คำถามและคำตอบสัมภาษณ์ผู้ช่วยธุรการ

เมื่อคุณสัมภาษณ์งานผู้ช่วยฝ่ายธุรการผู้สัมภาษณ์จะต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับคุณสมบัติของคุณที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งและวิธีการที่คุณเหมาะสมกับ บริษัท และแผนก

เนื่องจากงานนั้นต้องการทั้งทักษะด้านการบริหารและความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลผู้จัดการมักจะถามเกี่ยวกับคุณลักษณะเฉพาะที่คุณมีซึ่งทำให้คุณมีคุณสมบัติตรงตามตำแหน่ง

เคล็ดลับสำหรับการจัดการการสัมภาษณ์

สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าการอภิปรายนั้นมีมากกว่าทักษะที่อ่อนนุ่มเช่นความสามารถในการสื่อสารของคุณทักษะองค์กรหรือความตรงต่อเวลา คุณควรพร้อมที่จะพูดคุยเกี่ยวกับทักษะที่ยากเช่นกัน

1:14

ดูตอนนี้: วิธีตอบคำถามทั่วไป 4 ข้อสำหรับงานธุรการ

เตรียมการเพื่อหารือเกี่ยวกับโปรแกรมซอฟต์แวร์

เนื่องจากตำแหน่งผู้ช่วยฝ่ายบริหารหลายตำแหน่งต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะบ่อยครั้งคุณอาจต้องหารือเกี่ยวกับโปรแกรมต่าง ๆ ที่คุณได้ทำงานด้วยวิธีที่คุณใช้โปรแกรมเหล่านี้และระดับความเชี่ยวชาญของคุณ

• คำตอบตัวอย่าง:ฉันชอบใช้เทคโนโลยีและเรียนรู้เกี่ยวกับโปรแกรมใหม่ ฉันยังมีความสามารถพิเศษในการสอนเพื่อนร่วมงานที่อาจไม่เข้าใจเกี่ยวกับการใช้ระบบ ในงานล่าสุดของฉันที่ Kent Associates ฉันอาสาตรวจสอบระบบการจัดการโครงการสำหรับทีมงานมืออาชีพที่ฉันสนับสนุน เจ้านายของฉันอนุมัติข้อเสนอแนะของฉันและเราได้นำระบบ Asana บนเว็บซึ่งช่วยให้เราติดตามโครงการและแบ่งปันข้อมูลบนแพลตฟอร์มเว็บ
• คำตอบตัวอย่าง: ฉันเป็นคนที่ไปทำงานในสำนักงานสำหรับภาพนิ่ง PowerPoint และสนุกกับการช่วยให้พนักงานขายของเราสร้างความประทับใจให้ลูกค้าด้วยการนำเสนอของพวกเขา ฉันยังเป็นผู้ใช้ขั้นสูงของ Excel และสร้างมาโครที่ซับซ้อนเพื่อเตรียมการประมาณการงบประมาณสำหรับข้อเสนอโครงการ

พร้อมที่จะพูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการบริหาร

คุณควรเตรียมพร้อมที่จะหารือเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานและกระบวนการบริหารในตำแหน่งก่อนหน้า ในฐานะที่เป็นนักบริหารมืออาชีพไม่ควรมี สงสัยว่าคุณมีการจัดการและมุ่งเน้นรายละเอียด ผู้สัมภาษณ์ของคุณจะต้องการทราบ อย่างไร คุณแสดงคุณสมบัติเหล่านี้ในเวิร์กโฟลว์ประจำวันของคุณ

• คำตอบตัวอย่าง:ความสามารถขององค์กรและการใส่ใจในรายละเอียดเป็นหนึ่งในทรัพย์สินที่แข็งแกร่งที่สุดของฉัน ฉันเติบโตในสถานการณ์ที่สามารถนำคำสั่งไปสู่โครงการที่ซับซ้อนได้ ตัวอย่างเช่นก่อนหน้านี้ฉันสนับสนุนผู้เชี่ยวชาญแปดคนที่วางแผนกิจกรรมส่งเสริมการขายสำหรับลูกค้า ฉันพัฒนาเทมเพลตสำหรับการติดตามเป้าหมายและความคืบหน้าของแต่ละโครงการและตั้งค่าบนไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันเพื่อให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถติดตามความคืบหน้าของพวกเขาเกี่ยวกับโครงการและกิจกรรมของทีม
• คำตอบตัวอย่าง:เมื่อทำงานกับกลุ่มอัลเฟรดฉันสร้างคู่มือขั้นตอนที่อธิบายขั้นตอนที่จำเป็นในการประมวลผลแอปพลิเคชันสินเชื่อแล้วอัปโหลดออนไลน์เพื่อให้เจ้าหน้าที่สินเชื่อทุกคนสามารถปฏิบัติตามขั้นตอนเดียวกันได้

