วิธีพัฒนานโยบายโซเชียลมีเดีย

อนาคตพนักงานปัจจุบันและอดีตลูกค้าและผู้ขายของคุณล้วนอยู่ในเว็บไซต์โซเชียลมีเดียเช่น LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube และ Flickr คุณต้องตรวจสอบสื่อสังคมออนไลน์เพื่อเรียนรู้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้แบ่งปันและพูดอะไรเกี่ยวกับ บริษัท พนักงานและที่ทำงานของคุณ

ใช้โซเชียลมีเดียเพื่อประโยชน์ของ บริษัท คุณ Shama (Hyder) Kabani ผู้แต่งหนังสือ Zen ของการตลาดโซเชียลมีเดีย และประธาน บริษัท Click to Client บริษัท การตลาดบนเว็บที่ให้บริการครบวงจรถามว่า "พวกเขาพูดอะไรเกี่ยวกับคุณ บริษัท ของคุณและแนวทางปฏิบัติของคุณ ดีกว่ายัง - คุณตอบสนองอย่างไร

การมีนโยบายโซเชียลมีเดียในสถานที่ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องกำหนดภาพของคุณ แต่คุณจะได้รับการโต้ตอบอย่างรับผิดชอบในการสนทนาที่เป็นภาพของคุณ และคุณจะช่วยให้พนักงานทำเช่นเดียวกัน”

ทำไมต้องมีนโยบายโซเชียลมีเดียและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของ บริษัท

Kabani กล่าวว่า“ โลกกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและวิธีการสื่อสารของเรานั้นเปลี่ยนไปเร็วยิ่งขึ้น มันไม่ใช่แค่ Gen Y ที่บล็อกและ twitters - มันเป็นปรากฏการณ์ที่เพิ่มขึ้นโดยทุกรุ่น มีประโยชน์อย่างมากต่อเทคโนโลยีในปัจจุบันและการใช้อย่างแพร่หลาย แต่ก็มีความเสี่ยงบางอย่างที่ Raj Malik ชี้ให้เห็น โซลูชั่นเครือข่าย.”

เขาเขียนว่า“ ความเห็นที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่เหมาะสมหรือโพสต์ออนไลน์สามารถ:

• ” ให้ บริษัท และคุณประสบปัญหาทางกฎหมายกับสหรัฐอเมริกาและหน่วยงานราชการอื่น ๆ บริษัท อื่นลูกค้าหรือประชาชนทั่วไป
• ” ลดชื่อแบรนด์ของ บริษัท ลงโดยสร้างการประชาสัมพันธ์เชิงลบให้กับ บริษัท เจ้าของและพันธมิตรรวมถึงตัวคุณเองหรือทีมของคุณ
• ” ก่อให้เกิดความเสียหายต่อ บริษัท โดยการเปิดเผยข้อมูลที่ไม่ใช่ข้อมูลสาธารณะหรือข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์
• “ ทำให้เราเสียค่าใช้จ่ายในการรับสิทธิบัตรหรือทำลายความได้เปรียบในการแข่งขันของเรา
• “ เสียค่าใช้จ่ายกับงานของคุณที่ บริษัท ”

เขาแนะนำว่าส่วนใหญ่ของ บริษัท เหล่านี้จะไม่เกิดปัญหาหากพนักงานใช้สามัญสำนึกและวิจารณญาณที่ดีในการโต้ตอบออนไลน์

10 ขั้นตอนสู่นโยบายโซเชียลมีเดีย

Kabani ซึ่งเป็นหนึ่งใน 10 อันดับผู้หญิงที่ทรงอิทธิพลและมีอิทธิพลมากที่สุดในโซเชียลมีเดียแนะนำสิบขั้นตอนเหล่านี้ในการสร้างแนวทางและกลยุทธ์โซเชียลมีเดียของ บริษัท คุณ

