วิธีการระบุที่อยู่ธุรกิจหรือจดหมายมืออาชีพ

ในยุคของการส่งข้อความและส่งข้อความโดยตรงบางครั้งก็ยากที่จะจำทุกสิ่งที่คุณเรียนรู้ในโรงเรียนเกี่ยวกับการเขียนจดหมายทางการ คุณอาจใช้เวลาหลายปีในอาชีพของคุณโดยไม่ต้องเขียนมากกว่าอีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพ แต่เป็นทักษะที่สำคัญเมื่อคุณหางานทำเครือข่ายอาชีพหรือส่งจดหมายโต้ตอบที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจอื่น ๆ

อย่างไรก็ตามเมื่อมาถึงการหางานคุณต้องดึงการหยุดทั้งหมดออก ไม่เป็นทางการเพียงทำไม่ได้เมื่อคุณพยายามสร้างความประทับใจให้ผู้จัดการการจ้างงานและโดดเด่นจากการแข่งขันของคุณ การใช้วิธีที่ถูกต้องในการจัดการจดหมายธุรกิจหรือจดหมายมืออาชีพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจและอาชีพของคุณ

เมื่อคุณพูดถึงจดหมายของคุณอย่างถูกต้องคุณจะไม่ต้องกังวลกับการเริ่มต้นทำปฏิกิริยากับคนผิดก่อนที่ผู้รับจะได้รับโอกาสอ่านข้อความของคุณ

ก่อนอื่นให้รู้ว่าเมื่อคุณเขียนจดหมายหรือส่งข้อความอีเมลเพื่อวัตถุประสงค์ในการจ้างงานหรือทำธุรกิจสิ่งสำคัญคือต้องระบุบุคคลที่คุณเขียนอย่างเป็นทางการเว้นแต่คุณจะรู้จักพวกเขาเป็นอย่างดี

หากคุณไม่แน่ใจว่าควรใช้ที่อยู่ในรูปแบบที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการหรือไม่ (ชื่อจริง) ให้ทำผิดด้านความปลอดภัยและใช้ชื่อที่เป็นทางการ

วิธีการพูดจดหมายอย่างเป็นทางการ: นาย, ดร., นางสาวหรือนาง

ชื่อที่เหมาะสมที่จะใช้เมื่อเขียนถึงผู้ชายคือนายสำหรับผู้หญิงให้ใช้ Ms. แม้ว่าคุณจะรู้สถานะสมรสของผู้รับ

คุณมีความเป็นมืออาชีพมากกว่านางสาวหรือนางสำหรับแพทย์หรือผู้ที่จบปริญญาเอกให้ใช้ชื่อดร. นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้“ ศาสตราจารย์” หากคุณเขียนถึงมหาวิทยาลัยหรืออาจารย์วิทยาลัย

หากคุณไม่รู้จักอัตลักษณ์ทางเพศของบุคคลที่คุณอยู่ให้ใช้คำทักทายที่ไม่คำนึงถึงเพศและเพียงระบุชื่อและนามสกุลเช่น "Dear Tristan Dolan"

การกล่าวคำปราศรัยเพียงเล็กน้อยนั้นเหมาะสำหรับธุรกิจและการติดต่อที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน ตัวอย่างเช่น:

ตัวอย่างจดหมายอวยพร

• เรียนคุณสมิ ธ
• เรียนนายโจนส์
• เรียนคุณมาร์คัม
• เรียน Kiley Doe
• เรียนดร. เฮเว่น
• เรียนศาสตราจารย์โจนส์

ทำตามคำทักทายด้วยเครื่องหมายโคลอนหรือเครื่องหมายจุลภาคตัวแบ่งบรรทัดแล้วเริ่มย่อหน้าแรกของจดหมายของคุณ ตัวอย่างเช่น:

เรียนนายสมิ ธ:

