ขั้นตอนในการปรับแต่งการสื่อสารของคุณสำหรับผู้ชมแต่ละคน

หากคุณหวังว่าจะสื่อสารกับผู้คนในลักษณะที่ใช้ข้อมูลร่วมกันและโดยเฉพาะอย่างยิ่งการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมและมีผลกระทบร้ายแรงคุณต้องรู้จักผู้ชมของคุณ เป็นหลักการพื้นฐานของการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม การทำความเข้าใจกับมุมมองของคนที่คุณพูดคุยจะช่วยให้คุณเป็นผู้นำเสนอที่ดีขึ้นและเป็นมืออาชีพด้านทรัพยากรมนุษย์

รู้จักผู้ชมของคุณ รู้ว่าพวกเขาสนใจอะไร รู้ว่าพวกเขาต้องการได้ยินอะไร และโดยการรู้จักพวกเขาและมุ่งเน้นที่ข้อความของคุณคุณสามารถแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณเป็นทรัพยากร คุณดึงดูดผู้ชมของคุณและมีผลกระทบมากขึ้น

ปัญหา? การรู้จักผู้ชมของคุณต้องใช้เวลาและง่ายต่อการทำสิ่งที่คุณรู้หรือต้องการบอกผู้ชมเกี่ยวกับหัวข้อ การคิดเชิงวิเคราะห์เกี่ยวกับสิ่งที่ผู้ชมของคุณต้องการหรือต้องการฟังนั้นรุนแรง

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจำนวนมากได้ติดตามให้ทุกสิ่งที่พวกเขาควรรู้หรือทำเกี่ยวกับการนำเสนอปัญหา คุณรู้ว่าคุณตกหลุมพรางนี้เมื่อคุณพบว่าตัวเองใส่กระสุนปืนลงบนสไลด์แทนที่จะคิดถึง:

• สิ่งที่ผู้ชมสนใจจริงๆ
• จุดสำคัญที่สุดของคุณคืออะไรและ
• วิธีทำแผนที่ให้เป็นเรื่องราวที่ชัดเจนซึ่งสร้างการพูดคุยที่น่าสนใจ

กับดักที่สองผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจำนวนมากตกอยู่ในการทำซ้ำวันเดียวกันที่นำเสนอในและนอกวันออกไปยังผู้ชมที่แตกต่างกัน ปัญหาคือผู้ชมต่างให้ความสนใจและตอบสนองต่อสิ่งต่าง ๆ - ดังนั้นหากคุณต้องการมีส่วนร่วมคุณต้องปรับแต่งข้อความของคุณทุกครั้งที่พูด

เป็นวิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปรับแต่งข้อความของคุณตัดเสียงรบกวนและทำให้ผู้ชมของคุณมีส่วนร่วมกับสิ่งที่คุณกำลังบอกพวกเขาไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนหรือพวกเขาอยู่ที่ไหน การแจ้งเตือนที่สำคัญห้าข้อเหล่านี้จะช่วยให้มั่นใจว่าคำพูดของคุณจะได้รับผลกระทบที่พวกเขาสมควรได้รับเมื่อคุณได้รับความสนใจและการมีส่วนร่วมของผู้ชมอย่างเต็มที่

รู้ว่าสิ่งที่ผู้ชมของคุณสนใจ

ผู้ชมของคุณจะไม่สนใจสิ่งที่คุณพูดจนกว่าคุณจะได้แสดงให้เห็นว่าคุณสนใจพวกเขา ขณะวางแผนการนำเสนอถามความท้าทายและความต้องการของผู้ชมที่คาดหวังของคุณคืออะไร คำถามหรือประเด็นหลักสามถึงสี่เรื่องที่อยู่ในใจของพวกเขาเกี่ยวกับหัวข้อของคุณคืออะไร?

