วิธีการเลือกแบบอักษรและขนาดแบบอักษรมืออาชีพ

แบบอักษรที่ดีที่สุดที่ใช้สำหรับจดหมายธุรกิจคืออะไร เมื่อเขียนจดหมายทางการคุณต้องแน่ใจว่าเนื้อหาในจดหมายของคุณนั้นชัดเจนและเข้าใจง่าย อย่างไรก็ตามคุณควรพิจารณาอย่างรอบคอบเกี่ยวกับแบบอักษรและขนาดตัวอักษร

แบบอักษรเป็นลักษณะของข้อความที่คุณใช้ในจดหมายหรือข้อความอีเมลของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าแบบอักษรที่คุณเลือกสำหรับการติดต่อของคุณทั้งที่พิมพ์และส่งทางอีเมลนั้นชัดเจนและอ่านง่าย มิฉะนั้นผู้อ่านของคุณอาจไม่ใช้เวลาในการอ่านจดหมายของคุณ

สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งเมื่อเขียนจดหมายสมัครงานเช่นจดหมายสมัครงาน หากนายจ้างไม่สามารถอ่านจดหมายของคุณได้ง่ายเนื่องจากตัวอักษรมีขนาดเล็กเกินไปหรืออ่านยากเกินไปพวกเขาอาจไม่สนใจดูประวัติย่อของคุณ

ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือทำให้แบบอักษรและขนาดตัวอักษรของคุณเรียบง่ายและเป็นมืออาชีพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณไม่ใช่แบบอักษรของคุณ

อ่านด้านล่างสำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเลือกแบบอักษรที่ถูกต้องและขนาดตัวอักษรสำหรับตัวอักษรมืออาชีพ

แบบอักษรอะไรให้เลือก

สิ่งสำคัญคือการเลือกแบบอักษรที่อ่านง่าย คุณควรเลือกแบบอักษรที่มีขนาดใหญ่พอที่ผู้อ่านไม่จำเป็นต้องเหล่เพื่ออ่านจดหมายของคุณ แต่ไม่ใหญ่จนตัวอักษรของคุณไม่พอดีในหน้าเดียว

การใช้แบบอักษรอย่างง่ายจะทำให้ข้อความของคุณชัดเจน แบบอักษรพื้นฐานเช่น Arial, Cambria, Calibri, Verdana, Courier New และ Times New Roman ทำงานได้ดี หลีกเลี่ยงแบบอักษรที่แปลกใหม่เช่น Comic Sans หรือแบบอักษรในสคริปต์หรือลักษณะลายมือ

เลือกขนาดตัวอักษรอะไร

เมื่อคุณเลือกรูปแบบตัวอักษรของคุณแล้วให้เลือกขนาดแบบอักษร 10 หรือ 12 จุด ขนาดจะขึ้นอยู่กับเนื้อหาที่คุณมี เป็นการดีที่สุดถ้าคุณสามารถจัดรูปแบบจดหมายของคุณเพื่อให้พอดีกับหน้าเดียว

หากจดหมายของคุณมีหัวเรื่อง (เช่นหัวเรื่องที่มีชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ) คุณอาจเลือกทำให้แบบอักษรส่วนหัวมีขนาดใหญ่ขึ้นเล็กน้อย (14 หรือ 16) อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ไม่จำเป็น

เคล็ดลับเกี่ยวกับรูปแบบตัวอักษร

นอกจากนี้หลีกเลี่ยงการเขียนตัวอักษรใหญ่ทั้งหมดเมื่อคุณจัดรูปแบบตัวอักษรของคุณ ตัวอักษรและข้อความอีเมลในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดทำให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังตะโกน ยังหลีกเลี่ยงการขีดเส้นใต้การทำให้เป็นตัวหนาและตัวเอียง; สิ่งเหล่านี้อาจทำให้ข้อความอ่านยาก

รวมพื้นที่สีขาว

ไม่ว่าขนาดตัวอักษรและขนาดตัวอักษรที่คุณเลือกควรมีช่องว่างที่ด้านบนด้านล่างและด้านข้างของตัวอักษรของคุณ นอกจากนี้คุณยังต้องการเว้นวรรคระหว่างแต่ละย่อหน้าหลังเนื้อความของตัวอักษรและก่อนปิดของคุณและระหว่างการปิดและลายเซ็นของคุณ จดหมายที่อ่านไม่ออกซึ่งไม่มีช่องว่างเพียงพออ่านยาก

เคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเว้นวรรคจดหมายของคุณ:

• เก็บจดหมายปะหน้าของคุณหนึ่งหน้าหรือน้อยกว่า จดหมายปะหน้าอีเมลควรมีความยาวไม่กี่ย่อหน้าและสแกนได้ง่าย
• จัดตำแหน่งจดหมายปะหน้าของคุณไปทางซ้าย
• สำหรับจดหมายปะหน้าอีเมลให้ใช้ลายเซ็นอีเมลที่จัดรูปแบบของคุณ

ลองใช้แบบอักษรและขนาดที่หลากหลายเพื่อดูว่าแบบใดที่คุณสามารถใส่ตัวอักษรในหน้าเดียวโดยที่ยังคงเว้นวรรคไว้ คุณอาจปรับระยะขอบของหน้าให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงเล็กน้อยเพื่อให้มีพื้นที่สีขาวในขณะที่ทำให้ตัวอักษรพอดีกับหน้าเดียว ตามกฎทั่วไประยะขอบไม่ควรกว้างกว่า 1” และไม่แคบกว่า 0.7”

พิสูจน์อักษร

ให้แน่ใจว่าได้ตรวจทานจดหมายของคุณอย่างละเอียดเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำ แม้ว่าตัวอักษรและขนาดตัวอักษรของคุณจะชัดเจนและง่ายต่อการอ่านข้อผิดพลาดจะทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ หากนี่คือจดหมายปะหน้าข้อผิดพลาดอาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายในการเสนองาน เคล็ดลับการพิสูจน์อักษรเพิ่มเติม:

• อ่านจดหมายของคุณออกมาดัง ๆ คุณจะพบความผิดพลาดใด ๆ และอาจมองเห็นโอกาสในการปรับปรุงการเลือกคำและโครงสร้างประโยคของคุณ
• ตรวจสอบและตรวจสอบการสะกดของชื่อ บริษัท และส่วนบุคคลทั้งหมดอีกครั้ง
• หยุดพักก่อนที่คุณจะตรวจสอบเอกสารสุดท้ายของคุณ คุณอาจพบข้อผิดพลาดด้วยตาที่สดใหม่ซึ่งคุณจะไม่พบหลังจากเขียนจดหมาย
• ขอให้เพื่อนที่มีตาเหยี่ยวทบทวนจดหมายของคุณก่อนส่ง
• สำหรับจดหมายปะหน้าของอีเมลอย่าลืมส่งการทดสอบด้วยตัวเองก่อนที่จะส่งอีเมลเอกสารไปยังผู้จัดการการจ้างงาน คุณอาจค้นพบการเว้นวรรคที่แปลกและการจัดรูปแบบข้อผิดพลาดที่คุณไม่เคยเห็นมาก่อนโดยไม่มีการทดสอบ

วิธีการเลือกแบบอักษร

คุณอาจต้องลองใช้รูปแบบตัวอักษรและรูปแบบขนาดต่างๆเพื่อให้ตัวอักษรของคุณเหมาะกับหน้าเดียวที่มีพื้นที่สีขาวเพียงพอซึ่งไม่แออัด

ด้านล่างเป็นขั้นตอนในการเขียนจดหมายและเลือกขนาดตัวอักษรและสไตล์:

• เลือกแบบอักษรจากรายการที่ด้านบนของเอกสารของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมายของคุณหรือ:
• พิมพ์จดหมายของคุณ
• เน้นเนื้อหาของจดหมายของคุณ
• เลือกแบบอักษรจากหน้าต่างป๊อปอัปหรือเลือกแบบอักษรจากรายการที่ด้านบนของเอกสาร
• เลือกขนาดตัวอักษรที่คุณต้องการใช้ในลักษณะเดียวกัน ลองแบบอักษรและขนาดตัวอักษรที่แตกต่างกันบางส่วนจนกว่าตัวอักษรจะพอดีกับหน้าเดียว ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่สีขาวในจดหมายของคุณ ลองเล่นกับระยะห่างและระยะขอบเช่นกัน
• จดหมายพิสูจน์อักษร

หลังจากเสร็จสิ้นและพิสูจน์อักษรฉบับร่างของคุณพิมพ์จดหมายของคุณ (แม้ว่าคุณจะอัปโหลดออนไลน์หรืออีเมล) เพื่อให้แน่ใจว่ามันมีการจัดรูปแบบระยะห่างที่เหมาะสมและมีลักษณะที่คุณต้องการ