คุณประสบความสำเร็จในการจัดการโครงการได้อย่างไร?
à¹à¸§à¸à¹à¸²à¸à¸±à¸ à¸à¸à¸±à¸à¸à¸´à¹à¸¨à¸©
สารบัญ:
ขอแสดงความยินดี! คุณเพิ่งได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบโครงการใหม่ที่สำคัญ เห็นได้ชัดว่าเจ้านายของคุณกำลังเสนอโอกาสนี้ให้เป็นความมั่นใจในทักษะของคุณ และในขณะที่คุณตื่นเต้นนี่เป็นครั้งแรกที่คุณรับผิดชอบโครงการโดยรวมและมันค่อนข้างน่ากลัว
คำถามมากมายที่คุณนึกขึ้นได้:
- ฉันจะเริ่มต้นอย่างไร
- ขั้นตอนใดที่จำเป็นในการย้ายโครงการจากการเริ่มต้นไปสู่การปิด
- ฉันจะสร้างทีมโครงการที่มีประสิทธิภาพสูงได้อย่างไร
- ฉันจะขอความช่วยเหลือในกระบวนการนี้ใคร มีสปอนเซอร์ระดับผู้บริหารหรือไม่?
เคล็ดลับเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่การช่วยเหลือทุกคนที่เพิ่งเริ่มทำโครงการคณะกรรมการหรือความคิดริเริ่มของทีมสำหรับกิจกรรมที่เป็นเอกลักษณ์ขององค์กร ไม่ว่าคุณจะจัดงานปาร์ตี้วันหยุดหรือเป็นผู้นำในการริเริ่มการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ เครื่องมือและกระบวนการของการจัดการโครงการที่มีอยู่เพื่อทำให้โอกาสในการประสบความสำเร็จสูงขึ้นมาก
5 ขั้นตอนของกระบวนการโครงการ:
- เริ่มต้น: เริ่มโครงการ
- การวางแผน: การวางแผนงานทั้งหมดของโครงการ
- การดำเนินการ: ปฏิบัติงานจริง ๆ
- การจัดการและการควบคุม: งานทั้งหมดที่คุณทำในระหว่างโครงการเพื่อติดตามความคืบหน้า
- ปิด: เสร็จสิ้นและส่งมอบโครงการและร่วมทีม
ขั้นตอนเหล่านี้เหมือนกันสำหรับทุกโครงการ
13 ขั้นตอนพื้นฐานสำหรับสามเณรโครงการ:
- กำหนดขอบเขต:ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดในโครงการใด ๆ คือการกำหนดขอบเขตของโครงการ คุณควรจะทำสำเร็จหรือสร้างอะไร วัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร ความสำคัญเท่าเทียมกันคือการกำหนดสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในขอบเขตของโครงการของคุณ หากคุณไม่ได้คำจำกัดความที่เพียงพอจากหัวหน้างานของคุณให้ชี้แจงขอบเขตตัวคุณเองและส่งกลับไปที่ชั้นบนเพื่อยืนยัน ในขณะที่ตัวอย่างอยู่นอกหัวข้อธุรกิจเล็กน้อยเราทุกคนสามารถเกี่ยวข้องกับการรับจัดงานแต่งงาน ในการวางแผนการรับจัดงานแต่งงานคุณอาจมีขอบเขตของคุณ: เตรียมการรับจัดงานแต่งงานสำหรับแขก 100 คนพร้อมอาหารค่ำบาร์เปิดเค้กแต่งงานและวงดนตรีสดสำหรับเต้นรำตามวันที่กำหนดในราคาไม่เกิน 20,000 ดอลลาร์
- กำหนดทรัพยากรที่มีอยู่:คุณจะมีผู้คนอุปกรณ์และเงินอะไรบ้างเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณมักจะไม่สามารถควบคุมทรัพยากรเหล่านี้ได้โดยตรง แต่จะต้องจัดการผ่านการจัดการเมทริกซ์
