แนวทางการเขียนจดหมายและอีเมลแบบมืออาชีพ

วิธีที่ดีที่สุดในการเขียนจดหมายมืออาชีพคืออะไรด้วยจดหมายกระดาษหรืออีเมล หนึ่งอันนั้นไม่ดีกว่าอันอื่น ในบางกรณีการสื่อสารผ่านอีเมลเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลและบางครั้งคุณอาจจำเป็นต้องส่งจดหมายแบบพิมพ์พิมพ์และเซ็นชื่อแบบดั้งเดิม ไม่ว่าคุณจะเลือกแบบไหนก็ตามสิ่งสำคัญคือการปฏิบัติตามแนวทางการเขียนจดหมายและอีเมลและรูปแบบของมืออาชีพที่ดีที่สุด

อีเมลนั้นเร็วและง่ายขึ้น แต่ข้อความอีเมลบางข้อความไม่เคยเปิดและขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังเขียนถึงใครและทำไมคุณถึงเขียนคุณอาจต้องส่งจดหมายที่พิมพ์และเซ็นชื่อหรืออัพโหลดทางออนไลน์

ประเภทของข้อความที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับบุคคลที่คุณติดต่อด้วยและวัตถุประสงค์ของการติดต่อของคุณ

แนวทางการเขียนจดหมายและอีเมลแบบมืออาชีพ

ตัวอักษรที่เขียนทั้งหมดประกอบด้วยหลายส่วน ข้อมูลที่คุณรวมในแต่ละส่วนและรูปแบบโดยรวมนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังส่งจดหมายที่พิมพ์หรือข้อความอีเมล

จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องรู้ว่าส่วนใดของตัวอักษรและสิ่งที่ควรระบุในแต่ละรายการ คุณต้องรู้วิธีที่อยู่และลงนามทั้งการสื่อสารที่พิมพ์และอีเมล ส่วนต่าง ๆ ของตัวอักษรมีดังนี้:

• ข้อมูลติดต่อ
• ทักทาย (ทักทาย)
• เนื้อหาของจดหมาย
• ปิด
• ลายเซ็น

ข้อมูลติดต่อ

วิธีที่คุณรวมข้อมูลการติดต่อของคุณจะแตกต่างกันไปตามวิธีการส่งจดหมายของคุณ ในข้อความอีเมลข้อมูลการติดต่อของคุณจะอยู่ท้ายข้อความในขณะที่จดหมายที่เป็นลายลักษณ์อักษรข้อมูลการติดต่อของคุณจะอยู่ที่ด้านบนของหน้า นี่คือสิ่งที่จะรวมไว้ในส่วนข้อมูลการติดต่อของคุณรวมถึงตัวอย่างสำหรับทั้งตัวอักษรที่พิมพ์และอีเมล

คำอวยพร

คำทักทายคือส่วนคำทักทายในจดหมายของคุณที่มีคำว่า“ Dear Mr. Peterson” หรือ“ To To Who Who Concern.” ต่อไปนี้เป็นรายการตัวอย่างคำทักทายจดหมายที่ใช้งานได้ดีสำหรับการติดต่อทางมืออาชีพ

เนื้อหาของจดหมาย

เนื้อหาของจดหมายของคุณจะมีหลายย่อหน้า วรรคแรกควรรวมถึงการแนะนำและคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับเหตุผลของคุณสำหรับการเขียน ย่อหน้าที่สอง (และย่อหน้าต่อไปนี้) ควรอธิบายถึงเหตุผลเพิ่มเติมในการเขียนของคุณ ย่อหน้าสุดท้ายควรร้องขอการกระทำจากผู้อ่านหากคุณกำลังขออะไรหรือระบุว่าคุณจะติดตามอย่างไร ให้แน่ใจว่าได้ทำให้วัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณชัดเจน ผู้อ่านจะต้องรู้ว่าคุณขออะไรและพวกเขาจะช่วยคุณได้อย่างไร

หรือหากคุณกำลังเสนอบริการหรือความช่วยเหลือตรวจสอบให้แน่ใจว่าชัดเจนว่าคุณสามารถให้อะไรได้บ้าง

ปิด

จดหมายถูกปิดด้วยคำเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาคจากนั้นลายเซ็นของคุณถ้าคุณส่งจดหมายพิมพ์หากคุณส่งข้อความอีเมลเพียงพิมพ์ชื่อของคุณหลังจากปิด นี่คือรายการตัวอย่างการปิดจดหมายที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจและการติดต่อที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน

