11 เทคนิคในการประหยัดเงินบนกระดาษและการพิมพ์

01 ทำความรู้จักกับเครื่องพิมพ์ของคุณ

เรียนรู้วิธีใช้เครื่องพิมพ์ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเพื่อประหยัดกระดาษ ก่อนที่จะพิมพ์เลือก "ตัวอย่างก่อนพิมพ์" เพื่อตรวจสอบว่าหนึ่งบรรทัดจะทำให้ทั้งหน้าพิมพ์อีก

อย่าเพิ่งกดปุ่ม OK ทันทีเมื่อกล่องโต้ตอบการพิมพ์ปรากฏขึ้น ลดช่วงการพิมพ์ให้เหลือเพียงหน้าที่คุณต้องการ คุณสามารถเน้นเฉพาะข้อความที่คุณต้องการและเลือก "การเลือกการพิมพ์" สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อพิมพ์จากเว็บไซต์เพราะคุณสามารถกำจัดโฆษณาได้

หากคุณมีปัญหาในการพิมพ์ให้ล้างคิวเครื่องพิมพ์ของคุณเมื่อคุณแก้ไขปัญหาได้แล้ว ด้วยวิธีนี้เครื่องพิมพ์ของคุณจะไม่คายความพยายามทั้งหกของคุณออกไปก่อนที่คุณจะค้นพบว่าคุณไม่มีกระดาษ!

02 ใช้แท็บเล็ตหรือ E-Reader

หากคุณกำลังพิมพ์เอกสารเพราะง่ายกว่าหรือสะดวกกว่าในการอ่านในระหว่างเดินทางลองลงทุนในแท็บเล็ตหรือ e-reader คุณสามารถใช้มันเพื่ออ่านเอกสาร Word และ PDF และทำบันทึกย่อในเอกสารเหล่านั้นได้ในหลายกรณี

03 จดบันทึกภาพหน้าจอและคั่นหน้าเว็บเพจ

เมื่อดูเว็บไซต์ให้จดข้อมูลแทนการพิมพ์ทั้งหน้าสำหรับหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่ คุณยังสามารถคัดลอกและวางข้อมูลลงในเอกสาร Word หรือซอฟต์แวร์การจัดระเบียบอื่น ๆ หรือหากเป็นสิ่งที่คุณต้องการเก็บไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตเพียงบุ๊กมาร์ก

04 พิสูจน์อักษรอย่างระมัดระวัง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบงานของคุณก่อนที่จะตีพิมพ์ หากคุณพบข้อผิดพลาดให้กดยกเลิกอย่างรวดเร็วดังนั้นคุณจะมีหน้าเว็บที่พิมพ์ผิดเพียงหน้าเดียว หากเอกสารทั้งหมดพิมพ์ก่อนที่คุณจะพบข้อผิดพลาดให้พิมพ์เฉพาะหน้าที่มีข้อผิดพลาดหากเป็นไปได้

05 ส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ให้กับลูกค้า

การส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยประหยัดเงินค่าไปรษณีย์ แต่ไม่ต้องพิมพ์เอกสารเพื่อบันทึก จัดเก็บไฟล์ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์บนคอมพิวเตอร์ของคุณและสำรองข้อมูลของคุณ ในขณะที่คุณอยู่ที่นี่ขอใบแจ้งยอดแบบไร้กระดาษสำหรับค่าใช้จ่ายของคุณเพื่อให้สำนักงานของคุณปลอดจากกระดาษมากที่สุด

06 แบ่งปันเอกสารออนไลน์ด้วยเครื่องมือ Office ออนไลน์ฟรี

ใช้เครื่องมือ Office ออนไลน์ฟรีเหล่านี้เพื่อส่งและรับเอกสารผ่านทางเว็บ คุณสามารถดาวน์โหลดและจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณหรือออนไลน์ได้เพื่อให้คุณและลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษ

