5 องค์ประกอบสำคัญของโครงการที่ประสบความสำเร็จ

01 ผู้สนับสนุนโครงการที่มุ่งมั่น

ผู้สนับสนุนโครงการคือบุคคลระดับสูงในองค์กรที่มีกรรมสิทธิ์ในโครงการ ผู้สนับสนุนโครงการที่มุ่งมั่นคาดหวังว่าโครงการจะประสบความสำเร็จและทำสิ่งที่เขาหรือเธอสามารถทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าความสำเร็จนั้นมาจากการบรรลุผล

ผู้สนับสนุนโครงการมีความรับผิดชอบหลักสี่ประการที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ก่อนอื่นสปอนเซอร์จะเป็นผู้สนับสนุนโครงการ เขาหรือเธอเชียร์ทีมงานของโครงการสาธารณะและส่วนตัว ประการที่สองสปอนเซอร์สนับสนุนผู้จัดการโครงการ เมื่อผู้จัดการโครงการต้องการขจัดสิ่งกีดขวางเขาหรือเธอจะขอความช่วยเหลือจากสปอนเซอร์เพราะสปอนเซอร์มีอิทธิพลต่อองค์กรเพื่อให้สิ่งต่าง ๆ เกิดขึ้น ประการที่สามสปอนเซอร์จัดเรียงทรัพยากรโดยการจัดหาโดยตรงหรือทำงานร่วมกับคนระดับสูงอื่น ๆ เพื่อรับทรัพยากร เมื่อผู้สนับสนุนเป็นแชมป์ที่แข็งแกร่งสำหรับโครงการเพื่อนของผู้สนับสนุนมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในทรัพยากรที่สำคัญ ประการที่สี่ผู้สนับสนุนสนับสนุนการตัดสินใจ เมื่อทีมโปรเจ็กต์ล้มเหลวผู้สนับสนุนสามารถเป็นนายหน้าในการตัดสินใจหรือตัดสินใจแบน

สปอนเซอร์จะแจ้งให้ทราบผ่านการสื่อสารอย่างต่อเนื่องกับผู้จัดการโครงการ ทั้งสองทำงานร่วมกันเพื่อกำหนดว่าเมื่อใดที่สปอนเซอร์จำเป็นต้องก้าวเข้ามาและใช้ความรับผิดชอบของสปอนเซอร์อย่างแข็งขันในการสนับสนุนผู้จัดการโครงการ ตัวอย่างเช่นผู้จัดการโครงการอาจมีปัญหาในการรับข้อมูลจากแผนกการเงินขององค์กร ผู้สนับสนุนโครงการสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่การเงินหัวหน้าเกี่ยวกับสถานการณ์และถามว่างานที่ได้รับข้อมูลนั้นมีความสำคัญเหนืองานที่แข่งขัน

02 ล้างเป้าหมายและขอบเขต

ก่อนที่จะทำงานในโครงการเสร็จสิ้นหรือมีการวางแผนผู้สนับสนุนโครงการจะต้องระบุเป้าหมายและขอบเขตของโครงการ เป้าหมายคือสิ่งใหญ่ที่โครงการควรจะบรรลุ ยกตัวอย่างเช่นโครงการปรับปรุงซอฟต์แวร์ แผนกทรัพยากรบุคคลใช้ซอฟต์แวร์ธุรกิจที่ปรับแต่งได้ซึ่งเป็นที่รู้จักกันดีในการจัดการบัญชีเงินเดือน องค์กรต้องการเพิ่มโมดูลสำหรับการจัดการเรียนรู้ เป้าหมายของโครงการคือการปรับแต่งซอฟต์แวร์การจัดการการเรียนรู้ตามความต้องการทางธุรกิจขององค์กรและเพื่อรวมเข้ากับระบบบัญชีเงินเดือนที่มีอยู่

ขอบเขตจะกำหนดพารามิเตอร์ของโครงการ ดำเนินการต่อด้วยตัวอย่างโครงการซอฟต์แวร์ ขอบเขตของโครงการนี้ จำกัด ที่จะนำระบบการจัดการเรียนรู้และบูรณาการเข้ากับระบบบัญชีเงินเดือน หลายครั้งจะมีประโยชน์ในการระบุสิ่งที่อยู่นอกขอบเขตเพื่อทำความเข้าใจสิ่งที่อยู่ในขอบเขต สำหรับโครงการนี้การเพิ่มโมดูลอื่นอยู่นอกขอบเขต แผนกบัญชีไม่สามารถมาที่ผู้จัดการโครงการและขอการเรียกเก็บเงินบัญชีลูกหนี้หรือโมดูลเจ้าหนี้

การเพิ่มโมดูลเมื่อโครงการได้รับการกำหนดจะอนุญาตให้คืบขอบเขต ผู้สนับสนุนโครงการที่ดีและผู้จัดการโครงการป้องกันการคืบของขอบเขตและไม่เต็มใจที่จะเพิ่มขอบเขตของโครงการ การเพิ่มขอบเขตของโครงการจะเป็นการเพิ่มความต้องการของทรัพยากรเช่นเวลาและเงิน นอกจากนี้การทำงานในขอบเขตเพิ่มเติมทำให้คุณภาพของงานที่มีความเสี่ยง