ลายเซ็น

สัมผัสการตกแต่งจดหมายของคุณคือลายเซ็นของคุณซึ่งในข้อความอีเมลจะรวมถึงข้อมูลติดต่อของคุณ นี่คือวิธีการลงชื่อจดหมายและวิธีการตั้งค่าและลายเซ็นอีเมล

วิธีการเขียนจดหมาย

เป็นสิ่งสำคัญที่จะกล่าวถึงบุคคลที่คุณเขียนอย่างเป็นทางการเว้นแต่คุณจะรู้จักพวกเขาเป็นอย่างดี ต่อไปนี้เป็นวิธีการระบุจดหมายรวมถึงข้อมูลทั่วไปที่คุณสามารถใช้ได้หากคุณไม่มีบุคคลที่ติดต่อที่ บริษัท

การจัดรูปแบบสารบรรณของคุณ

ตอนนี้คุณมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในข้อความของคุณแล้วให้ตรวจสอบรูปแบบมาตรฐานเพื่อใช้สำหรับตัวอักษรและข้อความอีเมล

แนวทางการเขียนจดหมาย

ขั้นตอนต่อไปคือการขัดจดหมายของคุณ ควรมีช่องว่างมากมายระหว่างย่อหน้าและด้านบนและด้านล่างของหน้า นอกจากนี้คุณยังต้องการเลือกแบบอักษรที่อ่านได้อย่างมืออาชีพและขนาดของตัวอักษร สิ่งที่คุณพูดจะขึ้นอยู่กับเหตุผลที่คุณเขียนดังนั้นโปรดปรับจดหมายให้เหมาะกับสถานการณ์ส่วนบุคคลและอาชีพของคุณ ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนในการเขียนตัวอักษรประเภทต่างๆรวมถึงระยะขอบหน้าฟอนต์ระยะห่างและรายละเอียดของสิ่งที่จะรวมพร้อมด้วยตัวอย่างของแต่ละตัว:

• วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ
• วิธีเขียนจดหมายสมัครงาน
• วิธีการเขียนจดหมายสมัครงาน
• วิธีการเขียนจดหมายอ้างอิง
• วิธีการเขียนจดหมายลาออก
• วิธีการเขียนจดหมายขอบคุณ
• ข้อความ LinkedIn และแนวทางการเชิญ
• หลักเกณฑ์ข้อความอีเมลระดับมืออาชีพ

ตัวอย่างและเทมเพลต

การใช้แม่แบบเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มจดหมายหรือข้อความอีเมลของคุณเองเพราะคุณเริ่มต้นด้วยรูปแบบพื้นฐาน เพียงกรอกข้อมูลของคุณในส่วนที่เหมาะสมของจดหมาย

การดูตัวอย่างก็มีประโยชน์เช่นกันเพราะคุณจะได้แนวคิดสำหรับสิ่งที่จะพูดในการโต้ตอบของคุณเอง

• ตัวอย่างจดหมาย:ตรวจทานตัวอย่างจดหมายที่เป็นลายลักษณ์อักษรเหล่านี้รวมถึงจดหมายธุรกิจจดหมายสมัครงานจดหมายขอบคุณคุณจดหมายติดตามผลจดหมายตอบรับงานและจดหมายปฏิเสธจดหมายลาออกจดหมายขอบคุณจดหมายธุรกิจและตัวอย่างจดหมายและแม่แบบเพิ่มเติม
• ตัวอย่างข้อความอีเมล์:ตัวอย่างอีเมลเหล่านี้รวมถึงการจ้างงานการค้นหางานและตัวอย่างข้อความอีเมลธุรกิจรวมถึงแม่แบบอีเมลตัวอย่างข้อความที่จัดรูปแบบและบรรทัดหัวเรื่องรวมถึงคำทักทายและตัวอย่างลายเซ็น

ตรวจสอบการพิสูจน์อักษรและการสะกดคำ

สุดท้ายก่อนที่คุณจะพิมพ์หรืออัปโหลดจดหมายหรือส่งข้อความอีเมลตรวจการสะกดตรวจสอบไวยากรณ์และพิสูจน์อักษร

เคล็ดลับในการทำให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดคืออ่านออกเสียง คุณอาจสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่คุณพลาดโดยการอ่านเท่านั้น