วรรคแรกของจดหมาย

ค้นหาผู้ติดต่อ

คุณไม่จำเป็นต้องรู้ชื่อของคนที่คุณพูดถึง - แต่มันก็ไม่เจ็บโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณพยายามให้คะแนนการสัมภาษณ์งาน โดยทั่วไปแล้วนายจ้างไม่สามารถระบุชื่อผู้ติดต่อในงานได้โดยเฉพาะในไซต์ค้นหางานขนาดใหญ่

อย่างไรก็ตามการพยายามหาผู้ติดต่อนั้นเป็นสิ่งที่มีค่าเนื่องจากการสละเวลาในการค้นหาชื่อของบุคคลนั้นจะแสดงถึงความคิดริเริ่มส่วนบุคคล นอกจากนี้ยังแสดงความสนใจในรายละเอียดที่จะพูดได้ดีสำหรับคุณเมื่อมีการตรวจสอบเรซูเม่ของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาชื่อของผู้ติดต่อที่ บริษัท คือการถาม หากคุณกำลังเชื่อมต่อไปยังตำแหน่งนี้เป็นเรื่องง่าย - เพียงแค่จดบันทึกถามเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานของคุณสำหรับชื่อและที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ดีที่สุดที่จะพูดคุยเกี่ยวกับตำแหน่ง นอกจากนั้นให้โทรไปที่หมายเลขหลักของ บริษัท และสอบถามพนักงานต้อนรับสำหรับชื่อและข้อมูลการติดต่อของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่รับผิดชอบการว่าจ้าง (หรือหัวหน้าแผนกดังกล่าวและอื่น ๆ)

หากวิธีการเหล่านั้นไม่ได้ผลคุณสามารถเปิดเผยข้อมูลที่คุณต้องการได้โดยใช้นักสืบทางอินเทอร์เน็ต เริ่มต้นด้วยเว็บไซต์ของ บริษัท และค้นหาบุคลากรที่ระบุไว้ คุณมักจะเห็นผู้ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลในหน้าบุคลากรหรือไดเรกทอรีของ บริษัท

หากไม่ได้ผลลัพธ์ก็ถึงเวลาที่จะต้องกด LinkedIn และทำการค้นหาขั้นสูงสำหรับตำแหน่งงานและชื่อ บริษัท ในกระบวนการนี้คุณอาจพบการเชื่อมต่อกับบุคคลที่คุณกำลังค้นหาอีกด้วย นั่นไม่ใช่เรื่องเลวร้ายเลยเมื่อคุณพยายามที่จะให้มนุษย์มองประวัติส่วนตัวของคุณ

ตัวอย่างจดหมายกับผู้ติดต่อ (เวอร์ชันข้อความ)

ชื่อนามสกุล

ที่อยู่ของคุณ

เมืองของคุณรัฐรหัสไปรษณีย์

หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ

อีเมลของคุณ

วันที่

ชื่อผู้ติดต่อ

หัวข้อ

ชื่อ บริษัท

ที่อยู่

เมือง, รหัสไปรษณีย์ของรัฐ

เรียนคุณนาย นามสกุล, ฉันกำลังเขียนเกี่ยวกับงานเครือข่ายนักศึกษาที่กำลังจะมาถึงในมหาวิทยาลัยของคุณ ฉันสนใจที่จะจองบูธเพราะเรากำลังมองหานักออกแบบใหม่สองคน

ชื่อ บริษัท ของเราคือ Blue Fox Designs และฉันต้องการเชื่อมต่อกับนักศึกษาด้านการออกแบบและศิลปะของคุณที่กำลังจะสำเร็จการศึกษาในปีนี้ เรามุ่งเน้นการออกแบบและตกแต่งภายในบ้านร่วมสมัย

โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีที่ว่างในงานของคุณ คุณสามารถส่งอีเมลฉันที่ [email protected] หรือโทรศัพท์มือถือของฉันได้ที่ 555-555-5555

