วิธีการให้ข้อเสนอแนะกับพนักงานฝ่ายรับ

คำติชมเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดในชุดเครื่องมือของผู้จัดการเพื่อเสริมสร้างประสิทธิภาพการทำงาน

• ข้อเสนอแนะในเชิงบวกมุ่งเน้นไปที่การระบุและเสริมพฤติกรรมที่ส่งเสริมประสิทธิภาพสูง
• ความคิดเห็นเชิงสร้างสรรค์ - มักถูกอ้างถึงว่าเป็นผลสะท้อนกลับเชิงลบ - มุ่งเน้นไปที่การระบุและส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรมที่เบี่ยงเบนจากประสิทธิภาพสูง

ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพนั้นขึ้นอยู่กับพฤติกรรม (ไม่ว่าจะเป็นเชิงลบหรือเชิงบวก) และส่งให้ใกล้เคียงกับการเกิดขึ้นมากที่สุด ในขณะที่ผู้เชี่ยวชาญด้านแรงบันดาลใจชื่นชมทั้งความคิดเห็นเชิงบวกและเชิงสร้างสรรค์ผู้จัดการมักจะรู้สึกไม่สบายใจในการส่งมอบมันโดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งที่ถือว่าเป็นลบ ในการสำรวจและการศึกษาวิจัยผู้จัดการที่ต่อสู้กับการให้ข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์มีความกังวลว่าพวกเขาจะไม่ถูกชอบหรือพวกเขากลัวการสร้างเหตุการณ์โดยเสนอการวิจารณ์

ด้วยการติดตามและปฏิบัติตามข้อเสนอแนะที่ระบุไว้ผู้จัดการสามารถนำความกลัวออกจากการตอบรับเชิงลบและเปลี่ยนการสนทนาให้เป็นเหตุการณ์ที่สร้างสรรค์

10 เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณส่งข้อเสนอแนะเชิงลบ

1. ทำให้อารมณ์ของคุณอยู่ภายใต้การควบคุม คุณไม่ต้องการที่จะวิจารณ์การกระทำของคนอื่นเมื่อคุณโกรธหรืออารมณ์เสีย หากอารมณ์ร้อนใช้เวลาในการทำให้สิ่งต่างๆเย็นลง ในขณะที่มีประสิทธิภาพความคิดเห็นที่สร้างสรรค์จะถูกส่งมอบใกล้เคียงกับเหตุการณ์ที่สังเกตได้มากที่สุดถ้าสถานการณ์ร้อนขึ้นก็เป็นเรื่องปกติที่จะกำหนดเวลาการประชุมในวันถัดไป
2. อย่าส่งข้อเสนอแนะเชิงลบต่อหน้าสมาชิกในทีมs ค้นหาสถานที่ส่วนตัว ดำเนินการประชุมในสำนักงานของคุณหรือกำหนดเวลาห้องประชุมสำหรับการอภิปรายข้อเสนอแนะของคุณ

1. มุ่งเน้นไปที่พฤติกรรมที่สังเกตไม่ใช่คน จำไว้ว่าจุดประสงค์ในการให้ข้อมูลย้อนกลับที่สร้างสรรค์คือการกำจัดพฤติกรรมที่เบี่ยงเบนจากประสิทธิภาพสูง หากบุคคลเห็นว่าเขาหรือเธอถูกโจมตีเป็นการส่วนตัวพวกเขาจะเปลี่ยนแนวรับอย่างรวดเร็วและโอกาสสำหรับการสนทนาที่มีความหมายจะหายไป
2. เฉพาะเจาะจง. ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพมีความเฉพาะเจาะจง เสนอแนะ, "จอห์นคุณแน่ใจว่างี่เง่าขึ้นมา" อาจเป็นจริง แต่ไม่ได้บอก John ว่าเขาทำอะไรผิด เช่นเดียวกันที่บอกแมรี่ว่าเธอมาทำงานสายบ่อยเกินไป ให้อธิบายพฤติกรรมที่เฉพาะเจาะจงแทนและระบุถึงผลกระทบทางธุรกิจของพฤติกรรมนั้น ตัวอย่างเช่น: "แมรี่เมื่อคุณมาสายเราจำเป็นต้องอุ้มใครบางคนจากการเปลี่ยนแปลงครั้งก่อนซึ่งทำให้เราต้องจ่ายค่าล่วงเวลาไม่สะดวกเพื่อนร่วมงานของคุณและอาจลดคุณภาพหากพวกเขาไม่เข้าใจงานเฉพาะของคุณ" คุณเข้าใจ?"

