การจัดรูปแบบที่ดีที่สุดสำหรับจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจเป็นเอกสารทางการที่มักส่งจาก บริษัท หนึ่งไปยังอีก บริษัท หนึ่งหรือจาก บริษัท หนึ่งไปยังลูกค้าพนักงานและผู้มีส่วนได้เสีย จดหมายธุรกิจใช้สำหรับการติดต่อทางมืออาชีพระหว่างบุคคลเช่นกัน แม้ว่าอีเมลได้กลายเป็นรูปแบบของการติดต่อทางจดหมายที่พบมากที่สุด แต่จดหมายธุรกิจที่พิมพ์ออกมานั้นยังคงใช้สำหรับการติดต่อทางจดหมายที่สำคัญและสำคัญหลายประเภทรวมถึงจดหมายอ้างอิงการตรวจสอบการจ้างงานการเสนองานและอื่น ๆ

การเขียนจดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและขัดเงาอาจเป็นงานที่ง่ายต่อการติดตามตราบใดที่คุณปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้สำหรับรูปแบบและภาษา ตระหนักว่าผู้รับของคุณอ่านจดหมายจำนวนมากเป็นประจำและจะชอบจดหมายที่ดำเนินการอย่างดีซึ่งปราศจากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ กฎง่ายๆคือการพิสูจน์อักษรสองครั้งแล้วให้เพื่อนร่วมงานตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรพลาด

ส่วนของจดหมายธุรกิจ

แต่ละส่วนของจดหมายของคุณควรเป็นไปตามรูปแบบที่เหมาะสมเริ่มต้นด้วยข้อมูลการติดต่อของคุณและของผู้รับ คำทักทาย; ร่างกายของจดหมาย; ปิด; และในที่สุดลายเซ็นของคุณ

รูปแบบจดหมายธุรกิจ

ด้านล่างเป็นรูปแบบจดหมายธุรกิจแบบดั้งเดิมพร้อมด้วยเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีจัดวางตามความสัมพันธ์ของคุณกับผู้อ่านและผลลัพธ์ที่คุณต้องการคืออะไร

ข้อมูลการติดต่อของคุณ:

ชื่อของคุณ

ตำแหน่งงานของคุณ

บริษัท ของคุณ

ที่อยู่ของคุณ

เมือง, รหัสไปรษณีย์ของรัฐ

หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ

ที่อยู่อีเมลของคุณ

วันที่

ข้อมูลติดต่อของผู้รับ:

ชื่อของพวกเขา

ชื่อของพวกเขา

บริษัท ของพวกเขา

ที่อยู่ของ บริษัท

เมือง, รหัสไปรษณีย์ของรัฐ

คำทักทาย:

• ใช้ "เพื่อผู้ที่อาจกังวล" หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณกำลังพูดถึงใครอยู่เป็นพิเศษ
• ใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการ“ เรียนคุณนาย / นางสาว / ดร. นามสกุล,” หากคุณไม่รู้จักผู้รับ
• ใช้“ ที่รัก ชื่อจริง” เฉพาะเมื่อคุณมีความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการกับผู้รับเท่านั้น

ร่างกาย

พื้นฐานการจัดรูปแบบ:

• ใช้บรรทัดเว้นวรรคเดียวที่มีช่องว่างเพิ่มระหว่างแต่ละย่อหน้าหลังคำทักทายและเหนือการปิด
• จัดชิดซ้ายจดหมายของคุณ (เทียบกับขอบซ้าย)

สไตรค์โทนที่เหมาะสม:

ทำให้วัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณชัดเจนด้วยภาษาที่เรียบง่ายและตรงเป้าหมายทำให้ย่อหน้าสั้น ๆ เปิด คุณสามารถเริ่มต้นด้วย“ ฉันกำลังเขียนอ้างอิงถึง…” และจากนั้นสื่อสารสิ่งที่คุณต้องพูดเท่านั้น

ย่อหน้าต่อ ๆ ไปควรมีข้อมูลที่ทำให้ผู้อ่านเข้าใจวัตถุประสงค์ของคุณอย่างสมบูรณ์ แต่หลีกเลี่ยงประโยคที่คดเคี้ยวและคำที่ไม่จำเป็น อีกครั้งให้รัดกุมเพื่อรักษาความสนใจของพวกเขา

หากความตั้งใจของคุณคือการชักชวนผู้รับอย่างใดไม่ว่าจะเป็นการลงทุนเงินให้การอ้างอิงจ้างคุณเป็นหุ้นส่วนกับคุณหรือแก้ไขปัญหาสร้างกรณีที่น่าสนใจสำหรับสาเหตุของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้ผู้อ่านสนับสนุนกิจกรรมการกุศลให้ระบุความเหลื่อมล้ำกับเป้าหมายการกุศลของ บริษัท โน้มน้าวผู้อ่านที่ช่วยให้คุณได้รับประโยชน์ร่วมกันและคุณจะเพิ่มโอกาสในการชนะการสนับสนุนของพวกเขา

