คำทักทายทางอีเมลที่ได้รับการอ่าน

ตาม BusinessInsider.com พนักงานเฉลี่ยจัดสรรประมาณร้อยละ 25 ของวันของเขาเพื่อหวดผ่านอีเมลหลายร้อย ในขณะที่บางคนต้องการความเข้าใจเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลขั้นพื้นฐานคนอื่น ๆ ทำผิดพลาดเพียงเพราะพวกเขามีปริมาณการสื่อสารที่มากมาย

ในระหว่างการค้นหางานคุณอาจส่งอีเมลจำนวนมากรวมถึงจดหมายปะหน้าขอบคุณบันทึกย่อและข้อความไปยังการเชื่อมต่อที่เกี่ยวข้องกับการค้นหางาน

ใช้เวลาในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่น่าอับอายเช่นการสะกดชื่อใครบางคนและอย่าลืมเขียนโน้ตที่ได้รับคำตอบ

เริ่มต้นด้วยการทักทายแบบมืออาชีพ

มุ่งมั่นเพื่อความชัดเจนในหัวเรื่องของคุณ เลือกบางสิ่งโดยตรงที่ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณเช่น "เปลี่ยนเวลาในการประชุม" หรือ "ค้นหาด่วนเกี่ยวกับข้อเสนอของคุณ"

หลีกเลี่ยงการแขวนแครอทด้วยทีเซอร์เช่น "ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบ … " ซึ่งพยายามหลอกล่อการอ่านให้เปิดอีเมลเพื่อรับความตั้งใจของคุณ ผู้คนมักจะตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลตามหัวเรื่องหรือไม่ดังนั้นให้เลือกอีเมลที่ระบุวัตถุประสงค์ของคุณอย่างชัดเจน

ใช้คำทักทายอย่างมืออาชีพ รวมคำทักทายที่เหมาะสมสำหรับสถานการณ์และผู้รับ คำทักทายบางอย่างทำงานในอีเมล แต่ไม่ได้ใช้ในจดหมายธรรมดาในขณะที่คำทักทายบางคำทำงานทั้งสองอย่าง

เลือกคำทักทายตามความรู้ของบุคคลที่คุณกำลังเขียนและประเภทของข้อความที่คุณกำลังส่ง ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเขียนถึงคนที่คุณรู้จัก "Hi Jim" นั้นเหมาะสม "เรียนนายมิสเตอร์สมิ ธ " จะเหมาะสมเมื่อสมัครงานหรือเขียนจดหมายธุรกิจ

หลีกเลี่ยงการเปิดอีเมลด้วย "เฮ้" ซึ่งฟังดูไม่เป็นทางการและโดยทั่วไปไม่ได้ใช้ในที่ทำงาน นอกจากนี้ควรหลีกเลี่ยง "Hi folks" หรือ "Hi guys" แม้ว่าลักษณะของอีเมลของคุณจะผ่อนคลาย

ตัวอย่างคำทักทาย

• เรียนชื่อจริงนามสกุล (วิธีนี้ใช้งานได้ดีหากคุณไม่ทราบเพศของบุคคลที่คุณเขียนด้วย)
• ถึงชื่อจริง (เมื่อส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จัก)
• สวัสดีชื่อจริง (เมื่อส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จัก)
• เรียนคุณนาย นามสกุล
• เรียนคุณนาย ชื่อนามสกุล
• เรียนดร
• เรียนท่านที่เกียวข้อง
• เรียนผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
• เรียนผู้จัดการฝ่ายการจ้างงาน

ใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสมหลังจากคำทักทายของคุณ สำหรับอีเมลที่เป็นทางการให้ใช้เซมิโคลอนหลังชื่อ สำหรับคนที่คุณรู้จักหรือติดต่อทางจดหมายมากขึ้นให้ใช้เครื่องหมายจุลภาคหลังชื่อคำทักทาย

