วิธีการเริ่มจดหมายด้วยตัวอย่างคำทักทายมืออาชีพ

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มจดหมายคืออะไร? เมื่อเขียนจดหมายเพื่อวัตถุประสงค์ทางอาชีพคำทักทายที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง คำทักทายของคุณกำหนดเสียงสำหรับจดหมายหรือข้อความอีเมลของคุณและเป็นตัวบ่งชี้ทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มจดหมาย

เมื่อตัดสินใจเลือกคำทักทายที่ใช้คุณควรพิจารณาว่าคุณรู้จักบุคคลนั้นดีแค่ไหน

หากคุณเขียนถึงใครบางคนในความสามารถระดับมืออาชีพที่คุณรู้จักเป็นการส่วนตัวมานานหลายปีมันเหมาะที่จะใช้ชื่อจริงของพวกเขาเท่านั้น

มิฉะนั้นจะเป็นการดีที่สุดที่จะใช้นาย, นางสาว, หรือดร. เป็นคำทักทายสำหรับจดหมายธุรกิจที่เหมาะสม หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับคำทักทายที่คุณควรใช้ให้ทำผิดด้านคำเตือนและใช้รูปแบบที่อยู่ที่เป็นทางการมากขึ้น

พยายามอย่าถูกล่อลวงให้เริ่มจดหมายมืออาชีพด้วยคำทักทายอย่างไม่เป็นทางการเช่น“ สวัสดี”“ ทักทาย”“ สวัสดีที่นั่น” หรือ“ อรุณสวัสดิ์” หากคุณไม่รู้ชื่อของบุคคลที่ติดต่อของคุณ

ในขณะที่การทักทายแบบไม่เป็นทางการนั้นเป็นสิ่งที่ดีสำหรับอีเมลที่ไม่เป็นทางการกับเพื่อนหรือแม้กระทั่งสำหรับอีเมลทางการคุณอาจส่งออกไปยังกลุ่มคนในจดหมายมืออาชีพคุณจะต้องใช้คำทักทายส่วนตัว นามสกุล (“ ที่รักนายDoe”) หรือชื่องาน (“ Dear Hiring Manager”)

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบการสะกดชื่อผู้รับจดหมายทุกครั้ง มิฉะนั้นคุณจะสร้างความประทับใจที่ไม่ดีตั้งแต่เริ่มต้นจดหมายของคุณ และอย่าละเลยที่จะรวมช่วงเวลาหลังจาก "นาย" และ "นางสาว" ติดตามคำทักทายของคุณด้วยเครื่องหมายโคลอน (เช่น "เรียน Ms. Doe:")

ตัวอย่างจดหมายทักทายมืออาชีพ

คำทักทายเหล่านี้เหมาะสำหรับการสื่อสารระดับมืออาชีพ

• เรียนนามสกุล เช่นเรียน John Doe
• เรียนคุณนาย นามสกุล; เช่นเรียนนาย Doe หรือเรียน Ms. Doe
• เรียนคุณนาย ชื่อนามสกุล; เช่นเรียนคุณ John Doe หรือเรียนคุณ Jane Doe
• เรียนผู้จัดการฝ่ายการจ้างงาน
• ถึงคุณหรือคุณนาย
• เรียนท่านที่เกียวข้อง
• เรียนผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
• เรียนผู้สมัครชื่อ บริษัท เช่นผู้สรรหา บริษัท ABC ที่รัก

คำทักทายที่ควรหลีกเลี่ยง

คำทักทายต่อไปนี้ไม่เหมาะสำหรับจดหมายทางการหรือข้อความอีเมล

• ขอให้เป็นวันที่ดี
• อรุณสวัสดิ์หรือตอนบ่าย (คุณไม่รู้ว่าพวกเขาจะได้รับจดหมายหรือข้อความอีเมลเมื่อใด)
• ทักทาย
• สวัสดี
• สวัสดี
• เฮ้
• สวัสดี

ลองค้นหาผู้ติดต่อ

ถ้าเป็นไปได้ให้ใช้ชื่อผู้ติดต่อเมื่อคุณเขียน สิ่งนี้ทำให้จดหมายของคุณเป็นส่วนตัวมากขึ้นและสร้างความสัมพันธ์กับผู้อ่านได้ทันที หากคุณไม่มีชื่อผู้ติดต่อคุณสามารถทำวิจัยเพื่อพยายามค้นหาบุคคลที่เหมาะสมในการตอบจดหมายของคุณ