ตอบสนองเชิงบวกเสมอ

ระวังพฤติกรรมของคุณตลอดการสัมภาษณ์

เนื่องจากผู้ช่วยฝ่ายบริหารมักจะติดต่อกับบุคคลที่พวกเขาทำงานอย่างใกล้ชิดเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีความเป็นมืออาชีพบวกและสุภาพตลอดเวลา

คุณต้องการให้ผู้สัมภาษณ์ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการทำงานกับคุณจะเป็นประสบการณ์ที่น่ายินดี

• คำตอบตัวอย่าง:ฉันทำงานแผนกต้อนรับส่วนหน้าในเอเจนซี่ของเราและมันสำคัญมากที่ฉันสร้างความประทับใจครั้งแรกในเชิงบวกสำหรับลูกค้าปัจจุบันและลูกค้าเป้าหมาย ฉันเป็นคนที่ "สามารถทำได้" อย่างเป็นธรรมชาติและความเห็นของฉันได้รับการยกย่องในการให้บริการลูกค้าเป็นประจำ
• คำตอบตัวอย่าง:บริษัท สำรวจลูกค้าหลังจากการโต้ตอบและชื่อของฉันปรากฏอย่างต่อเนื่องในฐานะพนักงานที่มีประโยชน์น่าพอใจและเป็นมืออาชีพ เจ้านายของฉันให้ความเห็นเกี่ยวกับความถี่ที่ลูกค้าขอให้ฉันเมื่อโทรหาสำนักงานเพื่อขอความช่วยเหลือ

เตรียมความพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์

อีกวิธีหนึ่งในการเตรียมความพร้อมคือการวิเคราะห์รายละเอียดของงานเพื่อพยายามทำความเข้าใจว่ามีทักษะเฉพาะที่กำหนดตำแหน่งไว้หรือไม่ ตัวอย่างเช่นมีการเน้นเรื่องการวางแผนการเดินทางการประสานงานโครงการกำหนดการประชุมแบบวันต่อวันความช่วยเหลือส่วนตัวหรืออะไรอย่างอื่นหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นให้แน่ใจว่าได้เน้นประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องมากที่สุดของคุณเมื่อตอบคำถามสัมภาษณ์งานเฉพาะ

ทำรายการทักษะที่กล่าวถึงในการโพสต์งานและอย่าลังเลที่จะเพิ่มคนอื่น ๆ ที่คุณคิดว่าจะใช้งานได้เช่นกัน จากนั้นดูทักษะการบริหารและสำนักงานของคุณเองและจับคู่คุณสมบัติของคุณกับงาน

สิ่งนี้จะช่วยคุณปรับแต่งคำตอบของคุณในวิธีที่เกี่ยวข้องมากที่สุดกับตำแหน่งที่เฉพาะเจาะจง

คำถามและคำตอบสัมภาษณ์ผู้ช่วยธุรการ

ในขณะที่เตรียมการอาจเป็นประโยชน์ในการตรวจสอบคำถามที่คุณอาจถูกถามและให้ความคิดเกี่ยวกับวิธีกำหนดกรอบการตอบสนองการเน้นประสบการณ์ที่เฉพาะเจาะจงและความสำเร็จจากงานก่อนหน้า

• คุณมีทักษะด้านคอมพิวเตอร์ใดบ้างและคุณใช้โปรแกรมอะไรได้บ้าง - คำตอบที่ดีที่สุด
• คุณสะดวกสบายในการใช้โทรศัพท์ที่มีหลายสายและจัดการสายโทรศัพท์จำนวนมากหรือไม่? - คำตอบที่ดีที่สุด
• ที่ บริษัท นี้เราชอบคิดว่าตัวเองเป็นทีมที่ทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายเดียวกัน คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการทำงานในสภาพแวดล้อมทีม - คำตอบที่ดีที่สุด
• คุณรู้สึกอย่างไรในการกำกับดูแลพนักงานคนอื่น ๆ สองหรือสามคน - คำตอบที่ดีที่สุด
• จุดแข็งที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณคืออะไรและมันจะช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานของคุณในตำแหน่งนี้ได้อย่างไร - คำตอบที่ดีที่สุด

