การเลือกคำทักทายที่ดีที่สุดสำหรับจดหมายฉบับถัดไปของคุณ

เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจสิ่งสำคัญคือต้องใส่คำทักทายที่เหมาะสมในตอนเริ่มต้น สิ่งนี้เป็นจริงไม่ว่าคุณจะส่งข้อความทางอีเมลหรือทางอีเมล การใช้คำทักทายที่เหมาะสมจะกำหนดเสียงสำหรับจดหมายของคุณและแสดงให้ผู้รับเห็นว่าคุณเข้าใจกฎพื้นฐานของมารยาททางธุรกิจ

ในขณะที่คำว่า "สวัสดี" "สวัสดี" หรือแม้แต่ "เฮ้" มีความเหมาะสมในการติดต่อกันทั่วไปการทักทายอย่างเป็นทางการจะเหมาะสมกว่าเมื่อคุณส่งอีเมลเกี่ยวกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเช่นจดหมายปะหน้าจดหมายแนะนำหรือ จดหมายสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

ต่อไปนี้เป็นรายการตัวอย่างจดหมายทักทายที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจและการติดต่อที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน หลังจากนั้นเราจะอธิบายวิธีเลือกและจัดรูปแบบคำทักทายรวมถึงวิธีการระบุจดหมายถึงใครบางคนที่คุณไม่ทราบชื่อ

ตัวอย่างคำทักทายของจดหมายธุรกิจ

• เรียนคุณสมิ ธ
• เรียนนายและนางสมิ ธ
• เรียนคุณสีขาวและ Ms. Smith
• เรียนดร. สมิ ธ
• เรียนผู้พิพากษาสมิ ธ
• เรียนคุณโจนส์
• เรียน Jane Doe
• เรียนดร. เฮเว่น
• เรียนดร. และนางเฮเวน
• เรียนชื่อแรก (ถ้าคุณรู้จักคนดี)

คำปราศรัยทั้งหมดเหล่านี้เริ่มต้นด้วยคำว่า "ที่รัก" ในขณะที่คุณสามารถเริ่มต้นจดหมายด้วยชื่อของบุคคลนั้นได้ซึ่งอาจตีความได้ว่าผิด ๆ หรือฉับพลัน มันปลอดภัยเสมอที่จะเริ่มต้นคำทักทายของคุณด้วยคำว่า "ที่รัก" ในจดหมายธุรกิจ

ข้อยกเว้นหนึ่งคือเมื่อคุณใช้คำทักทายทั่วไป“ กับผู้ที่อาจเกี่ยวข้องกับปัญหา” แต่ให้มากขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง

แนวทางสำหรับชื่อและชื่อเรื่อง

คำทักทายมักจะใช้นามสกุลของบุคคลนั้นพร้อมกับ "นาย" หรือ "นางสาว" โดยทั่วไปให้หลีกเลี่ยงการใช้ "นาง" หรือ "มิส" เว้นแต่คุณจะแน่ใจว่าผู้หญิงต้องการได้รับการแก้ไขอย่างไร เมื่อมีข้อสงสัยให้ใช้ "นางสาว" เป็นค่าเริ่มต้น

หากคุณกำลังเขียนถึงคนที่มีปริญญาเอกหรือปริญญาทางการแพทย์ให้ใช้แบบฟอร์มย่อ: "ดร." อย่างไรก็ตามสำหรับตำแหน่งอื่น ๆ เช่นอาจารย์ผู้พิพากษาแรบไบ ฯลฯ เขียนชื่อเต็มและใช้ประโยชน์จากมัน ตัวอย่างเช่นคำทักทายของคุณในจดหมายถึงผู้พิพากษาก็คือ "ผู้พิพากษาบาร์นาร์ดที่รัก" หรือถ้าการติดต่อของคุณกับอาจารย์รับบีคุณอาจเขียนว่า "เรียนแรบไบวิลเลียมส์"

เมื่อจดหมายของคุณมีมากกว่าหนึ่งคนให้เขียนชื่อทั้งหมดแยกต่างหากโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น "Dear Mr. Hobbes, Ms. Luxe และ Mr. Hopman" สำหรับคู่รักที่แต่งงานแล้วหากบุคคลหนึ่งในคู่เปลี่ยนชื่อของเขาหรือเธอคุณจะต้องใช้นามสกุลเพียงครั้งเดียว เช่น "เรียนนายและนางสมิ ธ"

บางครั้งเพศของบุคคลนั้นไม่ชัดเจนจากชื่อ - - ชื่อเช่น "คอเรย์" หรือ "เบลค" เป็นชื่อของผู้หญิงและผู้ชายทั่วไป หากเป็นกรณีนี้ให้ตรวจสอบเพื่อระบุเพศจากการค้นหาใน LinkedIn หรือเว็บไซต์ของ บริษัท แต่ถ้ามันยังคลุมเครือให้เขียนชื่อเต็มของบุคคลนั้นทิ้งชื่อ ตัวอย่างเช่น "Dear Corey Meyer"

วิธีจัดรูปแบบการทักทายจดหมาย

ทำตามคำทักทายด้วยเครื่องหมายโคลอนหรือเครื่องหมายจุลภาคเว้นวรรคจากนั้นเริ่มย่อหน้าแรกของจดหมายของคุณ การใช้โคลอนเป็นตัวเลือกที่เป็นทางการมากกว่า ตัวอย่างเช่น:

เรียนนายสมิ ธ:

วรรคแรกของตัวอักษร

เมื่อคุณไม่มีผู้ติดต่อ

หากคุณไม่มีผู้ติดต่อในองค์กรคุณสามารถออกจากคำทักทายและเริ่มต้นด้วยวรรคแรกของจดหมายของคุณหรือใช้คำทักทายทั่วไป

อย่างไรก็ตามก่อนที่จะใช้คำทักทายทั่วไป (หรือออกจากคำทักทาย) พยายามค้นหาชื่อของบุคคลที่คุณติดต่อด้วย หากคุณสมัครงานหรือสอบถามเกี่ยวกับงานและไม่มีชื่อผู้จัดการการจ้างงานในรายชื่องานคุณอาจค้นหาชื่อของนายจ้างหรือผู้จัดการการจ้างงานในเว็บไซต์ของ บริษัท หากมีหมายเลขติดต่อคุณอาจโทรและถามผู้ช่วยฝ่ายบริหารเพื่อขอชื่อผู้จัดการการจ้างงาน

หากคุณกำลังส่งจดหมายประเภทอื่นคุณยังสามารถค้นหาชื่อบุคคลในเว็บไซต์ของ บริษัท หรือพูดคุยกับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบหรือติดต่อ บริษัท เพื่อดูชื่อบุคคลที่คุณพยายามติดต่อ

คำทักทายทั่วไปสำหรับจดหมายธุรกิจ

• เรียนผู้จัดการฝ่ายการจ้างงาน
• เรียนท่านที่เกียวข้อง
• เรียนผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
• ถึงคุณหรือคุณนาย

ตรวจสอบการสะกดชื่อ

สุดท้ายก่อนที่จะส่งจดหมายธุรกิจตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสะกดชื่อบุคคลนั้นถูกต้อง ตรวจสอบตัวสะกดอีกครั้งบนเว็บไซต์ บริษัท หรือบน LinkedIn

พิจารณาขอให้เพื่อนที่เชื่อถือได้ทำการพิสูจน์อักษรข้อความของคุณก่อนที่จะส่งโดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการสะกดชื่อ