- ทำความเข้าใจเส้นเวลา:โครงการจะต้องเสร็จสมบูรณ์เมื่อใด ในขณะที่คุณพัฒนาแผนโครงการของคุณคุณอาจมีความยืดหยุ่นในการใช้เวลาระหว่างโครงการ แต่กำหนดเวลามักจะได้รับการแก้ไขเช่นในกรณีของการรับจัดงานแต่งงาน หากคุณตัดสินใจที่จะใช้เวลาทำงานล่วงเวลาเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลาคุณต้องชั่งน้ำหนักสิ่งนั้นเทียบกับข้อ จำกัด ของงบประมาณของคุณ
- รวบรวมทีมโครงการของคุณ:รวบรวมผู้คนในทีมของคุณด้วยกันและเริ่มต้นการโต้ตอบ พวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิค นั่นเป็นสาเหตุที่หัวหน้างานของพวกเขามอบหมายให้โครงการ งานของคุณคือจัดการทีม
- รายละเอียดงานตอนที่ 1:ชิ้นส่วนหรือส่วนประกอบหลักใดบ้างที่ต้องสร้างเพื่อทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่นการรับจัดงานแต่งงานต้องอยู่ในระดับสูง: ห้องรับแขก, อาหาร, เครื่องดื่ม, เค้ก, แขกและความบันเทิง แน่นอนว่าแต่ละรายการที่มีขนาดใหญ่เหล่านั้นสามารถแบ่งออกเป็นรายการเพิ่มเติมมากมาย นั่นคือขั้นตอนต่อไป
- รายละเอียดงานตอนที่ 2: ในตัวอย่างการรับจัดงานแต่งงานของเราด้านบนคุณอาจมีทีมงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบส่วนประกอบต่าง ๆ ทำงานกับสมาชิกในทีมของคุณเพื่อตรวจสอบรายละเอียดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุรายการหลักแต่ละรายการ ผู้รับผิดชอบด้านอาหารต้องเข้าใจตัวเลือกข้อ จำกัด ด้านต้นทุนและทำการเลือกที่สนับสนุนการบรรลุขอบเขต. ทำรายการขั้นตอนขนาดเล็กลงในแต่ละขั้นตอนที่ใหญ่กว่า คุณจะเข้าสู่ขั้นตอนที่มีรายละเอียดมากขึ้นกี่ระดับขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของโครงการ
- พัฒนาแผนเบื้องต้น:รวบรวมขั้นตอนทั้งหมดของคุณลงในแผน วิธีที่ดีในการทำเช่นนี้คือการใช้ตารางลำดับความสำคัญที่ระบุว่ารายการใดต้องนำหน้ารายการอื่น แนวทางปฏิบัติในการบริหารโครงการอย่างเป็นทางการเรียกร้องให้มีการพัฒนาสิ่งที่เรียกว่าแผนภาพเครือข่ายและระบุเส้นทางที่สำคัญ ขณะนี้อาจเกินความต้องการหรือระดับความรู้ของคุณปัญหาหลักคือการจัดลำดับกิจกรรมตามลำดับที่ถูกต้องแล้วจัดสรรทรัพยากรให้กับกิจกรรม คำถามที่ต้องถาม ได้แก่ เกิดอะไรขึ้นก่อน ขั้นตอนต่อไปคืออะไร? ขั้นตอนใดที่สามารถดำเนินการพร้อมกันกับทรัพยากรที่แตกต่างกัน? ใครจะทำแต่ละขั้นตอน มันจะใช้เวลานานเท่าไหร่? มีแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่ยอดเยี่ยมมากมายที่สามารถให้รายละเอียดนี้แก่คุณได้โดยอัตโนมัติ ถามคนอื่นในตำแหน่งที่คล้ายกันว่าพวกเขาใช้อะไร
- สร้างแผนพื้นฐานของคุณ:รับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับแผนเบื้องต้นของคุณจากทีมของคุณและจากผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ ปรับระยะเวลาและตารางการทำงานของคุณเพื่อให้พอดีกับโครงการในเวลาที่มี ทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นใด ๆ กับแผนเบื้องต้นเพื่อสร้างแผนพื้นฐาน