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป

เมื่อเขียนอีเมลข้อผิดพลาดต่อไปนี้เกิดขึ้นบางครั้งเมื่อผู้คนรีบรีบรีบปิดข้อความอย่างรวดเร็ว ใช้เวลาในการตรวจสอบข้อความของคุณและทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

• เพิ่มที่อยู่อีเมลล่าสุดหากคุณไม่มีตัวเลือกในการยกเลิกอีเมลให้เพิ่มที่อยู่ล่าสุดหากคุณมีแนวโน้มที่จะมีลายนิ้วมือที่รวดเร็ว ใส่ชื่อผู้รับเมื่อคุณมั่นใจว่าอีเมลของคุณพร้อมใช้งาน
• หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด "ตอบกลับทั้งหมด" แบบเก่าดูนิ้วเรียกของคุณเมื่อกดปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" พิจารณาว่าทุกคนในรายการต้องอ่านสิ่งที่คุณพูดหรือไม่ นอกจากนี้ยังควรคำนึงถึงอีเมลที่เก่ากว่าในกลุ่มที่คุณอาจไม่ต้องการให้ใครบางคนในรายการตอบกลับทั้งหมดเพื่อดู
• อารมณ์ขันเป็นเรื่องง่าย อารมณ์ขันอาจเป็นเรื่องยากที่จะแยกแยะในอีเมลเนื่องจากเสียงของคุณไม่จำเป็นต้องส่องผ่าน หากไม่มีภาษากายการแสดงออกทางสีหน้าหรือจังหวะการหัวเราะอาจทำให้อารมณ์แบนหรือดูถูกผู้อ่านโดยไม่ได้ตั้งใจ เล่นอย่างปลอดภัยแล้วปล่อยทิ้งไว้

• พิสูจน์อักษรอย่าคิดผิดว่าผู้คนจะให้อภัยความผิดพลาดในอีเมลที่ไม่เป็นทางการหรือยอมรับว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นหากคุณพิมพ์บนโทรศัพท์ คุณอาจถูกตัดสินอย่างรุนแรงจากความผิดพลาดในอีเมลของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาอาละวาด อย่าพึ่งพาเครื่องตรวจการสะกดคำซึ่งมักจะสามารถเลือกคำผิดสำหรับคุณได้ พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณเหมือนกับเอกสารสำคัญใด ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งตรวจสอบและตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณสะกดชื่อคนอย่างถูกต้อง
• อย่าใช้อิโมจิหรืออีโมติคอน ข้อความอีเมลเริ่มมีลักษณะคล้ายกับข้อความมากขึ้นเรื่อย ๆ บางครั้งข้อความในที่ทำงานจะรวมถึงอิโมจิ "ยกนิ้ว" หรือหน้ายิ้ม แม้ว่าพวกเขาจะกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นหลีกเลี่ยงอิโมจิและอีโมติคอนในการติดต่ออย่างเป็นทางการ หากคำทักทายอีเมลของคุณมีนามสกุลของบุคคลนั่นเป็นสัญญาณที่แน่นอนว่าคุณควรทิ้งอิโมจิและอิโมติคอน

• โปรดจำไว้ว่าอีเมลจะคงอยู่ตลอดไปคิดให้รอบคอบก่อนที่จะส่งอีเมลถึงสิ่งที่เป็นส่วนตัวหรือเป็นความลับยิงใครบางคนทางอีเมลดูถูกใครบางคนหรือตอบด้วยความโกรธ แม้กระทั่งอีเมลที่ถูกลบก็สามารถถูกกู้คืนได้จากการสำรองข้อมูล

การโต้ตอบประเภทนั้นอาจทำได้ดีกว่าในคน ใช้กฎ 24 ชั่วโมง หากคุณไม่แน่ใจว่าควรส่งข้อความหรือไม่ให้รอจนถึงวันถัดไปเพื่อตัดสินใจ กฎที่ดีอีกข้อหนึ่ง: อย่าเขียนอะไรในอีเมลที่คุณไม่ต้องการแบ่งปันต่อสาธารณะเช่นในการให้คำปรึกษาหรือบนโซเชียลมีเดียเป็นต้น