สิ่งที่นายจ้างไม่ควรเก็บไว้ในไฟล์บุคลากร

นายจ้างไม่ควรวางรายการเฉพาะไว้ในบันทึกบุคลากรทั่วไปของคุณ โดยทั่วไปแล้วเนื้อหาของไฟล์บุคลากรของพนักงานของคุณและพนักงานทรัพยากรมนุษย์พนักงานและผู้จัดการหรือหัวหน้างานของพนักงานในบาง บริษัท จะสามารถเข้าถึงได้

การเข้าถึงอื่น ๆ นั้น จำกัด เฉพาะพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานสามารถร้องขอการเข้าถึงบันทึกของพวกเขาได้ ทนายความยังสามารถหมายเรียกเนื้อหาของบันทึกของบุคลากรสำหรับการฟ้องร้องและการร้องเรียนของคณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน (EEOC) อดีตพนักงานสามารถขอสำเนาบันทึกข้อมูลบุคลากรของตนได้

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดจะทำให้แฟ้มทรัพยากรบุคคลเข้าถึงได้โดยสมาชิกเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์เท่านั้น คุณต้องเก็บไฟล์บุคลากรภายใต้การล็อคและคีย์ในพื้นที่เก็บข้อมูลที่ทำให้พนักงานคนอื่นไม่สามารถเข้าถึงได้

ด้วยการใช้งานที่เป็นไปได้เหล่านี้และผู้ดูที่เป็นไปได้ของบันทึกพนักงานของคุณนายจ้างจะต้องระมัดระวังในการเก็บรักษาเอกสารที่เป็นธรรมและเป็นจริงเกี่ยวกับประวัติการทำงานของพนักงานในบันทึกการทำงานของพนักงานของคุณ

ดังนั้นคุณจะต้องใช้แนวทางทั่วไปเหล่านี้กับเอกสารที่คุณเก็บไว้ในบันทึกบุคลากรขององค์กร

แนวทางสำหรับเนื้อหาของไฟล์พนักงานพนักงาน

ข้อมูลในบันทึกของบุคลากรจะต้องเป็นจริง

ความคิดเห็นของหัวหน้างานหรือทรัพยากรมนุษย์ บันทึกแบบสุ่ม; ซุบซิบ; ข่าวลือที่ไม่มีมูลความจริง คำถามรายงานหรือข้อกล่าวหาของผู้ประกอบการ tattletale จากพนักงานคนอื่น ๆ ที่ไม่ได้สำรวจ ข้อกล่าวหาที่ไม่ได้ถูกติดตามตรวจสอบและสรุป และข้อมูลอื่น ๆ ที่ไม่ใช่ข้อเท็จจริงข้อคิดเห็นหรือหมายเหตุควรถูกแยกออกจากไฟล์บุคลากรของพนักงาน

หนึ่งในตัวอย่างที่เลวร้ายที่สุดของคำวิจารณ์เชิงก้าวร้าวที่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลพบว่าบันทึกไว้ในบันทึกบุคลากรของพนักงานซึ่งเกี่ยวข้องกับบันทึกการสัมภาษณ์ของผู้จัดการจ้าง สิ่งหนึ่งกล่าวว่า“ อาจเป็นไปได้ว่าอ้วนเกินกว่าจะขึ้นและลงได้ตามต้องการ” ลองจินตนาการถึงพนักงานทนายความและแม้แต่พนักงานและหัวหน้างานในอนาคตที่อ่านความคิดเห็นเช่นนี้

ใน บริษัท อื่นผู้จัดการพบบันทึกย่อที่ไม่มีเงื่อนไขว่าผู้จัดการและคนอื่น ๆ ได้วางไว้ในไฟล์ของพนักงานเช่น "แมรี่โกรธเพราะเธอไม่ได้รับเพิ่มเธอทำงานช้าลงอย่างตั้งใจเพื่อให้ได้แม้กับผู้จัดการของเธอ" เห็นปัญหาไหม

บันทึกของบุคลากรจะต้องได้รับมอบหมายอย่างรอบคอบในตำแหน่งไฟล์ที่เหมาะสม

กำหนดโปรโตคอลสำหรับบันทึกพนักงานของ บริษัท ของคุณตามกฎหมายของรัฐและรัฐบาลกลางกฎหมายการจ้างงานเช่นพระราชบัญญัติประกันสุขภาพพกพาและพระราชบัญญัติความรับผิดชอบปี 1996 (HIPAA) และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของนายจ้าง

จากนั้นติดกับโปรโตคอล คุณไม่ต้องการหาข้อแก้ตัวของแพทย์สุ่มซุกเข้าไปในไฟล์บุคลากรเมื่ออยู่ในไฟล์ทางการแพทย์ หรือคุณต้องการเหตุผลและเหตุผลสำหรับการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานในไฟล์เงินเดือน

