คุณมีฉันที่ Hello: มารยาททางโทรศัพท์ที่เหมาะสม

ความจริงก็คือในขณะที่มันไม่ใช่วิทยาศาสตร์จรวดจรรยาบรรณโทรศัพท์ที่เหมาะสมในสภาพแวดล้อมการทำงานเกี่ยวข้องกับมากกว่าความสามารถในการทักทาย เนื่องจากมันอาจเป็นจุดเริ่มต้นของการติดต่อกับลูกค้าลูกค้าหรือแม้แต่นายจ้างของคุณมันเป็นโอกาสของคุณที่จะสร้างความประทับใจครั้งแรกที่ดีหรือไม่ดี นี่คือเคล็ดลับที่คุณควรปฏิบัติเมื่อใช้โทรศัพท์ในที่ทำงาน:

กลืนก่อน

กล่าวอีกนัยหนึ่งปากของคุณควรไม่ว่างเมื่อทำการโทรหรือรับโทรศัพท์ คุณต้องการพูดอย่างชัดเจนและเป็นไปไม่ได้ถ้าคุณเคี้ยวหรือกลืน

ชื่อและอันดับโปรด

เมื่อคุณได้รับโทรศัพท์ในที่ทำงานคุณควรระบุตนเองและ บริษัท และแผนกของคุณหากเกี่ยวข้อง หากผู้โทรถูกโอนไปยังคุณจากสายหลักของ บริษัท คุณสามารถระบุชื่อและแผนกของคุณเท่านั้น บุคคลที่รับสายเริ่มแรกให้ชื่อ บริษัท เมื่อคุณเป็นผู้โทรระบุตัวตนของคุณด้วยวิธีเดียวกันก่อนขอให้บุคคลที่คุณพยายามติดต่อ

มารยาทเรื่องสำคัญ

สุภาพเสมอโดยไม่คำนึงว่าใครอยู่ที่ปลายสาย ไม่ว่าคุณจะพูดคุยกับพนักงานต้อนรับหรือประธาน บริษัท อย่าลืมบอกและขอบคุณ นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่าทุกคนสมควรได้รับความเคารพบุคคลที่รับสายของคุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม

โฟกัส

ในขณะที่เราทุกคนชอบที่จะมัลติทาสก์ (หรือพยายาม) ละเว้นจากการดูแลสิ่งอื่น ๆ ในขณะที่คุณกำลังโทร คุณควรให้คนที่คุณกำลังพูดคุยกับความสนใจของคุณไม่มีการแบ่งแยก อีเมลสื่อสังคมและเกมของคุณสามารถรอได้

เดี๋ยวก่อน

ก่อนอื่นคุณควรหลีกเลี่ยงการสนทนาอื่น ๆ ทั้งหมดในขณะที่คุณใช้โทรศัพท์ บางครั้งความเป็นจริงก็จะผ่านไป คุณอาจต้องพูดคุยกับคนที่เข้ามาในสำนักงานหรือห้องเล็ก ๆ ของคุณหรือรับสายอื่น ขอโทษตัวเองแล้ว จำกัด การสนทนาอื่น ๆ ของคุณเพียงไม่กี่วินาที อย่าปล่อยให้ใครบางคนรอไว้โดยไม่มีกำหนด หากคุณไม่สามารถดูแลเรื่องอื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็ว แต่ต้องจัดการทันทีแทนที่จะวางคนที่คุณกำลังพูดอยู่ไว้ถามว่าคุณสามารถโทรกลับในเวลาที่สะดวกสำหรับเธอหรือไม่

อย่าปล่อยให้ผู้โทรเข้าหลงทางในระบบ

มีหลายครั้งที่คุณจะไม่สามารถช่วยเหลือคนที่อยู่อีกด้านหนึ่งของสายและจะต้องย้ายเขาไปยังคนที่สามารถทำได้ เมื่อคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขารู้ว่าคุณกำลังโอนสายและเพราะอะไร บอกให้เขารู้ว่าต้องทำอย่างไรถ้าการโทรไม่ผ่านหรือถ้าคนที่คุณส่งเขาไปไม่อยู่ที่นั่นหรือช่วยไม่ได้

ทำให้ข้อความสั้นและหวาน

เมื่อคุณฝากข้อความเสียงถึงใครบางคนให้พูดช้าๆและชัดเจนโดยเฉพาะเมื่อคุณระบุชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ มีคนจำนวนมากที่ทิ้งข้อความไว้นานเกินไปและส่งข้อความซ้ำไปซ้ำมาอย่างรวดเร็วจนทำให้ชื่อและหมายเลขของพวกเขาสับสนในตอนท้ายซึ่งทำให้ผู้รับไม่สามารถโทรกลับได้

ครั้งเดียวก็เพียงพอแล้ว

หากคุณทิ้งข้อความไว้และบุคคลที่คุณทิ้งไว้จะไม่ติดต่อคุณในทันทีอาจเป็นเพราะเธอไม่สามารถทำได้ในขณะนี้ ไม่จำเป็นต้องโทรซ้ำแล้วซ้ำอีก หากเป็นเรื่องเร่งด่วนคุณสามารถลองโทรอีกครั้งในวันถัดไปหรือติดตามด้วยอีเมลที่ระบุว่าคุณฝากข้อความเสียงไว้ด้วย

ฟังก่อน

ฟังข้อความเสียงที่คุณได้รับครบถ้วนก่อนโทรกลับ คุณอาจเรียนรู้ว่าไม่จำเป็นต้องโทรกลับ (ว้าวประหยัดเวลา) หรือต้องดูแลบางสิ่งก่อน ตัวอย่างเช่นผู้โทรอาจต้องการข้อมูลที่คุณสามารถเตรียมได้เมื่อคุณกลับมาหาเธอ