ลดความซับซ้อนและเร่งการจัดส่งบริการทรัพยากรบุคคล

ผู้นำทรัพยากรมนุษย์เป็นแหล่งสนับสนุนและความสะดวกสบายที่สำคัญสำหรับพนักงานทั้งในชีวิตส่วนตัวและในอาชีพ HR เป็นธุรกิจบริการและบริการดังกล่าวรวมถึงการช่วยให้พนักงานพัฒนาอาชีพของพวกเขาและแก้ไขปัญหาระหว่างพนักงานและหัวหน้างานของพวกเขา

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลยังสนับสนุนพวกเขาผ่านเหตุการณ์ที่สำคัญที่สุดและสำคัญยิ่งในชีวิตของพวกเขารวมถึงการแต่งงานการคลอดบุตรและการต่อสู้กับความเจ็บป่วยที่ร้ายแรง

แต่บ่อยครั้งที่บริการด้านการดูแลระบบเป็นประจำเช่นการตอบคำถามเดิมซ้ำ ๆ ซ้ำ ๆ หรือทำธุรกรรมง่าย ๆ ใช้เวลาส่วนใหญ่ของ HR

ลดภาระงานธุรการ

กุญแจสำคัญในการลดภาระงานด้านการบริหารนั้นคือการฝึกอบรมพนักงานให้สามารถพึ่งพาตนเองได้มากขึ้นและทำงานอัตโนมัติมากขึ้นที่ซึ่งการใช้วิธีการจัดการบริการสามารถช่วยได้ การจัดการบริการช่วยลดความยุ่งยากในการส่งมอบบริการการจัดการตามปกติลดเวลาในการมุ่งเน้นกิจกรรมที่มีมูลค่าสูง

องค์กรทรัพยากรบุคคลทั่วไปน่าจะมีระบบสำหรับจัดการข้อมูลพนักงานและกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงิน อย่างไรก็ตามอาจไม่มีระบบอัตโนมัติสำหรับการจัดการการสอบถามพนักงานและการตอบสนองคำขอ

พิจารณาสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อพนักงานได้รับหมายเรียกให้ทำหน้าที่คณะลูกขุน: โอกาสที่ บริษัท จะยังคงต้องอาศัยเอกสารทางกายภาพหรืออีเมลจำนวนหนึ่งเพื่อจัดการกับคำขอของพนักงานในช่วงเวลาที่ไม่ได้ทำงาน

เนื่องจากการโต้ตอบของพนักงานมักถูกติดตามโดยใช้อีเมลและสเปรดชีตคำขอของพนักงานจึงมักถูกมองข้ามหรือถูกมองข้าม ความผิดพลาดเกิดขึ้นทำให้เกิดความยุ่งยากและทำงานเพิ่มเติมสำหรับ HR

ด้วยอีเมลไม่มีวิธีที่ง่ายในการดูว่ามีการหยุดคำขอหรือเพื่อระบุและกำจัดปัญหาคอขวดในกระบวนการ ในทำนองเดียวกันมันก็ยากที่จะวิเคราะห์และตอบสนองต่อความต้องการของพนักงานเช่นการระบุข้อมูลที่ร้องขอบ่อยครั้งและทำให้แน่ใจว่าสิ่งนี้สามารถใช้งานออนไลน์ได้

กระบวนการจัดการแบบแมนนวลทำให้พนักงานไม่พอใจและเป็นเรื่องใหญ่สำหรับทีม HR หนึ่งการสำรวจเมื่อเร็ว ๆ นี้พบว่าพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลใช้เวลาเฉลี่ย 12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการจัดการการโทรและอีเมลของพนักงานเป็นประจำ

แนวทางการจัดการบริการเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงาน

วิธีการจัดการบริการกำจัดกระบวนการที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน ไม่เพียง แต่แทนที่อีเมล - มันจะเปลี่ยนวิธีการที่ HR มีส่วนร่วมกับพนักงาน

คิดว่าการจัดการบริการเป็นส่วนผสมที่ลงตัวของผู้ช่วยฝ่ายบริหารและผู้จัดการโครงการ มันตอบสนองทันทีต่อการร้องขอของพนักงานดำเนินการต่อกรณีดำเนินการด้วยตนเองโดยอัตโนมัติทำซ้ำกระบวนการและแม้กระทั่งจัดการกิจกรรมข้ามแผนกที่ซับซ้อนเช่นการเริ่มทำงานของพนักงานและการขึ้นเครื่อง

การจัดการบริการไม่ลืมหรือทำผิดพลาดติดตามผู้คนให้ทำสิ่งต่าง ๆ อยู่เสมอและแจ้งให้คุณทราบหากมีปัญหาที่ไม่สามารถแก้ไขได้ นอกจากนี้ยังแสดงให้คุณเห็นว่าพนักงานของคุณใช้เวลาที่ใดเพื่อให้คุณสามารถปรับใช้ทรัพยากรได้อย่างเหมาะสมที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตสูงสุด

การจัดการบริการไม่ได้แทนที่ระบบการจัดการทุนมนุษย์ปัจจุบันของคุณซึ่งจะรวมเข้ากับระบบและเสริมให้คุณสามารถมองเห็นและควบคุมงานที่คุณทำส่วนใหญ่ทางอีเมลในวันนี้

นอกจากนี้ยังให้พนักงานมองเห็นในระดับเดียวกัน พวกเขาสามารถเห็นสถานะของการสอบถามได้มากกว่ารู้สึกว่าคำขอของพวกเขาหายไปในหลุมดำในไม่ช้าหลังจากที่พวกเขาส่งคำขอ

ช่วยให้พนักงานมีความสามารถในการกำกับดูแลความคืบหน้าของคำขอลดจำนวนอีเมลติดตามโทรผิดหวังและการเยี่ยมชมทรัพยากรบุคคลด้วยตนเองอย่างมีนัยสำคัญลดภาระงานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลของ HR

ข้อดีของวิธีการจัดการบริการ

การจัดการบริการเริ่มต้นด้วยการเปิดตัวของพอร์ทัลทรัพยากรบุคคลบนเว็บที่พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลทรัพยากรบุคคลและขอบริการทรัพยากรบุคคล โดยหลักการแล้วพนักงานสามารถเข้าถึงพอร์ทัลนี้ได้จากพีซีที่ทำงาน, คอมพิวเตอร์ที่บ้าน, แล็ปท็อปและสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต

สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาสามารถควบคุมความต้องการทรัพยากรบุคคลขั้นพื้นฐานของพวกเขาเช่นการลงทะเบียนสิทธิประโยชน์หรือการอัพเดทสถานะการเปลี่ยนแปลง พนักงานเพียงเลือกบริการจริงที่พวกเขาต้องการจากแคตตาล็อกบริการหรือค้นหาข้อมูลในฐานความรู้ของพอร์ทัล

เมื่อพนักงานส่งคำร้องขอผ่านพอร์ทัลระบบการจัดการบริการจะสร้างเคสและส่งให้โดยอัตโนมัติผ่านกระบวนการเติมเต็มที่สมบูรณ์ ซึ่งรวมถึงการกำหนดเคสให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสมจัดเส้นทางเคสจากบุคคลหนึ่งสู่อีกบุคคลโดยอัตโนมัติในแต่ละขั้นตอนการปฏิบัติตามให้เสร็จสิ้นและรักษาประวัติเคสทั้งหมด

คุณยังสามารถขยายบริการนี้ไปยังแผนกอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นระบบการจัดการบริการสามารถตั้งค่าบัญชี IT หรือร้องขอพื้นที่สำนักงานสำหรับการจ้างใหม่โดยอัตโนมัติซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการออนบอร์ด

ระบบการจัดการบริการจะขับเคลื่อนกระบวนการจัดส่งบริการทรัพยากรบุคคลแบบครบวงจรและรู้ว่ากระบวนการเหล่านี้ทำงานอย่างไร ตัวอย่างเช่นมันสามารถบอกคุณได้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการหยุดเคสเพื่อให้คุณสามารถดำเนินการได้

นอกจากนี้ยังสร้าง KPI ที่หลากหลายและตัวชี้วัดกระบวนการอื่น ๆ เช่นทีมของคุณตอบสนองต่อการสอบถามพนักงานได้ดีเพียงใด นอกจากนี้ยังสามารถวิเคราะห์ประเภทของแบบสอบถามฐานความรู้ทำให้ง่ายต่อการระบุและเติมในช่องว่างเนื้อหาใด ๆ

ข้อสรุป

ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR เลือกที่จะประกอบอาชีพใน HR เพราะพวกเขาต้องการที่จะช่วยเหลือผู้คนไม่ใช้เวลาในการยื่นเอกสารอัปเดตสเปรดชีตและตอบอีเมล บ่อยครั้งที่คำขอทางโลกและกองเอกสารขัดจังหวะการทำงานซึ่งทำให้พวกเขาผิดหวังและพนักงานที่พวกเขาพยายามจะช่วย

HR เป็นผู้ให้บริการและสามารถดูตัวอย่างของผู้ให้บริการเพื่อน, แผนกไอที ไอทีเป็นผู้นำในความพยายามขององค์กรหลายแห่งที่จะใช้ระเบียบวินัยการจัดการบริการเพื่อดำเนินการส่งและปฏิบัติตามคำขอแผนกช่วยเหลือด้านไอทีโดยอัตโนมัติ

การทำงานอัตโนมัติเหล่านี้ช่วยให้ฝ่ายไอทีมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์ที่สามารถช่วยให้ บริษัท บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่กว้างขึ้นและแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของไอที

วิธีการจัดการบริการเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มทรัพยากรบุคคลให้กับผู้นำทางธุรกิจโดยการให้บริการที่มีคุณภาพสูงขึ้นและเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานในขณะที่ลดภาระงานของตัวเองไปพร้อม ๆ กัน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถอุทิศเวลาและความเชี่ยวชาญให้กับกิจกรรมเชิงกลยุทธ์มากขึ้นเพื่อขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า