ทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการสำนักงาน

ผู้จัดการสำนักงานรับผิดชอบในการทำให้แน่ใจว่าสำนักงานทั้งหมดหรือสำนักงานที่ซับซ้อนทำงานได้อย่างราบรื่น ซึ่งอาจรวมถึงหน้าที่เช่นการจัดการและควบคุมผู้ช่วยฝ่ายธุรการหนึ่งหรือหลายคน ผู้จัดการสำนักงานมักไม่ต้องการการศึกษาเฉพาะทาง แต่พวกเขาต้องการประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องมากมายและมีทักษะการพัฒนาที่ดีทั้งในด้านการบริหารและการจัดการ

หากคุณต้องการงานประเภทนี้คุณสามารถเพิ่มโอกาสในการได้รับการจ้างงานอย่างมากโดยรู้ว่าทักษะและประสบการณ์ใดของคุณที่จะเน้นในระหว่างการสมัครและขั้นตอนการสัมภาษณ์

วิธีใช้รายการทักษะ

ดูรายการทักษะที่ขอมาดังต่อไปนี้ คุณอาจพบว่าคุณมีมากกว่าที่คุณคิด ใช้ชื่อทักษะที่เกี่ยวข้องของคุณเป็นคำหลักในประวัติย่อและจดหมายสมัครงานของคุณเพื่อให้หัวหน้างานว่าจ้างสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่าคุณมีสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา

อ่านคำบรรยายลักษณะงานอย่างละเอียดเพื่อที่คุณจะได้ทราบว่าทักษะใดมีความสำคัญต่อนายจ้างในอนาคตของคุณมากที่สุด วิจัย บริษัท เพื่อให้คุณเข้าใจธุรกิจและประสบการณ์หรือความรู้เพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องที่คุณมีให้

เมื่อคุณเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์ขอให้ยกตัวอย่างเฉพาะเวลาที่คุณสาธิตทักษะแต่ละอย่างที่คุณคาดว่าจะอภิปราย อย่าคาดหวังว่านายจ้างที่คาดหวังจะพูดตามลำพังเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณ

ทักษะที่สำคัญ

ตำแหน่งผู้จัดการสำนักงานบางตำแหน่งนั้นจำเป็นต้องมีทักษะเดียวกันทุกประการ ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ช่วยสำนักงานที่คุณต้องดูแลจำนวนคนใช้สำนักงานที่คุณจะจัดการและซอฟต์แวร์และระบบอื่น ๆ ที่นายจ้างของคุณใช้

มีทักษะบางอย่างที่ผู้จัดการสำนักงานที่มีประสิทธิภาพล้วนมีอยู่และไม่สามารถทำได้โดยไม่ต้อง นอกจากนี้คุณยังสามารถตรวจสอบรายการทักษะที่ระบุไว้ตามงานและประเภทของทักษะ

ทักษะการบริหาร

ในฐานะผู้จัดการสำนักงานคุณจะต้องรับผิดชอบในการดำเนินงานด้านธุรการหลายอย่าง ซึ่งรวมถึงการว่าจ้างและการยิงพนักงานการประเมินผลการปฏิบัติงานการฝึกอบรมพนักงานใหม่และการกำกับดูแลผู้อื่น การอนุมัติคำขออย่างเป็นทางการการดำเนินธุรกิจทั่วไปและการเก็บรักษาเอกสารและบันทึกบุคลากรอาจตกอยู่ในเขตอำนาจศาลของคุณเช่นกัน

คุณจะต้องวางแผนดูแลการประมวลผลจดหมายกำหนดเวลาและเข้าร่วมการประชุม คุณอาจถูกเรียกร้องให้ฝึกฝนการแก้ไขข้อขัดแย้งมอบหมายงานและเป็นผู้กำหนดนโยบายและการตัดสินใจเช่นกัน

ทักษะการวิเคราะห์

ส่วนหนึ่งของงานของคุณคือการหาวิธีที่จะทำให้งานของคุณดีขึ้น หากคุณสามารถระบุความไร้ประสิทธิภาพในการทำงานและให้บริการโซลูชั่นของคุณคุณอาจประหยัดเงินได้มากและช่วยเพื่อนร่วมงานให้เดือดร้อน

ผู้จัดการสำนักงานที่ดีจะถามตัวเองอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับกระบวนการการปฏิบัติและขั้นตอนทั้งหมด“ สิ่งนี้สมเหตุสมผลหรือไม่ นี่คือสิ่งที่ดีที่สุดที่เราสามารถทำได้หรือไม่” ขอแนะนำให้รวมรายการทักษะการวิเคราะห์ไว้ในเรซูเม่ของคุณ

