วิธีสำหรับผู้จัดการเพื่อเตรียมการสำหรับการตรวจสอบประสิทธิภาพ

การทบทวนผลการปฏิบัติงานของพนักงานประจำปีเป็นกระบวนการทรัพยากรมนุษย์ที่สำคัญสำหรับการบันทึกว่าพนักงานปฏิบัติงานได้ดีเพียงใดตลอดทั้งปีโอกาสในการแสดงความคิดเห็นต่อพนักงานและทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการกำหนดเป้าหมายการปฏิบัติงานและการพัฒนาในปีต่อ ๆ ไป

อย่างไรก็ตามพิธีกรรมประจำปีของสถานที่ทำงานได้รับการเปรียบเทียบกับการเดินทางไปหาหมอฟันเพื่อรับคลองรากฟัน ทั้งสองสามารถเป็นคำอธิบายที่ถูกต้อง เช่นเดียวกับการดูแลฟันของคุณเหตุผลที่การตรวจสอบผลการปฏิบัติงานประจำปีสิ้นสุดลงความรู้สึกเหมือนคลองรากฟันเพราะการขาดการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน

ด้วยการวางแผนล่วงหน้าและการตรวจสุขภาพอย่างสม่ำเสมอการทบทวนประสิทธิภาพประจำปีอาจไม่เจ็บปวดเหมือนกับการทำความสะอาดฟันประจำปี ที่นี่มีเจ็ดวิธีที่ผู้จัดการสามารถเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงานประจำปีเพื่อให้การอภิปรายมีประสิทธิผลและไม่เจ็บปวด:

1. เริ่มต้นด้วยความคาดหวังประสิทธิภาพและเป้าหมาย

การเตรียมการสำหรับการตรวจสอบประสิทธิภาพประจำปีเริ่มต้นด้วยกระบวนการจ้างงาน โพสต์งานที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดีและรายละเอียดของงานจะระบุสิ่งที่พนักงานคาดหวังไว้อย่างชัดเจนและผลการปฏิบัติงานที่ดีควรเป็นอย่างไร

ความคาดหวังด้านประสิทธิภาพไม่จำเป็นต้องอยู่ในรูปแบบของรายละเอียดงานที่เป็นทางการ ดูวิธีการเขียนความคาดหวังผลการปฏิบัติงานจริงที่สร้างความแตกต่างสำหรับวิธีที่เป็นทางการและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการพัฒนาและสื่อสารความคาดหวังประสิทธิภาพ เพียงให้แน่ใจว่าได้หารือเกี่ยวกับความคาดหวังและเป้าหมายเหล่านี้กับพนักงานและกลับมาเยี่ยมพวกเขาเป็นประจำ สิ่งต่าง ๆ สามารถเปลี่ยนแปลงได้และเมื่อพวกเขาทำสิ่งนั้นพนักงานไม่ควรเป็นคนสุดท้ายที่รู้

2. ให้ข้อเสนอแนะปกติตลอดทั้งปี

ส่วนใหญ่ของการตรวจสอบประจำปีไม่เจ็บปวดคือการกำจัดของความประหลาดใจ พนักงานสมควรได้รับและต้องการข้อเสนอแนะในเชิงบวกและที่สำคัญเป็นประจำ เพื่อให้ข้อเสนอแนะมีประสิทธิภาพจะต้องมีเวลาส่งมอบโดยเร็วที่สุดหลังจากผลการปฏิบัติงานหรือพฤติกรรม แน่นอนว่าข้อเสนอแนะที่สำคัญสามารถต่อยได้เล็กน้อย แต่มันก็เจ็บปวดน้อยกว่าการได้รับทั้งหมดในครั้งเดียวในช่วงปลายปี

3. จัดการกับปัญหาด้านประสิทธิภาพอย่างรวดเร็วและเด็ดขาด

การทบทวนประจำปีไม่ใช่เวลาที่จะแก้ไขปัญหาด้านประสิทธิภาพที่ร้ายแรงเป็นครั้งแรก ผู้จัดการต้องเรียนรู้วิธีการรับรู้วินิจฉัยและหารือเกี่ยวกับปัญหาด้านประสิทธิภาพตลอดทั้งปี

4. ปรับปรุงเอกสารตลอดทั้งปี

หนึ่งในส่วนที่ยากที่สุดในการเตรียมการทบทวนคือพยายามจดจำทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่งปี เมื่อผู้จัดการไม่ได้เก็บบันทึกการปฏิบัติงานและพฤติกรรมของพนักงานตลอดทั้งปีพวกเขามักจะทบทวนฐานความจำล่าสุดของพวกเขา

วิธีง่ายๆในการจัดทำเอกสารตลอดทั้งปีคือการเก็บโฟลเดอร์สำหรับพนักงานแต่ละคนสำหรับรายงานผลการปฏิบัติงานตัวอย่างของพฤติกรรมที่ดีและไม่ดีบทสรุปของการสนทนาคำติชมจากลูกค้าบันทึกการเข้างานและสิ่งอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความคาดหวังและเป้าหมาย

5. รับการตอบรับจากผู้อื่น

ในขณะที่ผู้จัดการเป็นบุคคลที่ดีที่สุดในการประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน แต่ยังเป็นประโยชน์ในการขอคำติชมจากลูกค้าเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการอื่น ๆ ซึ่งสามารถทำได้เป็นประจำและไม่เป็นทางการหรือมีวิธีการสำรวจที่เป็นทางการมากกว่า ข้อเสนอแนะควรเป็นความลับและไม่ระบุชื่อและใช้เป็นข้อมูลโดยรวมเพื่อตรวจสอบและสนับสนุนการประเมินของผู้จัดการ

6. ขอคำติชมจากพนักงาน

ในขณะที่ผู้จัดการไม่ควรขอให้พนักงานเขียนบทวิจารณ์ของตนเอง แต่เป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่จะขอการประเมินตนเองจากพนักงานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเตรียมการ พนักงานอาจมีข้อมูลที่ผู้จัดการไม่ได้รับรู้และอย่างน้อยผู้จัดการสามารถรับการแจ้งล่วงหน้าเกี่ยวกับจุดบอดใด ๆ ที่พนักงานอาจมี

7. เตรียมด้วยตัวอย่าง

สำหรับประสิทธิภาพให้จัดทำเอกสารประสิทธิภาพการทำงานที่สามารถวัดค่าได้หากเป็นไปได้ สำหรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับพฤติกรรมให้แสดงตัวอย่างเฉพาะ 2-3 รายการสำหรับแต่ละความสามารถ

เมื่อผู้จัดการปฏิบัติตามเคล็ดลับการเตรียมการการอภิปรายประจำปีควรเป็นบทสรุปของทุกสิ่งที่มีการพูดคุยกันตลอดทั้งปี การมุ่งเน้นสามารถหันไปตั้งค่าความคาดหวังและเป้าหมายสำหรับปีต่อไป