บางครั้งชื่อจะอยู่ในเว็บไซต์ของ บริษัท หรือคุณอาจสามารถค้นหาบุคคลที่เหมาะสมบน LinkedIn อาจเป็นหนึ่งในเพื่อนร่วมงานหรือผู้ติดต่อของคุณอาจรู้ว่าใครเป็นคนที่เหมาะสม นอกจากนี้คุณยังสามารถติดต่อสำนักงานของบุคคลที่ไม่รู้จักที่คุณเขียนและขอชื่อพนักงานต้อนรับด้วยการอธิบายเหตุผลของคุณในการโทร

ตัวอย่างเช่น: “ ฉันสมัครงานกับ บริษัท ของคุณ คุณช่วยเล่าชื่อผู้จัดการการจ้างงานของคุณให้ฉันทราบได้อย่างไร

ไม่ต้องใช้เวลามากในการพยายามค้นหาชื่อและความเชื่อมั่นที่บ่งบอกถึงความคุ้มค่า

บางครั้งแม้จะพยายามอย่างเต็มที่ แต่ก็ไม่สามารถหาชื่อที่จะส่งจดหมายถึง ในกรณีนี้คุณมีตัวเลือกที่หลากหลายซึ่งทั้งหมดเป็นมืออาชีพและเหมาะสม ยิ่งคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งที่คุณส่งจดหมายให้ดีขึ้น (ตัวอย่างเช่นไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลของ บริษัท หรือไปยังผู้จัดการของแผนกที่เกี่ยวข้องกับคำถามของคุณ) วิธีนี้คุณสามารถเลือกเป้าหมายได้มากขึ้นเมื่อเลือกคำทักทายของคุณ

เมื่อคุณมีชื่อ แต่ไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศของบุคคลที่คุณกำลังเขียนมันเป็นเรื่องที่ยอมรับได้ที่จะไม่ให้เกียรติและใช้ชื่อและนามสกุลคนเดียว ตัวอย่างเช่น: เรียนโรบินมิลเลอร์

เคล็ดลับสำหรับการเขียนและส่งจดหมาย

หลังจากคำทักทายของคุณคุณจะเริ่มย่อหน้าแรกของคุณซึ่งโดยปกติจะเป็นการแนะนำที่ทำให้ผู้อ่านรู้ว่าคุณเป็นใครและคุณกำลังเขียนอะไรอยู่ หากคุณมีคนรู้จักซึ่งกันและกันที่แนะนำคุณไปยังผู้อ่านคุณควรพูดถึงพวกเขาในเวลานี้

ตามปกติร่างกายของจดหมายของคุณจะประกอบด้วยข้อความหนึ่งหรือสองย่อหน้า ที่นี่คุณสามารถอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับรูปแบบของจดหมายของคุณและให้รายละเอียดเกี่ยวกับหัวข้อนั้น ๆ คุณจะต้องทำให้รัดกุมและเกี่ยวข้องกับบุคคลและหัวข้อ ละเอียดถี่ถ้วน แต่อย่าทำซ้ำตัวเองหรือทำต่อไปเรื่อย ๆ เกี่ยวกับรายละเอียดที่ไม่สำคัญ

ถัดไปคุณจะต้องสรุปจดหมายของคุณ ข้อมูลสรุปของคุณควรรวมถึงการขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาของเขาหรือเธอ หากคุณวางแผนที่จะติดตามในภายหลังคุณยังสามารถให้รายละเอียดว่าคุณจะติดต่อเขาเมื่อใดและอย่างไร

เสร็จสิ้นจดหมายมืออาชีพของคุณด้วยการปิดเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" หากคุณวางแผนที่จะส่งจดหมายทางไปรษณีย์ หากคุณกำลังส่งอีเมลชื่อที่พิมพ์ของคุณควรตามด้วยข้อมูลติดต่อของคุณซึ่งคุณสามารถพิมพ์ด้วยตนเองหรือดำเนินการให้โดยอัตโนมัติ ต่อไปนี้เป็นวิธีตั้งค่าลายเซ็นอีเมลอัตโนมัติ