ขอแสดงความนับถือ

ลายมือเขียนด้วยลายมือ (สำหรับตัวอักษรคัดลอกยาก)

ชื่อที่คุณพิมพ์

เมื่อคุณไม่มีผู้ติดต่อ

หากคุณไม่มีผู้ติดต่อที่ บริษัท ให้ละทิ้งคำทักทายจากจดหมายสมัครงานของคุณและเริ่มต้นด้วยย่อหน้าแรกหรือใช้คำทักทายทั่วไป ตัวอย่างเช่น:

• เรียนท่านที่เกียวข้อง
• เรียนผู้จัดการฝ่ายการจ้างงาน
• เรียนผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
• ถึงคุณหรือคุณนาย (ระวังเกี่ยวกับการใช้อันนี้มันสามารถเสียงโบราณ)

ทำตามคำทักทายทั่วไปกับโคลอนเช่นนี้:

เรียนผู้จัดการฝ่ายจ้าง:

วรรคแรกของจดหมาย

ตัวอย่างจดหมายที่ไม่มีบุคคลที่ติดต่อได้ (เวอร์ชั่นข้อความ)

ชื่อนามสกุล

ที่อยู่ของคุณ

เมืองของคุณรัฐรหัสไปรษณีย์

หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ

อีเมลของคุณ

วันที่

เรียนผู้จัดการฝ่ายจ้าง:

ฉันกำลังเขียนเพื่อสอบถามเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของการเปิดรับสมัครงานใด ๆ ที่สำนักพิมพ์ Woodlynn โดยเฉพาะฉันกำลังมองหาตำแหน่งในฐานะผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ฉันมีประสบการณ์หกปีในฐานะผู้ช่วยฝ่ายบริหารของ Wedgewood Realty ใน North Grove แต่ฉันจะย้ายไปยังพื้นที่ของคุณในเดือนหน้าดังนั้นฉันจึงกำลังหาตำแหน่งใหม่

หากคุณมีโอกาสใด ๆ โปรดแจ้งให้เราทราบ ฉันได้แนบประวัติย่อของคุณเพื่อประกอบการพิจารณาของคุณ ผู้จัดการปัจจุบันของฉัน John Anderson และเพื่อนร่วมงานของฉันสองคนยินดีที่จะให้ข้อมูลอ้างอิงเพื่อรับรองคุณสมบัติของฉัน

คุณสามารถติดต่อฉันได้ที่ [email protected] หรือทางโทรศัพท์ที่ 555-555-5555 ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ.

ขอแสดงความนับถือ

ลายมือเขียนด้วยลายมือ (สำหรับตัวอักษรคัดลอกยาก)

ชื่อที่คุณพิมพ์

ที่อยู่ซองจดหมาย

ใช้ซองจดหมายขนาดธุรกิจ (# 10) สำหรับการติดต่อทางจดหมายทั้งหมดส่งจดหมายของคุณเป็นหนึ่งในสาม

• ที่อยู่ผู้ส่งของคุณ (ชื่อที่อยู่เมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์) ควรอยู่ด้านบนซ้ายของซองจดหมายโดยมีตราประทับอยู่ด้านขวา
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อและที่อยู่ของผู้รับ (บุคคลที่ติดต่อ, บริษัท, ที่อยู่ถนน, เมือง, รัฐและรหัสไปรษณีย์) อยู่กึ่งกลางบนซองจดหมาย

ทักษะการสื่อสารอย่างมืออาชีพ

การพูดถึงธุรกิจหรือจดหมายมืออาชีพอย่างเหมาะสมนั้นไม่ใช่ทักษะที่คุณต้องการเฉพาะเมื่อคุณกำลังหางาน เมื่อคุณได้งานทำคุณจะพบว่ามีบางครั้งที่คุณจะต้องเขียนจดหมายที่ต้องมีที่อยู่และการรับรองเป็นทางการ