07 พิมพ์บนกระดาษทั้งสองด้าน

นี่อาจหมายถึงการตั้งค่าสำหรับงานพิมพ์สองด้านซึ่งบางครั้งเรียกว่า "การพิมพ์สองด้าน" นี่อาจหมายถึงการวางงานพิมพ์ใหม่ลงบนกระดาษด้านหลัง เติมถาดกระดาษด้วยงานพิมพ์ที่ผิดพลาดแบบเก่า หลังจากพิมพ์เสร็จแล้วให้พลิกเอกสารของคุณไปทางด้านที่ไม่ถูกต้องแล้วทำเครื่องหมายบรรทัดผ่านเพื่อที่ว่าในอนาคตคุณจะไม่เสียเวลาอ่านด้านที่ผิด

แม้ว่าคุณไม่ต้องการใช้เทคนิคนี้สำหรับบางสิ่งที่คุณส่งให้กับลูกค้า แต่ก็ใช้งานได้ดีสำหรับเอกสารภายใน

08 นำกระดาษเก่ามาใช้ซ้ำ

หากเป็นไปได้ให้นำกระดาษกลับมาใช้ใหม่ ไม่เพียง แต่คุณสามารถพิมพ์ที่ด้านหลังตามที่อธิบายไว้ข้างต้น แต่คุณสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่น ๆ:

• ตัดครึ่งเพื่อทำเศษกระดาษสำหรับรายการ การตัดมันจะป้องกันมิให้ผสมกับเอกสารปัจจุบัน แต่คุณสามารถทำเครื่องหมายบรรทัดผ่านมันได้
• เย็บเข้าด้วยกันเพื่อสร้างสมุดบันทึกเศษกระดาษ
• มอบให้กับเด็ก ๆ ของคุณสำหรับการวาดภาพหรือกระดาษขีดข่วนสำหรับการบ้านคณิตศาสตร์
• ฉีกมันเพื่อทำวัสดุบรรจุภัณฑ์
• หากคุณใช้จ่ายบิลอิเล็กทรอนิกส์ให้เก็บซองจดหมายส่งคืนที่มาในใบเรียกเก็บเงินของคุณและใช้พวกเขาเพื่อส่งเงินอาหารกลางวันของเด็ก ๆ หรือไปจัดของเล็ก ๆ

09 ปรับระยะขอบของคุณ

ใช้ระยะขอบที่แคบลงตัวอักษรที่เล็กลงและระยะห่างระหว่างบรรทัดที่ใกล้เคียงยิ่งขึ้นเพื่อให้ได้หน้ามากขึ้น ในบรรทัดเดียวกันนี้หนึ่งเคล็ดลับสำหรับการประหยัดตลับหมึกพิมพ์คือการใช้การตั้งค่าคุณภาพ "แบบร่าง" หรือโทนสีเทาเมื่อพิมพ์

10 ใช้อีเมลมากกว่า; พิมพ์มันน้อย

การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับโทรคมนาคม แต่ระบบการจัดเก็บอีเมลที่ดีนั้นมีความสำคัญเกือบจะสำคัญ หากมีการจัดเก็บและสำรองข้อมูลไว้ในฮาร์ดไดรฟ์หรือออนไลน์อีเมลจะไม่จำเป็นต้องทำการพิมพ์ ตั้งค่าโฟลเดอร์ในไคลเอนต์อีเมลของคุณและจัดเรียงอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ คุณจะไม่เพียงแค่ประหยัดกระดาษ คุณจะประหยัดเวลาด้วย

11 วางเครื่องแฟกซ์ของคุณเพื่อพัก

ส่งและรับเอกสารในรูปแบบ PDF แทนที่จะเป็นแฟกซ์ คุณภาพดีขึ้นและง่ายขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่มีแฟกซ์บรรทัดที่สอง หากคุณมีบรรทัดที่สองคุณสามารถกำจัดการเรียกเก็บเงินรายเดือนนั้น