สร้างที่ที่ บริษัท ของคุณยืนอยู่บนโซเชียลมีเดีย

ตัดสินใจว่า บริษัท ของคุณยืนหยัดอย่างไรกับความสัมพันธ์ที่พวกเขาต้องการด้วยโซเชียลมีเดีย คุณต้องตัดสินใจว่าคุณอยู่ที่ไหนเมื่อเทียบกับการติดตามการใช้งานโซเชียลมีเดียของพนักงาน คุณต้องพิจารณาว่า บริษัท ของคุณต้องการใช้ประโยชน์จากโซเชียลมีเดียมากน้อยเพียงใดในการรับรู้แบรนด์การดึงดูดลูกค้าและพนักงานของคุณในการสนทนาและเพื่อผลักดันยอดขาย

Kabani ถามว่า“ คุณจะเลือกสื่อสารโดยตอบสนองต่อสิ่งที่คนอื่นพูดเท่านั้นหรือไม่? คุณจะมีส่วนร่วมในเชิงรุกกับชุมชน (ผู้บริโภคและนักเขียนบล็อก) หรือไม่?

หากไม่มีวิธีคิดโดยรวมเกี่ยวกับโซเชียลมีเดียมันเป็นเรื่องยากมากที่จะสร้างนโยบาย”

กำหนดสิ่งที่ถือเป็นสื่อสังคมออนไลน์

Kabani กล่าวว่าแต่ละองค์กรจำเป็นต้องกำหนดเพื่อการใช้งานของตนเองในสิ่งที่ถือเป็นโซเชียลมีเดีย “ ในขณะที่บล็อกและ LinkedIn อาจถูกจัดประเภทเป็นสื่อสังคมออนไลน์ - วิดีโอออนไลน์เป็นอย่างไรบ้าง? แล้ว Twitter ล่ะ

สื่อสังคมออนไลน์ประกอบด้วยอะไรจริงๆ? คุณต้องมีคำจำกัดความที่เป็นลายลักษณ์อักษร (เด่นกว่า) ของคุณเอง สิ่งนี้เป็นจริงอย่างยิ่งเพราะเว็บไซต์และเครื่องมือใหม่ ๆ เกิดขึ้นตลอดเวลา คำจำกัดความส่วนตัวของฉันเกี่ยวกับโซเชียลมีเดียคือเว็บไซต์หรือสื่อใด ๆ (รวมถึงวิดีโอ) ที่ช่วยให้สามารถสื่อสารได้ในที่โล่ง”

อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ บริษัท เป็นเจ้าของจัดหาให้แก่พนักงาน

เช่นเดียวกับเนื้อหาออฟไลน์หรือออนไลน์ใด ๆ ที่เป็นลายลักษณ์อักษรใช้รับพัฒนาหรือบันทึกไว้ในอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ บริษัท เป็นเจ้าของให้กับพนักงานชี้แจงว่าใครเป็นเจ้าของอะไร ไม่มีคำถามเกี่ยวกับบล็อกส่วนตัวที่พนักงานเขียนถึงเวลาของเขา ถ้าเขาออกจากการจ้างงานของคุณบล็อกและเนื้อหาเป็นของเขา

แต่เนื้อหาของแล็ปท็อปและโทรศัพท์มือถือที่ บริษัท เป็นเจ้าของและเนื้อหาที่เขาเขียนสำหรับเว็บไซต์ บริษัท อาจเป็นของนโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรของ บริษัท

ในโซเชียลมีเดีย บริษัท ของคุณมีบัญชี Twitter หรือหน้า Facebook เป็นตัวอย่างหรือไม่? บริษัท ต้องมั่นใจว่ากรรมสิทธิ์ในบัญชีโซเชียลมีเดียเหล่านี้เป็นของ บริษัท ไม่ใช่พนักงานที่มีการมอบหมายงานปัจจุบันรวมถึงการโพสต์และตรวจสอบบัญชีเหล่านี้ นโยบายของคุณจะต้องครอบคลุมผู้ที่เป็นเจ้าของสิ่งที่อยู่ในสื่อสังคมออนไลน์