• จุดอ่อนที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณคืออะไร? - คำตอบที่ดีที่สุด
• คุณจัดการกับความเครียดและความกดดันได้อย่างไร - คำตอบที่ดีที่สุด
• การทำงานให้หัวหน้างานของคุณเป็นอย่างไร - คำตอบที่ดีที่สุด
• คุณคาดหวังอะไรจากหัวหน้างาน - คำตอบที่ดีที่สุด
• คุณชอบทำงานอิสระหรือทำงานเป็นทีมหรือไม่? - คำตอบที่ดีที่สุด
• คุณทำงานได้ดีกับผู้คนหรือไม่ - คำตอบที่ดีที่สุด
• ยกตัวอย่างส่วนตัวของการทำงานเป็นทีม - คำตอบที่ดีที่สุด
• คำถามสัมภาษณ์พนักงานต้อนรับ: - รายการคำถาม

คำถามที่ต้องถามผู้สัมภาษณ์

คุณควรทำวิจัยเกี่ยวกับ บริษัท และเตรียมพร้อมที่จะถามคำถามที่เกี่ยวข้องเมื่อมีโอกาสเกิดขึ้น การมีคำถามสองสามข้อล่วงหน้าอาจเป็นประโยชน์หากคุณถามหรือพูดคุยเพิ่มเติมหากคุณไม่ได้รับโอกาสก่อนหน้านี้ในการสัมภาษณ์

บ่อยครั้งสิ่งนี้จะใกล้สิ้นการสัมภาษณ์ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้สัมภาษณ์จะต้องออกจากงานด้วยความประทับใจ วิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำเช่นนั้นคือแสดงความสนใจและการเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์งานโดยคาดคำถามที่คุณถูกถามพร้อมกับคำถามของคุณเอง

• หน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งนี้คืออะไร?
• คุณสามารถอธิบายวันปกติ (สัปดาห์) ในแผนกนี้ได้หรือไม่?
• อะไรคือจุดแข็งในแผนกนี้ จุดอ่อนคืออะไร?
• ผู้ช่วยในอดีตของคุณจะพูดว่าอะไรเป็นส่วนที่ดีที่สุดในการทำงานให้คุณ สิ่งที่พวกเขาพูดว่าเลวร้ายที่สุด?
• คุณเห็นทิศทางของ บริษัท ในอีกห้าปีข้างหน้าอย่างไร คุณรู้สึกว่ามีภัยคุกคามต่อความสำเร็จหรือไม่?
• ทำไมผู้ช่วยคนสุดท้ายของคุณถึงออกจากตำแหน่ง? จุดแข็งของเขา / เธอคืออะไร? จุดอ่อนของเขา / เธอคืออะไร? เขา / เธอกำลังทำอะไรอยู่
• ผู้ช่วยที่ดีที่สุดของคุณมีคุณสมบัติอะไรบ้าง? แล้วผู้ช่วยที่แย่ที่สุดของคุณล่ะ?
• มีการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสิทธิภาพบ่อยเพียงใด ใครทำพวกเขา
• ทักษะใดที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณในผู้ช่วยฝ่ายบริหาร
• คุณให้รางวัลและสนับสนุนคนที่ทำงานในแผนกของคุณอย่างไร
• แผนกนี้มีปัญหาการผลิตอย่างต่อเนื่องหรือไม่?
• คุณจัดการกับปัญหาบุคลากรในอดีตอย่างไร
• อะไรคือความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับบุคคลในตำแหน่งนี้
• อะไรคือสิ่งที่คุ้มค่าที่สุดสำหรับตำแหน่งนี้ในความคิดเห็นของคุณ?
• คุณ (บริษัท / แผนก) สนับสนุนการเป็นสมาชิกของสมาคมวิชาชีพและการพัฒนาวิชาชีพอย่างต่อเนื่องหรือไม่?
• คุณจะอธิบายถึงบทบาทของเจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการในสำนักงานนี้อย่างไร
• คาดว่าจะมีการทำงานล่วงเวลาหรือวันหยุดสุดสัปดาห์?
• สิ่งใดที่คุณชอบมากที่สุดเกี่ยวกับการทำงานให้กับ บริษัท นี้ คุณจะทำการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง?
• อย่างน้อยคุณชอบทำงานที่นี่
• คุณสนับสนุนให้แผนกทำงานเป็นทีมหรือมีสมาธิมากขึ้นในการมีส่วนร่วมเป็นรายบุคคลหรือไม่?

เตรียมพร้อมสำหรับคำถามสัมภาษณ์งานเพิ่มเติม

นอกเหนือจากคำถามสัมภาษณ์เฉพาะงานคุณจะถูกถามคำถามทั่วไปเพิ่มเติมเกี่ยวกับประวัติการทำงานการศึกษาจุดแข็งจุดอ่อนความสำเร็จเป้าหมายและแผนของคุณ นี่คือรายการคำถามสัมภาษณ์ที่พบบ่อยที่สุดและคำตอบตัวอย่าง