จดหมายและคำทักทายที่ดีที่สุดสำหรับจดหมายและคำทักทาย

การออกจดหมายด้วยน้ำเสียงที่จริงใจอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเขียนจดหมายโต้ตอบเช่นจดหมายปะหน้าหรือขอบคุณบันทึกย่อ

สิ่งที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักผู้รับเหตุผลในจดหมายของคุณเป็นอย่างดีและไม่ว่าคุณจะเขียนจดหมายโพสต์หรืออีเมล บ่อยครั้งที่การยกย่องในอีเมลจะเป็นทางการน้อยกว่าตัวอักษรที่พิมพ์ออกมา

เมื่อทำการส่งอีเมลคุณอาจต้องการเปลี่ยนคำทักทายของคุณในการติดต่อทางอีเมลอย่างต่อเนื่องในขณะที่ "ที่รัก" มีความเหมาะสมสำหรับอีเมลเริ่มต้นมันอาจรู้สึกอึดอัดและซ้ำ ๆ กันเมื่อเข้าร่วมการสนทนาทางอีเมลที่รวดเร็ว เวลา. ในสถานการณ์เช่นนี้คุณควรใช้คำทักทายถัดไปเช่น“ สวัสดีอีกครั้งชื่อ” หรือแม้กระทั่งใช้ชื่อผู้รับของคุณโดยไม่มีการทักทาย

ประเภทของการเคารพตัวอักษร

เนื่องจากคำทักทายเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับจะเห็นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องสื่อถึงความคุ้นเคยและความเคารพในระดับที่เหมาะสม คุณอาจต้องการดูเป็นมิตรหรือเป็นมืออาชีพขึ้นอยู่กับการติดต่อที่คุณส่ง

ที่รัก: คำทักทายนี้เหมาะสมในหลาย ๆ สถานการณ์ไม่ว่าคุณจะรู้จักคนดีหรือเป็นคนรู้จักทางธุรกิจผู้ว่าจ้างที่มีศักยภาพหรือผู้บังคับบัญชา หากคุณรู้จักบุคคลนั้นดีให้ใช้ชื่อจริงเท่านั้น

สำหรับนายจ้างหรือหัวหน้างานที่มีศักยภาพให้ใช้นายหรือนาง (นางหรือนางสาวเสมอเมื่อคุณทราบว่าผู้หญิงแต่งงานหรือโสด) เว้นแต่คุณจะถูกขอให้ใช้ชื่อของพวกเขาเป็นพิเศษ

สำหรับคนรู้จักทางธุรกิจหรือผู้ร่วมธุรกิจการใช้“ ชื่อเท่านั้น” จะขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักบุคคลนั้นมากแค่ไหน

หากคุณใช้ชื่อจริงให้ใช้ หากคุณไม่แน่ใจให้ใช้ Mr./Ms นามสกุลหรือ Mr./Ms ชื่อนามสกุล. หากชื่อผู้ติดต่อของคุณเป็นเพศกลาง (เช่นเทย์เลอร์บราวน์) และคุณไม่แน่ใจว่าคุณกำลังพูดกับผู้หญิงหรือผู้ชายเรียนเทย์เลอร์บราวน์ก็เหมาะสมเช่นกัน

ตัวอย่างจดหมายทักทาย

เมื่อคุณใช้คำว่า "ที่รัก" เป็นคำทักทายให้ใส่เครื่องหมายจุลภาคหรือโคลอนตามชื่อบุคคล:

• เรียนคุณบราวน์:
• เรียนคุณบราวน์
• เรียนซาร่าห์:
• เรียนซาร่าห์

เครื่องหมายจุลภาคเป็นตัวเลือกที่ไม่เป็นทางการมากกว่าและควรสำรองไว้สำหรับอีเมล ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น "ที่รัก" อาจอ่านว่าล้าสมัยเล็กน้อยโดยเฉพาะในการติดต่อทางอีเมลอย่างต่อเนื่อง แม้ว่ามันจะทำงานได้ดีสำหรับอีเมลจุดแรก แต่ก็ควรเปลี่ยนไปใช้ตัวเลือกอื่น ๆ (เช่น“ สวัสดีอีกครั้ง”) ในอีเมลฉบับต่อไป

เรียนท่านที่เกียวข้อง: สิ่งนี้ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจที่คุณไม่มีบุคคลที่คุณต้องการเขียน คุณอาจใช้สิ่งนี้เมื่อทำการสอบถามหรือเมื่อสมัครงานที่คุณไม่รู้จักชื่อของบุคคลที่เป็นผู้นำการค้นหาผู้สมัคร อย่างไรก็ตามคุณควรพยายามทุกวิถีทางในการค้นหาชื่อของบุคคลในแผนกเฉพาะที่คุณสนใจที่จะติดต่อ (ลองใช้เว็บไซต์ของ บริษัท หรือ LinkedIn เพื่อค้นหาผู้ติดต่อเฉพาะ)

ถึงคุณหรือคุณนาย: ใช้ชื่อเรื่องเพศที่เหมาะสมหากคุณรู้หรือทั้งสองอย่างถ้าคุณไม่แน่ใจ สิ่งนี้ควรใช้เมื่อคุณไม่มีชื่อที่จะใช้เท่านั้นเนื่องจากคุณควรระบุตัวอักษรของคุณโดยเฉพาะให้มากที่สุด

แม้ว่าคำทักทายเฉพาะนี้อาจตีความได้ว่าล้าสมัย แต่ก็เป็นการดีที่จะเข้าใจผิดอยู่เสมอในด้านของการอนุรักษ์เมื่อพูดถึงการโต้ตอบภายในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ

สวัสดี (หรืออรุณสวัสดิ์ช่วงบ่ายดี): พิจารณาตัวเลือกเหล่านี้ว่าเป็น "Hello" และ "Hi" ที่เป็นทางการมากกว่าเล็กน้อย

สวัสดี: มีความเหมาะสมในการติดต่อทางอีเมลเท่านั้นและควรใช้กับคนที่คุณรู้จักเป็นอย่างดีหรือในสถานการณ์ที่ไม่ปกติ

Hi: มีความเหมาะสมในการติดต่อทางอีเมล์กับคนที่คุณรู้จักดี

แสดงความยินดีในอีเมลกลุ่ม

เมื่อคุณเขียนจดหมายโต้ตอบกับคนหลาย ๆ คนตัวเลือกหลายตัวข้างต้นยังคงสมเหตุสมผล

คุณสามารถเขียน "Dear Mary, Bob, และ Sue" หรือเขียน "Hi Rick and Jen" แต่คุณอาจต้องการเลือกคำทักทายเป็นกลุ่ม, เช่น "Hi All" หรือ "Dear Team"

เคล็ดลับสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจ

มีหลายสิ่งที่ต้องเรียนรู้เกี่ยวกับการเขียนจดหมายธุรกิจเกินกว่าคำทักทายที่จะใช้ นี่คือคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีเขียนจดหมายธุรกิจที่มีรูปแบบจดหมายธุรกิจทั่วไปและแม่แบบและตัวอย่างจดหมายธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน

ตรวจสอบจดหมายตัวอย่างบางส่วน

การมีจดหมายตัวอย่างที่จะติดตามอาจช่วยได้ นี่คือรายการตัวอย่างจดหมายสำหรับผู้หางานรวมถึงจดหมายปะหน้าสัมภาษณ์ตัวอักษรขอบคุณตัวอักษรติดตามการตอบรับงานและจดหมายปฏิเสธจดหมายลาออกจดหมายขอบคุณและตัวอย่างจดหมายการจ้างงานที่ดีกว่า