เคารพสิทธิความเป็นส่วนตัว

เก็บข้อมูลที่เป็นความลับและเป็นส่วนตัว เคารพสิทธิความเป็นส่วนตัวของพนักงานคนอื่นและลูกค้าของคุณ นโยบายโซเชียลมีเดียต้องแก้ไขปัญหาในการเก็บรักษาข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์และข้อมูลส่วนบุคคลไว้เป็นความลับ

Kabani กล่าวว่า“ เนื่องจากลักษณะทั่วไปของเว็บไซต์เหล่านี้จึงง่ายต่อการให้ข้อมูลสำคัญโดยไม่ต้องตระหนักถึงมัน แม้แต่ข้อความส่วนตัวก็ไม่ปลอดภัยเสมอไป แต่ละเว็บไซต์มีความผิดพลาดของตัวเอง เป็นการดีที่สุดที่พนักงานจะไม่เปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับหรือกรรมสิทธิ์ใด ๆ โดยใช้โซเชียลมีเดียไม่ว่าจะเป็นแบบสาธารณะหรือแบบส่วนตัว”

ใครเป็นผู้รับผิดชอบ

ตัดสินใจว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดการและเข้าร่วมในโซเชียลมีเดีย เป็นสิ่งสำคัญที่พนักงานทุกคนต้องเข้าใจและปฏิบัติตามนโยบายโซเชียลมีเดียของ บริษัท ขณะที่เครือข่ายโซเชียลมีเดียออนไลน์ แต่พนักงานหรือทีมหนึ่งคนจะต้องรับผิดชอบต่อบุคคลสาธารณะของ บริษัท และจัดการกับความพยายามของโซเชียลมีเดีย

ผู้เฝ้าระวังที่จะติดตามและตอบสนองต่อการวิจารณ์การสรรเสริญหรือการร้องเรียนเกี่ยวกับ บริษัท พนักงานหรือทีมมีความรับผิดชอบอย่างเป็นทางการในการตอบสนองต่อสื่อสังคมออนไลน์ ในขณะที่พนักงานทุกคนควรได้รับการสนับสนุนให้มีปฏิสัมพันธ์และเป็นตัวแทนของแบรนด์ของ บริษัท ในโซเชียลมีเดียพนักงานเหล่านี้ควรจัดการข้อสงสัยเชิงรุกเช่นกัน

Kabani กล่าวว่า“ วิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาผู้ให้การสนับสนุนโซเชียลมีเดียภายใน บริษัท คือการค้นหาบุคคลหรือทีมของผู้ที่หลงใหลในการสื่อสารกับลูกค้าในโซเชียลมีเดียมากที่สุด พวกเขาอาจกำลังทำอยู่โดยที่คุณไม่รู้ หาคนเหล่านั้นออกมาและฝึกฝนพวกเขาให้ดีเพื่อเป็นตัวแทนแบรนด์ของคุณ”

สร้างกฎพื้นฐาน

สร้างกฎพื้นฐานสำหรับการมีส่วนร่วมของพนักงานในโซเชียลมีเดีย คุณเดินเส้นไปกับพนักงาน คุณต้องอนุญาตให้พนักงานมีอิสระในการมีส่วนร่วมในโซเชียลมีเดีย แต่ปกป้อง บริษัท ในเวลาเดียวกัน Kabani แนะนำให้ดูที่นโยบายสื่อโซเชียลของ Intel ซึ่งมีเนื้อหาครอบคลุม แผนกเทคโนโลยี Emerging ที่กองทัพอากาศได้จัดทำแผนภูมิการไหลของแนวทางโซเชียลมีเดียของตนเองและ David Meerman Scott เน้นกลยุทธ์สื่อโซเชียลของพวกเขาในโพสต์บล็อกของเขา ดังนั้นตัวอย่างมีอยู่ออนไลน์