- ร้องขอการปรับโครงการ:มีเวลาเงินหรือพรสวรรค์ที่แทบจะไม่เพียงพอที่มอบหมายให้โครงการงานของคุณคือทำอะไรให้มากขึ้นด้วยทรัพยากรที่ จำกัด กว่าที่คนคาดหวัง อย่างไรก็ตามมักจะมีข้อ จำกัด ในโครงการที่ไม่สมจริง คุณต้องทำให้กรณีของคุณและนำเสนอต่อเจ้านายของคุณและขอเปลี่ยนขีด จำกัด ที่ไม่สมจริงเหล่านี้ ขอการเปลี่ยนแปลงที่จุดเริ่มต้นของโครงการ อย่ารอจนกว่าจะมีปัญหาในการขอการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตามหากโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับงานแต่งงานอย่าคาดหวังว่าจะประสบความสำเร็จในการขอการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญมากมาย!
- ทำงานตามแผนของคุณ แต่อย่าตายเพราะ:การทำแผนเป็นสิ่งสำคัญ แต่สามารถเปลี่ยนแปลงแผนได้ คุณมีแผนที่จะขับรถไปทำงานทุกเช้า หากสี่แยกถูกบล็อกโดยอุบัติเหตุคุณเปลี่ยนแผนของคุณและไปทางอื่น ทำเช่นเดียวกันกับแผนโครงการของคุณ เปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ แต่จำขอบเขตและทรัพยากรเสมอ
- ติดตามความคืบหน้าของทีมของคุณ:คุณจะทำให้ความคืบหน้าเล็กน้อยในช่วงเริ่มต้นของโครงการ แต่เริ่มต้นแล้วเพื่อตรวจสอบสิ่งที่ทุกคนกำลังทำอยู่แล้ว ที่จะทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา
- เอกสารทุกอย่าง:บันทึก. ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนแผนพื้นฐานให้จดบันทึกสิ่งที่เปลี่ยนแปลงและสาเหตุที่จำเป็น ทุกครั้งที่มีการเพิ่มความต้องการใหม่ลงในโครงการให้จดบันทึกความต้องการที่มาและวิธีการปรับระยะเวลาหรืองบประมาณเนื่องจากความต้องการ คุณจำไม่ได้ทุกอย่างเลยเขียนมันลงเพื่อที่คุณจะได้สามารถค้นหาพวกเขาได้ในตอนท้ายของการทบทวนโครงการและเรียนรู้จากพวกเขา
- แจ้งให้ทุกคนทราบ:แจ้งให้ผู้มีส่วนได้เสียในโครงการทราบถึงความคืบหน้าตลอดเวลา บอกให้พวกเขารู้ถึงความสำเร็จของคุณเมื่อคุณทำแต่ละเหตุการณ์สำคัญ แต่ยังแจ้งให้พวกเขาทราบปัญหาทันทีที่เกิดขึ้น แจ้งให้ทีมของคุณทราบด้วย หากกำลังพิจารณาการเปลี่ยนแปลงให้บอกทีมเกี่ยวกับพวกเขาให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมตระหนักถึงสิ่งที่คนอื่นกำลังทำ
บรรทัดล่าง
คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้จัดการโครงการอย่างเป็นทางการในการเป็นผู้นำโครงการ อย่างไรก็ตามคุณควรใช้เครื่องมือและตรรกะของการจัดการโครงการกับงานที่ทำให้วัตถุประสงค์ของคุณชัดเจนขึ้นโดยมีรายละเอียดของงานสร้างทีมและดำเนินการและติดตามงาน สุดยอดแห่งความสำเร็จ!