ใส่ใจในรายละเอียด

ในฐานะผู้จัดการสำนักงานเจ้าชู้ก็หยุดอยู่กับคุณ คุณจะต้องรับผิดชอบในการสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมเพื่อรักษาบันทึกอย่างถูกต้องและในลักษณะที่เป็นระเบียบและเพื่อติดตามความต้องการและปัญหาของคนอื่น ๆ ในสำนักงาน หากคุณทำงานได้ดีสำนักงานจะดูเหมือนจะทำงานเอง หากคุณได้รับรายละเอียดที่ไม่ถูกต้องคนอื่นอาจไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่

ความสามารถในการสื่อสาร

เช่นเดียวกับผู้ช่วยสำนักงานคุณมักจะเป็นคนแรก ๆ ที่มีคนเห็นและบางครั้งคุณอาจเป็นคนเดียวที่พวกเขาเห็นว่าเป็นหนึ่งในผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานในสำนักงานของคุณเกิดขึ้นหรือไม่ คุณต้องทำหน้าที่เป็นพนักงานต้อนรับที่มีประสิทธิภาพในขณะที่ปฏิบัติหน้าที่อื่นของคุณพร้อมกัน

คุณอาจเป็นจุดติดต่อหลักของคนหลายคนที่ใช้สำนักงานและระหว่างสำนักงานของคุณกับบุคคลอื่นในองค์กรเดียวกัน คุณอาจต้องฝึกแก้ไขข้อขัดแย้งและมอบหมายงาน ทั้งหมดนี้รวมถึงการสื่อสารจำนวนมากทั้งที่เป็นลายลักษณ์อักษรและทางวาจาซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องถูกต้องมีประสิทธิภาพเป็นมิตรและเป็นมืออาชีพตลอดเวลา

ทักษะทางคอมพิวเตอร์

เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดการสำนักงานมีทักษะคอมพิวเตอร์ที่หลากหลาย ข้อมูลเฉพาะจะขึ้นอยู่กับนายจ้างของคุณ แต่มักจะเกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลสเปรดชีตและงานไอทีทั่วไป

การจัดการสำนักงานสามารถเกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบจำนวนมหาศาล โดยทั่วไปผู้จัดการสำนักงานจะทำงานที่จุดสูงสุดขององค์กรด้วยมือของพวกเขาในทุกด้านของ บริษัท หากบทบาทสำคัญนี้ดึงดูดคุณให้ทบทวนรายการทักษะต่อไปเพื่อดูว่านี่จะเป็นอาชีพสำหรับคุณหรือไม่

เรื่องการเงิน

ความรับผิดชอบของคุณอาจรวมถึงการทำบัญชีการออกใบแจ้งหนี้การจัดทำงบประมาณและการบัญชี คุณอาจต้องจัดการเงินเดือนรายการเงินสดย่อยและ QuickBooks รายงานรายไตรมาสและครึ่งปีอาจตกอยู่ในขอบเขตหน้าที่ของคุณเช่นกัน อย่างน้อยที่สุดหากสำนักงานของคุณจัดการเงินได้ทั้งหมดคุณจะต้องรับผิดชอบในที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าจัดการได้ดี

ทักษะความเป็นผู้นำ

ในฐานะหัวหน้างานของสิ่งที่อาจเป็นผู้ช่วยสำนักงานขนาดใหญ่คุณจะต้องให้ทุกคนมีแรงจูงใจและการประสานงาน คุณจะต้องทำให้การทำงานเป็นทีมเกิดขึ้น งานของคุณจะรวมถึงการกำหนดมาตรฐานสำหรับงานของคนอื่นและทำให้มั่นใจว่าได้มาตรฐานเหล่านั้น การเป็นผู้นำมักหมายถึงการช่วยเหลือผู้อื่นให้เติบโตในสายอาชีพและเพื่อช่วยให้ผู้คนเริ่มต้นและสื่อสารกับคนอื่นได้ดี

ทักษะทางสังคม

ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลมีบทบาทสำคัญในการเป็นผู้จัดการสำนักงาน คุณจะต้องมีทัศนคติที่ดีทักทายผู้เยี่ยมชมและมีส่วนร่วมในการทำงานเป็นทีม

จุดแข็งเบ็ดเตล็ด

ผู้จัดการสำนักงานมักจะมีชุดทักษะที่หลากหลายที่ช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการใส่ใจในรายละเอียดมีความยืดหยุ่นโดยทั่วไปเกี่ยวกับการสนับสนุนที่คุณให้และความน่าเชื่อถือ ผู้จัดการสำนักงานต้องเป็นผู้ดูแลเครือข่ายนักคิดเชิงตรรกะผู้ทำงานหลายคนและนักแก้ปัญหา การจัดการเวลาและการจัดระเบียบควรเป็นเรื่องที่สองสำหรับผู้ปฏิบัติหน้าที่ในบทบาทนี้