วิธีการเป็นผู้นำการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

การประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นกิจกรรมที่น่าสนใจและมีพลังงานสูงซึ่งสมาชิกในทีมทำงานร่วมกันเพื่อตัดสินใจหรือแก้ปัญหา น่าเสียดายที่การประชุมหลายครั้งที่เราเข้าร่วมดูเหมือนจะตรงกันข้าม การประชุมที่เลวร้ายที่สุดนำเวลาไปสู่การรวบรวมข้อมูลทำให้ทุกคนมีจิตใจและอารมณ์อ่อนล้าและผิดหวังมากกว่าเล็กน้อย ความแตกต่างคือวิธีการวางแผนและดำเนินการประชุม

ผู้จัดการที่ดีที่สุดเข้าใจถึงความสำคัญของกิจกรรมเหล่านี้และพวกเขาเข้าใจว่าการสร้างการประชุมที่ยอดเยี่ยมนั้นต้องใช้การวางแผนและการพิจารณาอย่างรอบคอบ บทความนี้มีเคล็ดลับสิบประการเพื่อช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากเวลาการทำงานร่วมกันที่มีค่านี้กับทีมของคุณ นี่คือเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีเพิ่มความแข็งแกร่งให้กับการประชุมทีมของคุณ

มีทัศนคติเชิงบวกเกี่ยวกับการประชุม

มันเป็นสิ่งสำคัญที่สุดที่ผู้จัดการสามารถทำได้ในฐานะผู้นำเพื่อปรับปรุงการประชุมของทีม มันน่าแปลกใจที่ผู้จัดการหลายคนภูมิใจที่ประกาศว่าไม่ชอบการประชุม แต่เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่สำคัญแก้ปัญหาตัดสินใจแจ้งแจ้งสร้างแรงบันดาลใจร่วมมือและกระตุ้นผู้จัดการต้องทำงานร่วมกับผู้คน

นั่นหมายถึงบางครั้งทำให้คนเหล่านั้นอยู่ด้วยกันในห้องหรือในการประชุมทางโทรศัพท์และพูดคุยกับพวกเขา การจัดการไม่ได้เกี่ยวกับการนั่งในสำนักงานด้วยการปิดประตูส่งอีเมล ในฐานะผู้นำลองพิจารณาการประชุมเพื่อแสดงถึงความเป็นผู้นำ ถึงเวลาแสดงความเป็นผู้นำไม่ใช่สิ่งที่น่ากลัวเหมือนไปพบทันตแพทย์

จำไว้ว่าคุณเป็นเจ้าของการประชุม

อย่ามอบหมายการวางแผนวาระการประชุมให้กับผู้ช่วยฝ่ายบริหารหรือสมาชิกทีมคนอื่น ในฐานะผู้นำนั้น ของคุณ การประชุมเพื่อวางแผนและดำเนินการ เพื่อทำให้ตัวเองอยู่ในกรอบความคิดที่เหมาะสมให้ถามและตอบคำถามต่อไปนี้: "หลังจากการประชุมครั้งนี้ฉันจะต้องการให้คนเรียนรู้ประสบความสำเร็จหรือแก้ไขได้อย่างไร"

เตรียมวาระการประชุมเสมอ

ทุกสิ่งที่คุณจะได้อ่านเกี่ยวกับการประชุมสถานที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพรวมถึงคำแนะนำในการเตรียมวาระการประชุม ถึงกระนั้นเราทุกคนก็แสดงให้เห็นถึงการประชุมที่ไม่มีวาระพบ การวางแผนกำหนดวาระจะช่วยในการมุ่งเน้นและระบุหัวข้อที่มีความสำคัญสำหรับการประชุม

ขอข้อมูลจากวาระการประชุม

แม้ว่ามันจะเป็นความรับผิดชอบหลักของผู้จัดการในการพัฒนาระเบียบวาระการประชุม แต่สมาชิกในทีมสามารถได้รับเชิญให้มีส่วนร่วมในวาระการประชุม ส่งความคิดมาสองสามวันก่อนการประชุม

