่นหรือทำงานให้เสร็จในทันทีบุคคลนั้นมีหน้าที่ติดตามผล

และคุณสามารถปรับปรุงผลการประชุมได้โดยติดตามแต่ละคนระหว่างการประชุม เป้าหมายของคุณคือการตรวจสอบความคืบหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานกำลังดำเนินการอยู่

ความรับผิดชอบในการติดตามในระหว่างการประชุมครั้งต่อไป

คุณเคยนั่งในการประชุมติดตามผลซึ่งประกอบด้วยผู้เข้าร่วมแต่ละคนบอกกลุ่มว่าทำไมพวกเขาถึงไม่สามารถทำตามข้อผูกพันได้ การสร้างบรรทัดฐานหรือความรับผิดชอบที่กำหนดเองสำหรับผลลัพธ์เริ่มต้นในรอบการประชุมของคุณ

ติดตามโดยผู้อำนวยความสะดวกระหว่างการประชุมช่วย แต่กลุ่มจะต้องล้มเหลวในการรักษาภาระผูกพันที่ไม่สามารถยอมรับได้ ให้ผู้เข้าร่วมรายงานความคืบหน้าและผลลัพธ์ในการประชุมครั้งต่อไปด้วยความคาดหวังว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดจะบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ หากงานหยุดชะงักในการประชุมครั้งต่อไปจะดูว่ามีสิ่งกีดขวางบนถนนที่ถูกกฎหมายเพื่อความคืบหน้าและกำหนดวิธีดำเนินการต่อหรือไม่

สรุปกระบวนการประชุมธุรกิจเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การฝึกฝนการซักถามในการประชุมธุรกิจแต่ละครั้งเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ผู้เข้าร่วมผลัดกันพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่มีประสิทธิภาพหรือไม่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับกระบวนการการประชุมทางธุรกิจในปัจจุบัน พวกเขาพูดคุยถึงความคืบหน้าที่พวกเขารู้สึกว่ากลุ่มกำลังทำในหัวข้อที่อยู่ในมือ