รักษาย่อหน้าการปิดของคุณเป็นสองประโยค เพียงแค่ย้ำเหตุผลของคุณสำหรับการเขียนและขอขอบคุณผู้อ่านสำหรับการพิจารณาคำขอของคุณ

อภินันทนาการปิด:

ตัวเลือกที่ดีสำหรับการปิดของคุณ ได้แก่:

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถือ
• จริงใจ,
• นับถือ

หากจดหมายของคุณเป็นทางการน้อยให้พิจารณาใช้:

• ทั้งหมดที่ดีที่สุด
• ที่ดีที่สุด
• ขอบคุณ,
• ความนับถือ,

ลายเซ็นต์:

เขียนลายเซ็นของคุณใต้การปิดและเว้นช่องว่างสี่ช่องระหว่างการปิดของคุณและชื่อเต็ม, ชื่อ, หมายเลขโทรศัพท์, ที่อยู่อีเมลและข้อมูลติดต่ออื่น ๆ ที่คุณต้องการรวม ใช้รูปแบบด้านล่าง:

ลายมือที่คุณเขียนด้วยลายมือ

พิมพ์ชื่อเต็ม

หัวข้อ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ

คุณสามารถใช้ตัวอย่างจดหมายธุรกิจนี้เป็นแบบจำลอง ดาวน์โหลดเทมเพลต (เข้ากันได้กับ Google เอกสารและ Word Online) หรืออ่านเวอร์ชันข้อความด้านล่าง

ดาวน์โหลดเทมเพลต Word

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจ (รุ่นข้อความ)

ชื่อของคุณ

ตำแหน่งงานของคุณ

บริษัท ของคุณ

ที่อยู่ของคุณ

เมือง, รหัสไปรษณีย์ของรัฐ

หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ

ที่อยู่อีเมลของคุณ

วันที่

ชื่อผู้รับ

ชื่อผู้รับ

บริษัท ผู้รับ

ที่อยู่ บริษัท ของผู้รับ

เมือง, รหัสไปรษณีย์ของรัฐ

เรียนคุณนาย นามสกุล, ฉันอยากจะเชิญคุณเข้าร่วมกิจกรรมเครือข่ายงานแผนกศิลปศาสตร์ของเรา เหตุการณ์จะจัดขึ้นในช่วงบ่ายของวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 20XX เราต้องการให้โอกาสแก่ผู้อาวุโสในการสำเร็จการศึกษาของเราเพื่อพบกับผู้นำทางธุรกิจในพื้นที่ที่อาจมองหาพนักงานใหม่ที่จบปริญญาในสาขาศิลปศาสตร์

เหตุการณ์จะจัดขึ้นที่ Cox Student Center ที่ Northern State University และจะใช้เวลาประมาณ 2 ถึง 3 ชั่วโมง หากคุณมีความสนใจในการเข้าร่วมหรือส่งตัวแทน บริษัท เพื่อพบปะกับนักเรียนของเราโปรดแจ้งให้เราทราบโดยเร็วที่สุดและคุณสามารถจองโต๊ะให้คุณได้

ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณและฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้

นับถือ

ลายเซ็นของคุณ (จดหมายสำเนา)

ชื่อที่คุณพิมพ์

ตำแหน่งงานของคุณ

หากคุณกำลังส่งจดหมายอีเมลลายเซ็นของคุณจะแตกต่างกันเล็กน้อย แทนที่จะรวมถึงข้อมูลการติดต่อของคุณในส่วนหัวของจดหมายระบุไว้ด้านล่างลายเซ็นของคุณ ตัวอย่างเช่น:

ส่งจดหมายธุรกิจอีเมล

ขอแสดงความนับถือ

ชื่อนามสกุล

หัวข้อ

ที่อยู่ของคุณ

หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ

ที่อยู่อีเมลของคุณ

รวมหัวข้อที่คุณเขียนในบรรทัดหัวเรื่องของอีเมลเพื่อให้ผู้อ่านมีความชัดเจนว่าทำไมคุณถึงส่งข้อความ

เคล็ดลับการเขียนจดหมายธุรกิจ

คุณสามารถค้นหาเคล็ดลับโดยละเอียดเพิ่มเติมได้ในแนวทางเหล่านี้สำหรับวิธีเขียนจดหมายธุรกิจรวมถึงการเลือกแบบอักษรการเลือกระยะขอบและการจัดรูปแบบจดหมายของคุณอย่างถูกต้อง

การดูตัวอย่างเพื่อรับแนวคิดสำหรับการโต้ตอบของคุณเองจะเป็นประโยชน์เสมอ ทบทวนตัวอย่างจดหมายรวมถึงจดหมายปะหน้าจดหมายขอบคุณที่สัมภาษณ์จดหมายติดตามการตอบรับงานและจดหมายปฏิเสธจดหมายลาออกจดหมายขอบคุณและอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับธุรกิจและตัวอย่างจดหมายที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน