กฎสำหรับมารยาทอีเมลในที่ทำงาน

แม้ว่าคุณจะไม่สามารถใช้อีเมลเพื่อสื่อสารทางสังคมได้มากเท่าที่คุณเคยทำคุณอาจยังคงใช้อีเมลนั้นเพื่อการติดต่อแบบมืออาชีพ หากคุณมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานเจ้านายลูกค้าและลูกค้าและนายจ้างที่คาดหวังของคุณอย่าลืมปฏิบัติตามกฎทั้งหกนี้เพื่อมารยาททางอีเมลที่เหมาะสม

1. คำนึงถึงมารยาทของคุณ

แม้ในโลกที่เรากำลังเร่งทำสิ่งต่าง ๆ ให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อดำเนินการต่อไปใช้เวลาในการใช้มารยาทที่ดีในอีเมลของคุณ อย่าละเลยที่จะพูดว่า "ได้โปรด" และ "ขอบคุณ"

เมื่อพูดถึงคนที่คุณรู้จักไม่ดีหรือไม่ดีหรือใครที่คุณมีความสัมพันธ์แบบเป็นทางการให้พูดกับพวกเขาตามชื่อและนามสกุลของพวกเขาเว้นแต่พวกเขาจะขอให้คุณทำอย่างอื่น ตัวอย่างเช่นพูดว่า "Dear Mr. White" หรือ "Dear Ms. Gray" หากคุณกำลังตอบกลับอีเมลและผู้ส่งข้อความต้นฉบับได้เซ็นชื่อมันด้วยชื่อของเขาหรือเธอเท่านั้นคุณก็สามารถสันนิษฐานได้ว่ามันปลอดภัยที่จะจัดการกับมันด้วยวิธีเดียวกัน

2. ดูน้ำเสียงของคุณ

โทนเป็นวิธีที่คุณในฐานะนักเขียนสามารถแสดงทัศนคติของคุณในข้อความอีเมล มันมีอิทธิพลต่อวิธีที่ได้รับ คุณมักจะต้องการให้แน่ใจว่าจะเจอกับผู้รับเป็นที่เคารพเป็นมิตรและเข้าถึงได้ คุณไม่ต้องการเสียงห้วนหรือเรียกร้อง อ่านข้อความของคุณซ้ำหลาย ๆ ครั้งก่อนกดปุ่มส่ง

เมื่อเขียนถึงใครบางคนที่คุณเคยติดต่อมาก่อนให้เริ่มด้วยการพูดอะไรที่เป็นมิตรเช่น "ฉันหวังว่าคุณสบายดี" ในขณะที่อิโมจิอาจช่วยให้คุณถ่ายทอดเสียงได้ง่ายขึ้น แต่อย่าใช้มันในอีเมลระดับมืออาชีพเว้นแต่คุณจะเขียนถึงคนที่คุณมีความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการ อย่าใช้มันเมื่อเขียนถึงนายจ้างในอนาคต

ถือว่าเป็นมารยาทที่ไม่ดีในการเขียนอีเมลหรือส่วนหนึ่งของตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด มันจะทำให้คุณดูเหมือนคุณตะโกน

3. รัดกุม

คนไม่ว่างไม่มีเวลาหรือความชอบที่จะใช้เวลามากกว่าหนึ่งนาทีในการอ่านอีเมลแต่ละฉบับ หากคุณต้องการอนุญาตให้ผู้รับอ่านข้อความของคุณอย่างรวดเร็ว - และยังเข้าใจอยู่ - คุณต้องย่อให้สั้น

อย่าทิ้งรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณสื่อถึงเหตุผลในการเขียนอย่างชัดเจนตั้งแต่แรก ไม่มีใครช่วยประหยัดเวลาหากคุณมีการกลับไปกลับมาในขณะที่คุณพยายามอธิบายรายละเอียดที่คุณละเว้น

4. หลีกเลี่ยงการใช้ตัวย่อของการส่งข้อความ

แม้ว่าคุณต้องการประหยัดเวลา แต่คุณไม่ควรใช้ตัวย่อการส่งข้อความในอีเมลมืออาชีพของคุณ หากคุณส่งข้อความมากเหมือนคนอื่นคุณอาจคุ้นเคยกับการใช้ชวเลขสั้น ๆ เพื่อพูดคุยกับเพื่อนของคุณ

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ "u," "ur," และ "plz" แทน "you," "your," และ "please" ตัวย่อเหล่านี้ไม่มีที่อยู่ในการติดต่อทางธุรกิจเว้นแต่ผู้รับเป็นคนที่คุณมีความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการ

5. ใช้ที่อยู่อีเมลระดับมืออาชีพ

สำหรับข้อความที่เกี่ยวข้องกับงานปัจจุบันของคุณให้ใช้ที่อยู่อีเมลที่นายจ้างของคุณมอบหมายให้คุณเสมอ อย่างไรก็ตามคุณไม่ควรใช้มันเพื่อส่งข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของคุณตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังมองหาใหม่ ใช้บัญชีอีเมลส่วนตัวแทน

หากคุณไม่มีบัญชีส่วนตัวตัวอย่างเช่นผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตที่คุณให้ไว้เมื่อคุณสมัครใช้บริการรับบัญชีอีเมลฟรี ใช้ Gmail หรือบริการอื่นเพื่อตั้งค่าที่อยู่ที่ให้เสียงแบบมืออาชีพ อย่าใช้อะไรโง่ ๆ หรือมีการชี้นำ ชื่อและนามสกุลแรกของคุณหรือชื่อเต็มของคุณเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม

6. อย่าลืมการสะกดและการนับไวยากรณ์

มีความจำเป็นที่คุณต้องพิสูจน์อักษรอีเมลของคุณอย่างระมัดระวัง อย่าละเลยขั้นตอนที่สำคัญนี้ไม่ว่าคุณจะยุ่งแค่ไหน สิ่งที่คุณต้องการให้ความสนใจคือการสะกดที่ถูกต้องและไวยากรณ์ที่เหมาะสม นอกเหนือจากการสะกดคำทั่วไปอย่างถูกต้องแล้วคุณยังต้องการสะกดชื่อคนอื่นให้ถูกต้องรวมถึงชื่อผู้รับและชื่อ บริษัท ของเขาหรือเธอ

ระวังการพึ่งพาตัวตรวจสอบการสะกดมากเกินไป พวกเขาอาจไม่สังเกตเห็นการสะกดคำผิดเมื่อใช้อย่างไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่นเครื่องตรวจตัวสะกดจะไม่ทำเครื่องหมายคำว่า "เป็น" ในประโยค "ฉันต้องตั้งคำถามกับคุณ" แม้ว่าในบริบทนี้มันควรจะเป็น "สอง" ตรวจสอบการสะกดคำที่คุณไม่แน่ใจโดยใช้พจนานุกรมออนไลน์ฟรีเช่น Merriam-Webster