ที่อยู่ของหัวข้อต้องห้าม

ในขณะที่พนักงานของคุณอาจใช้สามัญสำนึกที่ดีในขณะที่เข้าร่วมออนไลน์นโยบายโซเชียลมีเดียของคุณต้องระบุตัวอย่างของหัวข้อต้องห้ามโดยเฉพาะ ข้อมูล บริษัท ที่เป็นความลับกรรมสิทธิ์และไม่เผยแพร่ต้องอยู่นอกเครือข่ายสังคมออนไลน์ ข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับงานของคุณและเพื่อนร่วมงานและลูกค้าของคุณจะต้องไม่ปรากฏในโลกออนไลน์

ภาพสาธารณะของพนักงานของคุณในโซเชียลมีเดียหากพวกเขาสามารถเชื่อมโยงกับ บริษัท ของคุณได้ ความเลวร้ายความก้าวร้าวความคิดเห็นที่ดูหมิ่นคำพูดที่ไม่เป็นจริงพฤติกรรมการดูหมิ่นและการใช้สารผิดกฎหมายเป็นตัวอย่างทั้งหมดของพฤติกรรมที่นโยบายสื่อสังคมออนไลน์ของคุณต้องจัดการ

ตรวจสอบ Sphere สื่อสังคม

สร้างระบบสำหรับตรวจสอบสื่อสังคมออนไลน์ Kabani กล่าวว่า“ นโยบายโซเชียลมีเดียไม่ได้ดีเท่าไหร่ถ้าคุณไม่ได้ตรวจสอบพื้นที่ที่มีการสนทนาเกิดขึ้นจริง มีเครื่องมือมากมายทั้งฟรีและจ่ายเงินในการตรวจสอบสื่อสังคมออนไลน์”

ฝึกอบรมพนักงานของคุณ

ให้การฝึกอบรมแก่พนักงานของคุณที่ต้องการมีส่วนร่วมในโซเชียลมีเดียได้อย่างง่ายดาย Kabani แนะนำ“ คิดว่า win-win ไม่มีใครชอบถูกครอบงำโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมันมาถึงเครือข่ายสังคมของพวกเขาเอง อย่างไรก็ตามคนส่วนใหญ่เปิดให้เรียนรู้เกี่ยวกับวิธีใช้ประโยชน์จากไซต์โซเชียลมีเดียเหล่านี้ให้ดีขึ้นเพื่อพัฒนาอาชีพและแบรนด์ของตนเอง คนส่วนใหญ่ที่ทำผิดพลาดทางออนไลน์ไม่รู้อะไรเลย

หากคุณคาดหวังให้พนักงานใช้เครื่องมือเครือข่ายสังคมอย่างถูกต้องคุณต้องจัดอบรม สิ่งที่พวกเขานำเสนอไม่ใช่แค่ภาพสะท้อนของ บริษัท มันเป็นภาพสะท้อนของพวกเขา ทำให้เป็น win-win สำหรับทุกคน”

โซเชียลมีเดียกำลังขยายตัวโดยมีผู้คนนับล้านทั่วโลกกำลังโต้ตอบกันในแบบที่ฝันไม่กี่ที่เป็นไปได้เมื่อไม่นานมานี้ พนักงานของคุณมีปฏิสัมพันธ์ในโซเชียลมีเดีย บริษัท ของคุณควรมีปฏิสัมพันธ์กับโซเชียลมีเดียเช่นกัน

และนโยบายและกลยุทธ์โซเชียลมีเดียของคุณต้องการการพัฒนาในตอนนี้ ใช้โอกาสที่จะมีอิทธิพลต่อการสนทนาที่เกิดขึ้นรอบ ๆ บริษัท และแบรนด์ของคุณ

อย่าเชื่อสักครู่ว่าการสนทนาจะไม่เกิดขึ้น กระโดดบนโอกาสที่จะมีอิทธิพลต่อทิศทาง - ตอนนี้