03 ผู้จัดการโครงการที่ดี

ผู้จัดการโครงการวางแผนการทำงานและจัดระเบียบทรัพยากรเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ บุคคลนี้เป็นการเชื่อมโยงระหว่างสปอนเซอร์โครงการที่กำหนดวิสัยทัศน์และทีมโครงการที่ทำสิ่งนั้นให้สำเร็จ ตามความเหมาะสมและทันเวลาผู้จัดการโครงการนำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมาเสนอข้อมูล

ผู้จัดการโครงการมักจะมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้ที่ช่วยให้พวกเขาย้ายโครงการไปตาม:

• ผู้จัดการโครงการเป็นผู้วางแผน พวกเขาคิดเกี่ยวกับลำดับของงานและรู้ว่าต้องเกิดอะไรขึ้นหลังจากที่ทีมทำงานเสร็จแล้ว พวกเขาวางแผนดี แต่ต้องรู้ว่าเมื่อใดที่จะยืดหยุ่นและเบี่ยงเบนความสนใจจากแผน
• ผู้จัดการโครงการมีความน่าเชื่อถือ ด้วยความสำเร็จของพวกเขาขึ้นอยู่กับการทำงานของผู้อื่นผู้จัดการโครงการต้องการคนที่จะไว้วางใจในความตั้งใจและความสามารถที่ดีของพวกเขา ความเชื่อถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการโครงการและผู้สนับสนุนโครงการ
• ผู้จัดการโครงการมักถูกมองข้ามเพราะงานส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการสื่อสาร

พวกเขาถือคนรับผิดชอบต่อภาระผูกพันของพวกเขา นี่คือตัวอย่าง หัวหน้าทีมงานโครงการบอกกับผู้จัดการโครงการว่าสมาชิกในทีมสามารถอุทิศสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ให้กับโครงการ สมาชิกทีมนี้พลาดการประชุมสองครั้งต่อสัปดาห์และไม่ได้ทำงานที่ได้รับมอบหมายในโครงสร้างการแยกย่อยงาน หลังจากการประชุมที่พลาดครั้งแรกผู้จัดการโครงการได้พบกับสมาชิกทีมเพื่อหารือเกี่ยวกับการขาดงานและกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ สมาชิกในทีมกล่าวว่าเขามีความสำคัญเร่งด่วนมากขึ้น ผู้จัดการโครงการสงสัยว่าสิ่งนี้ไม่เป็นความจริงดังนั้นหลังจากการประชุมที่พลาดไปครั้งที่สองผู้จัดการโครงการได้พบกับหัวหน้างานของสมาชิกทีม หัวหน้างานบอกผู้จัดการโครงการว่าเธอจะทำให้แน่ใจว่าพฤติกรรมของสมาชิกในทีมจะเปลี่ยนไป

04 ผู้มีส่วนได้เสียที่มีส่วนร่วม

ผู้มีส่วนได้เสียในโครงการคือคนที่มีความสนใจในความสำเร็จของโครงการ แต่ไม่ได้เป็นสมาชิกของทีมโครงการ พวกเขาไม่ได้คิดถึงโครงการในชีวิตประจำวันเช่นผู้จัดการโครงการหรือสมาชิกในทีมทำ แต่พวกเขาต้องการที่จะวนเวียนอยู่กับการตัดสินใจที่สำคัญและความคืบหน้าโดยรวมไปสู่เป้าหมายของโครงการ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีแรงจูงใจในการทำกิจกรรมของโครงการให้ทันอยู่เสมอ แต่เป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการที่จะนำพวกเขาไปสู่แนวทางที่จะทำงานให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ ในหลายกรณีการทำเช่นนี้เกี่ยวข้องกับความสมดุลที่ละเอียดอ่อนระหว่างการรับอินพุตมากเกินไปและรับอินพุตที่น้อยเกินไป ผู้มีส่วนได้เสียไม่สามารถชั่งน้ำหนักในทุกการตัดสินใจ นั่นจะทำให้โครงการล้มเหลวและทำให้การตัดสินใจทุกครั้งเป็นการต่อสู้ ในทางกลับกันผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่สามารถถูกปิดเพราะสิ่งที่สำคัญของเกือบทุกโครงการคือการสร้างความพึงพอใจให้กับผู้มีส่วนได้เสีย

05 สมาชิกในทีมงานโครงการโดยเฉพาะ

สมาชิกในทีมโครงการบรรลุผลงานของโครงการ หลายครั้งที่สมาชิกในทีมได้รับมอบหมายให้ทำโครงการตามหน้าที่ปกติของพวกเขานั่นหมายความว่าจะไม่มีการลดงานอื่น ๆ เพื่อชดเชยงานเพิ่มเติมที่นำมาจากโครงการ ผู้จัดการโครงการสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมเจรจากับหัวหน้างานของพวกเขาในเรื่องนี้ แต่ผู้จัดการโครงการไม่สามารถควบคุมความรับผิดชอบของสมาชิกในโครงการที่มีนอกโครงการ

ความทุ่มเทของสมาชิกในทีมต่อโครงการมีค่ามาก ไม่มีการอุทิศเวลากำหนดส่งและผลิตภัณฑ์ทำงานไม่ได้คุณภาพดี สมาชิกในทีมโดยเฉพาะมีแรงจูงใจในการบรรลุเป้าหมายของโครงการตรงเวลางบประมาณและความคาดหวังที่มีคุณภาพ