หากคุณไม่รู้จักให้ถามคนสองสามคนที่จะเข้าร่วมการนำเสนอของคุณถามผู้จัดการของแผนกหรือหากไม่มีข้อมูลให้ทำการคาดเดาที่ดีที่สุด

จากนั้นเริ่มการนำเสนอของคุณโดยเตือนผู้ชมถึงข้อกังวลที่ระบุ พูดว่า“ ฉันรู้ว่าคุณหลายคนสงสัยเกี่ยวกับทางเลือกผลประโยชน์ของเราหรือ“ ฉันจินตนาการว่าสามสิ่งนี้เป็นสิ่งที่คุณต้องการออกจากเวิร์กช็อปนี้”

เมื่อคุณพูดถึงผู้ชมของคุณก่อนและปัญหาและความต้องการของพวกเขาในการพูดคุยคุณแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจพวกเขา ทำให้คนอยากฟัง

กำหนดจุดสำคัญของคุณสำหรับผู้ชมของคุณ

งานนำเสนอ HR ส่วนใหญ่จะรู้สึกว่าเป็นการทิ้งข้อมูลไม่ใช่เรื่องที่ชัดเจนกับประเด็นหลัก ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR มักรู้มากกว่าที่คนอื่นต้องการหรือจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับหัวข้อที่จำเป็น

Authors Chip และ Dan Heath ในหนังสือ "Made to Stick" ของพวกเขาเรียกสิ่งนี้ว่า "คำสาปแห่งความรู้" ครั้งสุดท้ายที่คุณรู้สึกว่าการนำเสนอสั้นหรือครอบคลุมข้อมูลน้อยเกินไป? อาจจะไม่ค่อยถ้าเคย

คนที่โดดเด่นในฐานะผู้นำเสนอคนที่ได้ยินและมีอิทธิพลเริ่มต้นด้วยการยอมรับปัญหาของผู้ชมว่าพวกเขากำลังช่วยแก้ไข จากนั้นเมื่อพวกเขาเตรียมการนำเสนอพวกเขาต้องแยกจากสิ่งที่ดีที่ควรรู้

ใช้เวลาเตรียมการเพียงครึ่งเดียวที่คุณต้องมุ่งเน้นไปที่หัวใจของงานนำเสนอและสิ่งที่ผู้ชมของคุณต้องการรู้ที่จะช่วยพวกเขา วิธีที่ดีที่สุดในการทำลาย "คำสาปแห่งความรู้" คือการมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณและผู้ชม

แมปงานนำเสนอของคุณบนกระดานไวท์บอร์ดหรือกระดาษหรือใช้ชุดกระดาษโน๊ต ลำดับคะแนนใดดีที่สุด? มีคำสั่งในประเด็นที่จะทำให้ผู้ชมของคุณมีความหมายมากขึ้นหรือไม่? คะแนนของคุณเกี่ยวข้องกันอย่างไร ทำให้ชัดเจน หากพวกเขาไม่ได้บอกผู้คนว่า“ นี่เป็นหัวข้อที่แตกต่าง แต่มีความสำคัญโดยสิ้นเชิง”

บอกเล่าเรื่องราวและตัวอย่างการใช้งานผู้ชมของคุณจะพบว่ามีความเกี่ยวข้อง

นอกเหนือจากการพยายามที่จะนำเสนอสิ่งต่าง ๆ มากมายในคราวเดียวการนำเสนอ HR มักฟังดูเป็นนามธรรมและไม่เกี่ยวข้องกับชีวิตประจำวันและผลงานของผู้ชม สิ่งที่เกิดขึ้นคือผู้คนแต่งออกนั่งคุยกันคิดว่ามันไม่เกี่ยวกับพวกเขาและไม่ทำอะไรเลย สิ่งนี้ทำให้การนำเสนอเสียเวลาและเป็นของคุณ

ในการเกี่ยวข้องกับพวกเขาเพื่อช่วยให้พวกเขาลงมือปฏิบัติผู้คนจำเป็นต้องมีความคิดที่มีพื้นฐานอยู่ในเรื่องราวและตัวอย่าง สมองของมนุษย์นั้นเชื่อมโยงกับเรื่องราวและจดจำพวกเขา ดังนั้นครอบคลุมคะแนนน้อยกว่า - ดีกว่า - ด้วยตัวอย่างมากมาย และเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้ทำตัวอย่างจากแผนกและประสบการณ์ประจำวันในที่ทำงาน

บอกเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับวิธีใช้แนวคิดที่คุณแบ่งปัน ไม่ว่าจะเป็นวิธีการแก้ปัญหาการชดเชยวิธีการให้ข้อเสนอแนะวิธีการลงทะเบียนสำหรับแผนวิสัยทัศน์ของคุณหรือวิธีการที่องค์กรใหม่แตกต่างจากองค์กรเก่าเล่าเรื่อง ทำให้สะพานชัดเจนระหว่างหัวข้อของคุณกับชีวิตและความสนใจ

แสดงอย่าเพิ่งบอกผู้ชมของคุณ

รูปภาพมีค่าหนึ่งพันคำในหลาย ๆ กรณี วิดีโอกำลังกลายเป็นบรรทัดฐานสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ในวันนี้เครื่องมือวิดีโอที่เข้าถึงได้ผู้นำเสนอที่ใช้ข้อความมากเกินไปมักใช้ข้อแก้ตัว พวกเขาพูดว่า“ แต่ฉันต้องสื่อสารข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงมาก ๆ ” หรือ“ ผู้ชมของฉันจะสามารถแยกแยะความคิดที่ซับซ้อนนี้ได้ดีกว่าถ้าฉันจดไว้” ไม่คุณไม่ได้และไม่ใช่พวกเขาจะไม่

เว้นเสียแต่ว่าเป้าหมายของคุณคือการเจาะแยกและทำลายผู้ชมของคุณและไม่มีอิทธิพลใด ๆ ในสถานการณ์กรณีที่เลวร้ายที่สุดให้ตัดข้อความ ส่งเป็นอีเมลติดตามหรือแชร์ใน Google เอกสาร ภาพที่คุณใช้จำเป็นต้องสนับสนุนเรื่องราวไม่ใช่สคริปต์ของคุณ เมื่อคุณมีประเด็นหลักที่ชัดเจนและมีเรื่องราวและตัวอย่างที่ดีคุณควรเปิดใช้เครื่องมือการนำเสนอ

มิฉะนั้นคุณจะจบลงด้วยการสไลด์ของคุณที่ทำหน้าที่สองเท่าเป็นบันทึกลำโพงของคุณ ในกรณีนี้คุณควรส่งงานนำเสนอทางอีเมลแทนการเสียเวลาของผู้ชม

ปรับแต่งและปรับปรุงโดยรู้ว่ากลุ่มเป้าหมายของคุณ

เมื่อคุณสร้างงานนำเสนอที่ดีซึ่งสนับสนุนข้อความหลักของคุณแล้วคุณมีอิสระในการปรับแต่งให้เหมาะกับผู้ชมแต่ละคนที่คุณให้บริการ คุณสามารถชี้ประเด็นแล้วถามออกมาดัง ๆ “ แล้วทำไมคุณควรใส่ใจเรื่องนี้ด้วย” และปรับคำตอบของคุณให้เหมาะกับผู้ชมที่อยู่ตรงหน้าคุณ สิ่งที่สมาชิกในทีมการตลาดของคุณใส่ใจอาจแตกต่างจากความต้องการของพนักงานพัฒนาของคุณ

ในปีของการให้การฝึกอบรมและการนำเสนอผลงานสำหรับผู้นำในองค์กรต่างๆเช่น Apple, Oracle, SAP, และ T-Mobile พลังของชุดข้อความที่เรียบง่ายได้ปรากฏออกมา เมื่อข้อความได้รับการสนับสนุนด้วยภาพที่เรียบง่ายและนำเสนอโดยผู้นำเสนอที่มุ่งเน้นที่สามารถสร้างจุดที่ชัดเจนและเชื่อมต่อพวกเขากับชีวิตประจำวันของผู้ชมการสื่อสารที่เกิดขึ้น และนั่นไม่ใช่ประเด็นของการนำเสนอใช่หรือไม่

----------------------------------------

Tobey Fitch เป็นหุ้นส่วนผู้จัดการของ Fitch Associates เขาเคยมีส่วนร่วมในการตีพิมพ์รวมถึงผู้ประกอบการ