แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับไฟล์บุคลากรของพนักงาน

มันเป็นความคิดที่ดีสำหรับนายจ้างที่จะรักษาไฟล์บุคลากรสำหรับพนักงานแต่ละคน เอกสารประวัติการจ้างงานบันทึกการมีส่วนร่วมและความสำเร็จประกาศทางวินัยโปรโมชั่นแผนพัฒนาประสิทธิภาพและอื่น ๆ อีกมากมายอยู่ในไฟล์บุคลากร สมาร์ทนายจ้างเก็บไฟล์บุคลากรมากกว่าหนึ่งไฟล์ด้วย

นายจ้างมีเหตุผลที่ดีในการเก็บไฟล์บุคลากรหลายไฟล์ - บางอย่างถูกกฎหมายและบางอย่างเพื่อวัตถุประสงค์การปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจ้างงาน ต้องการเอกสารเพื่อให้นายจ้างมีมุมมองที่ถูกต้องเกี่ยวกับประวัติการทำงานของพนักงาน เอกสารสนับสนุนการตัดสินใจของนายจ้างและอาจปกป้องนายจ้างในคดีความ - รักษาไว้อย่างถูกต้อง

เนื้อหาของไฟล์บุคลากรให้ภาพรวมทางประวัติศาสตร์ของเหตุการณ์สำคัญในระหว่างการทำงานของพนักงาน พวกเขาสนับสนุนการตัดสินใจเกี่ยวกับพนักงานและอาชีพของเขาหรือเธอ พวกเขาแสดงให้เห็นถึงเหตุผลของนายจ้างที่อยู่เบื้องหลังการจ้างงานการเลื่อนตำแหน่งการให้รางวัลและการยอมรับและการตัดสินใจในการยิง

แนวทางที่แตกต่างเกี่ยวข้องกับประเภทไฟล์บุคลากรที่แตกต่างกัน

เนื่องจากแนะนำให้ใช้ไฟล์บุคลากรหลายประเภทกฎและแนวทางที่แตกต่างกันจึงเชื่อมโยงกับไฟล์บุคลากรแต่ละประเภท

• ไฟล์บุคลากรแต่ละประเภทมีเหตุผลที่แตกต่างกันสำหรับเนื้อหาที่มีอยู่และแตกต่างกันตามเหตุผลนั้น
• ไฟล์บุคลากรแต่ละประเภทถูกจัดเก็บแตกต่างกัน
• การเข้าถึงไฟล์บุคลากรนั้น จำกัด เฉพาะพนักงานบางคนในองค์กรส่วนใหญ่ หลายองค์กร จำกัด การเข้าถึงไฟล์บุคลากรให้กับเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์เท่านั้น ประเภทไฟล์บุคลากรที่แตกต่างกันมีแนวทางการเข้าถึงที่แตกต่างกัน
• อนุญาตให้พนักงานเข้าถึงไฟล์บุคคลากรของตนได้ แต่นายจ้างส่วนใหญ่กำหนดแนวทางในการเข้าถึงพนักงานด้วยนโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากรในคู่มือพนักงาน (รัฐและเขตอำนาจศาลต่างๆมีกฎที่แตกต่างกันดังนั้นอยู่เสมอสำหรับสถานที่ของคุณ)

  องค์กรส่วนใหญ่ไม่อนุญาตให้ผู้จัดการของพนักงานเข้าถึงไฟล์บุคลากรโดยรวม พวกเขาคาดหวังให้ผู้จัดการเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ในแฟ้มพนักงานการจัดการของตนเองซึ่งไม่ใช่ไฟล์บุคลากรอย่างเป็นทางการ

• แผนกทรัพยากรบุคคลเป็นเจ้าของและรับผิดชอบไฟล์บุคลากรของพนักงาน

ไฟล์บุคลากรที่แนะนำ

นี่คือประเภทของไฟล์บุคลากรที่แนะนำและสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการทำงานกับพวกเขา

ไฟล์บุคลากรพนักงาน

นี่เป็นไฟล์บุคลากรหลักที่นายจ้างเก็บรักษาไว้สำหรับพนักงานแต่ละคน ไฟล์บุคลากรจัดเก็บประวัติการทำงานของพนักงานแต่ละคน นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับไฟล์พนักงานของพนักงาน

ไฟล์การแพทย์

ไฟล์การแพทย์ของพนักงานมีข้อ จำกัด ทางกฎหมายที่ร้ายแรงซึ่งนายจ้างต้องทราบและเอาใจใส่ นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการรักษาความลับและเนื้อหาของไฟล์การแพทย์ของพนักงาน

ไฟล์เงินเดือน

การเข้าถึงไฟล์เงินเดือนพนักงานของพนักงานนั้นมีข้อ จำกัด น้อยกว่าการเข้าถึงไฟล์ทางการแพทย์หรือไฟล์บุคลากร ไฟล์เงินเดือนเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนการเลือกผลประโยชน์การเปลี่ยนแปลงอัตราการจ่าย garnishments และเอกสารทางกฎหมายอื่น ๆ ที่มีผลต่อเช็คเงินเดือนของพนักงาน เจ้าหน้าที่บัญชีและทรัพยากรบุคคลต่าง ๆ เข้าถึงข้อมูลในไฟล์บัญชีเงินเดือน

ไฟล์แบบฟอร์ม I-9 สำหรับพนักงาน

เนื่องจากสิทธิ์ในการเข้าถึงของหน่วยงานราชการต่างๆคุณจึงต้องปฏิบัติตามแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดโดยการรักษาไฟล์ I-9 ของพนักงานไว้ต่างหาก ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดเก็บแบบฟอร์ม I-9

นโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากรสำหรับพนักงาน

คุณต้องการให้พนักงานแต่ละคนรู้ว่ามีอะไรอยู่ในไฟล์บุคลากรของเขาหรือเธอ แต่คุณต้องควบคุมความสมบูรณ์ครบถ้วนและทั่วถึงของไฟล์ การรักษาความลับของพนักงานและนายจ้างและการเข้าถึงที่ จำกัด นั้นจะทำให้มั่นใจได้ว่ามีนโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากร

สิ่งที่ไม่ควรรวมในไฟล์บุคลากรพนักงาน

กำลังมองหาแนวทางเกี่ยวกับเนื้อหาที่ไม่ควรรวมอยู่ในไฟล์บุคลากรของพนักงานหรือไม่ นี่คือคำแนะนำที่ดีที่สุดของฉันเกี่ยวกับเนื้อหาที่คุณต้องการรักษาไว้ในตำแหน่งที่แยกต่างหากไม่เป็นทางการหรือไม่เก็บไว้เลย การเก็บรักษาเอกสารที่ไม่จำเป็นและมีความเห็นล้วนๆสามารถทำร้ายคุณได้

เอกสาร

คุณรู้หรือไม่ว่าเอกสารคืออะไร? คำ, เอกสาร, พืชผลบ่อยขึ้นในโลกของการจ้างงานและทรัพยากรมนุษย์ แต่ความหมายของเอกสารประกอบและสาเหตุที่คุณอาจต้องการจัดทำเอกสารกิจกรรมการจ้างงานโดยเฉพาะนั้นได้รับการครอบคลุมอย่างละเอียด "ความสำคัญของเอกสารในทรัพยากรบุคคล" ดูเนื่องจากเอกสารที่ถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับไฟล์การจ้างงานที่ถูกต้อง

Disclaimer: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่รับประกันความถูกต้องและถูกกฎหมาย เว็บไซต์นี้ถูกอ่านโดยผู้ชมทั่วโลกและกฎหมายและข้อบังคับการจ้างงานที่แตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือทางกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากแหล่งข้อมูลของรัฐรัฐบาลกลางหรือรัฐบาลระหว่างประเทศเพื่อให้การตีความและการตัดสินใจทางกฎหมายของคุณนั้นถูกต้องสำหรับที่ตั้งของคุณ ข้อมูลนี้มีไว้สำหรับแนวทางความคิดและความช่วยเหลือ