Spice It Up

ใส่ความหลากหลายเล็กน้อยในรูปแบบ นี่คือบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อทำให้การประชุมทีมของคุณสนุกขึ้น:

• เชิญวิทยากรรับเชิญ
• เฉลิมฉลองบางสิ่งบางอย่าง
• ดำเนินการ“ การเรียนรู้รอบโต๊ะ” - ให้สมาชิกในทีมผลัดกันสอนบางอย่าง
• ดู Ted Talk ที่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุม
• ดำเนินกิจกรรมการสร้างทีม
• เปลี่ยนสถานที่ (พิจารณาทำการประชุมนอกสถานที่)
• นำอาหารที่สนุกหรือน่าสนใจมาให้
• มีการประชุม“ วาระเดียว”
• ขอการปรับปรุงรอบสายฟ้า
• มีส่วนร่วมของทีมในการระดมสมอง
• เปลี่ยนเก้าอี้หรือเปลี่ยน สิ่งใด เพื่อสลายความน่าเบื่อหน่าย

อนุญาตให้ "พื้นที่สีขาว" สำหรับความคิดสร้างสรรค์และการมีส่วนร่วม

อย่ายัดเยียดไอเท็มมากมายในวาระที่คุณต้องดิ้นรนเพื่อทำให้เสร็จ ให้ออกจากห้องไปก่อนเพื่อคุยกันอย่างเป็นธรรมชาติ หากการประชุมสิ้นสุดเร็วให้ทุกคนไปก่อน ทุกคนชื่นชมเวลาที่พบเช่นกัน

ใช้การประชุมทีมเพื่อทำงานร่วมกัน

แทนที่จะแบ่งปันข้อมูลลองแก้ปัญหาหรือทำงานกับกลุ่มเพื่อตัดสินใจ ใช่มันเป็นเรื่องที่ท้าทายและอาจยุ่ง แต่นั่นคือสิ่งที่เราได้รับจากการประชุมที่คุ้มค่าที่สุด

เบาขึ้น

การเป็นผู้นำการประชุมไม่ได้เกี่ยวกับอวดดีอำนาจหรือการใช้อำนาจในทางที่ผิด การลงโทษใครซักคนที่อยู่ต่อหน้าทีมเป็นตัวอย่างของการทำเช่นนี้ รักษาอารมณ์ขันและความอ่อนน้อมถ่อมตนของคุณ

ติดตาม

ติดตามรายการการดำเนินการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนทำในสิ่งที่พวกเขาบอกว่ากำลังจะทำ เป็นเรื่องน่าผิดหวังที่จะปรากฏตัวในการประชุมครั้งต่อไปและพบว่าครึ่งหนึ่งของทีมไม่ได้สนใจที่จะทำสิ่งที่พวกเขาทำในการประชุมครั้งสุดท้าย ติดตามก่อนการประชุมและให้บุคคลรับผิดชอบต่อภาระผูกพันของตน

เป็นผู้นำแบบอย่าง

การประชุมทีมไม่ใช่เวลาที่จะทำให้ยามของคุณผิดหวังและเตะกลับกับทีมของคุณ ยึดมั่นในตัวคุณและทีมของคุณด้วยมาตรฐานสูงสุดของความประพฤติซึ่งหมายถึงไม่มีเรื่องตลกนอกสีเลือกสมาชิกในทีมความเห็นถากถางดูถูกและเสียดสีหรือทุบตีแผนกหรือการจัดการอื่น ๆ นึกถึงผู้นำที่ใจดีที่คุณต้องการเป็นที่รู้จักจากนั้นจึงแสดงการประชุมทุกครั้ง กำลัง ผู้นำคนนั้น

บรรทัดล่าง

โอกาสในการพบปะและทำงานกับทีมของคุณเป็นสิ่งที่น่าขยะแขยง มีความจำเป็นที่คุณต้องพัฒนาวินัยในการวางแผนและนำไปสู่การประชุมที่ผู้คนให้คุณค่าและผลักดันการริเริ่ม