1. ทันเวลา. หากคุณเคยได้รับรายการความคิดเห็นติชมเป็นระยะเวลานานเกี่ยวกับการตรวจสอบประสิทธิภาพประจำปีคุณเข้าใจดีว่าการป้อนข้อมูลนี้ไร้ประโยชน์มานานหลังจากข้อเท็จจริง ข้อเสนอแนะทุกประเภทควรได้รับโดยเร็วที่สุดหลังจากเหตุการณ์
2. ยังคงสงบ. ไม่ว่าคุณจะอารมณ์เสียแค่ไหนมันไม่เคยจ่ายเงินเพื่อควบคุมอารมณ์ของคุณ ตามที่อ้างถึงข้างต้นหากคุณต้องการเวลาในการรวบรวมอารมณ์ของคุณให้ชะลอการอภิปรายไม่กี่ชั่วโมงหรืออย่างมากต่อวัน เตือนตัวเองว่าเจตนาของข้อเสนอแนะคือเพื่อส่งเสริมการปรับปรุงและเข้าใกล้การสนทนาด้วยทัศนคติเชิงบวกนี้

1. ยืนยันความเชื่อมั่นในบุคคลนั้นอีกครั้ง. มันตอกย้ำขั้นตอนที่สาม แต่ที่นี่คุณบอกพวกเขาว่าคุณยังมีศรัทธาในตัวพวกเขาในฐานะบุคคลและความสามารถของพวกเขา เป็นเพียงการแสดงของพวกเขาที่คุณต้องการให้เปลี่ยน พูดบางอย่างเช่น "คุณเป็นตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าที่ดีดังนั้นฉันแน่ใจว่าคุณเห็นความต้องการที่จะอดทนกับลูกค้ามากขึ้น"
2. หยุดพูดคุยและเชิญอีกฝ่ายให้เข้าร่วม. หลังจากที่คุณบอกคนนั้นว่าการกระทำที่เฉพาะเจาะจงเมื่อเร็ว ๆ นี้ไม่เหมาะสมและทำไมหยุดพูด เปิดโอกาสให้บุคคลอื่นตอบคำถามของคุณและถามคำถามที่ชัดเจน

1. กำหนดและยอมรับแผนการดำเนินการที่ยอมรับร่วมกัน เห็นด้วยกับสิ่งที่ผลการดำเนินงานในอนาคตมีความเหมาะสมสำหรับพนักงาน หากมีสิ่งเฉพาะที่พนักงานต้องเริ่มทำหรือต้องการหยุดทำต้องแน่ใจว่าพวกเขาได้รับการระบุอย่างชัดเจน หากมีสิ่งที่คุณต้องทำอาจจะฝึกอบรมเพิ่มเติมสำหรับพนักงานเห็นด้วยกับสิ่งนั้นเช่นกัน
2. กำหนดเวลาในการติดตามการกำหนดวันที่และเวลาที่ชัดเจนเพื่อตรวจสอบการกระทำและการปรับปรุงเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการแสดงความคิดเห็น มันสร้างความรับผิดชอบและปรับปรุงความน่าจะเป็นของการปรับปรุงประสิทธิภาพ

และจำไว้ว่าหลังจากที่คุณได้ส่งข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์และตกลงในการแก้ไขปัญหาและวางแผนการติดตามแล้วให้ดำเนินการต่อไป อย่าปิดบังความประสงค์ที่ไม่ดีต่อพนักงานเพราะพวกเขาทำผิดพลาด อย่าโฉบเหนือความกลัวเพราะอาจทำผิดพลาดได้อีก ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาในขณะที่คุณทำพนักงานทุกคน แต่อย่ามัวเมา