คุณไม่ต้องการให้บันทึกการตัดสินใจจ้างงานที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบประวัติหรือบันทึกจากการหารือกับอดีตนายจ้างในไฟล์บุคลากร

หัวหน้างานผู้จัดการและพนักงานคนอื่น ๆ ที่วางเอกสารลงในบันทึกบุคลากรต้องได้รับการฝึกอบรม

บุคคลใด ๆ ที่สามารถเข้าถึงและสามารถวางเอกสารลงในไฟล์บุคลากรของพนักงานต้องการการฝึกอบรมเพื่อเขียนเอกสารอย่างเหมาะสม

ระบุว่าพนักงานตำหนิว่าพนักงานเป็นคนตายอย่างสมบูรณ์จะไม่ได้รับรางวัลบุคลากรของคุณบันทึกรางวัลใด ๆ แต่หัวหน้างานที่ไม่ได้รับการฝึกอบรมเป็นที่รู้กันว่าเขียนข้อความที่คล้ายกันและวางไว้ในไฟล์บุคลากรของพนักงาน

ยังดีกว่า จำกัด การเข้าถึงไฟล์ให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณที่รับผิดชอบด้านการบันทึกและรู้ว่าควรและไม่ควรวางอะไรไว้ในไฟล์บุคลากร

ยอดคงเหลือข้อมูลที่คุณวางไว้ในบันทึกบุคลากร

รวมทั้งแง่บวกและแง่ลบของประวัติการจ้างงานของพนักงาน บ่อยครั้งที่บันทึกของบุคลากรเน้นทุกสิ่งที่เป็นลบและพลาดองค์ประกอบเชิงบวกที่พนักงานทุกคนมีประสบการณ์ คิดว่าเพิ่มโปรโมชั่นรางวัลความเป็นเลิศและสำเนาของการสรรเสริญและขอบคุณบันทึก

ตระหนักถึงความแตกต่างระหว่างบันทึกย่อส่วนบุคคลของหัวหน้างานเกี่ยวกับเจ้าหน้าที่รายงานและบันทึกข้อมูลบุคลากรของ บริษัท อย่างเป็นทางการ

บันทึกของหัวหน้างานที่ใช้สำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพการติดตามโครงการและการบรรลุเป้าหมายและเพื่อกำหนดแผนการยกระดับและการพัฒนาประสิทธิภาพอย่างเป็นธรรมตัวอย่างเช่นอยู่ในไฟล์ส่วนตัวของผู้บังคับบัญชาไม่ใช่ในบันทึกบุคลากรอย่างเป็นทางการของ บริษัท

ตระหนักถึงความจำเป็นในการฝึกอบรมหัวหน้างานในการจดบันทึกและดูแลรักษาเอกสารในแฟ้มการจัดการ เกณฑ์เดียวกันสำหรับข้อเท็จจริงไม่ใช่ความคิดเห็นและตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงไม่ใช่คำบอกเล่านำไปใช้กับบันทึกส่วนตัว

บันทึกส่วนตัวของผู้ควบคุมสามารถถูกหมายศาลในกรณีของการฟ้องร้องได้ดังนั้นขอแนะนำให้ใช้ความระมัดระวังแม้กับบันทึกส่วนตัว ไม่แนะนำให้ใช้วิธีปฏิบัติของหัวหน้างานในการเก็บรักษาบันทึกที่มีอยู่ในไฟล์บุคลากรของพนักงานอย่างเป็นทางการ

เอกสารการจ้างงานและบันทึกการสัมภาษณ์นำเสนอความไม่แน่ใจ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการรักษาไฟล์แยกต่างหากสำหรับแต่ละตำแหน่งที่คุณกรอกซึ่งรวมถึงเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการกรอกตำแหน่งนั้นจากการโพสต์งานไปยังการตรวจสอบการอ้างอิง ประวัติย่อของผู้สมัครตัวอักษรและแอปพลิเคชันที่อยู่ในไฟล์นี้ยกเว้นว่าคุณควรย้ายแอปพลิเคชันของพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างไปยังไฟล์บุคลากรของพนักงาน

ไฟล์นี้มีรายการตรวจสอบอย่างเป็นทางการและรูปแบบที่มุ่งมั่นเพื่อแสดงคุณสมบัติของพนักงานที่มีศักยภาพและสนับสนุนการตัดสินใจของคุณในการจ้างผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุด ความคิดเห็นและข้อสังเกตของผู้จัดการการจ้างงานที่เกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการจ้างงานไม่ได้อยู่ในไฟล์นี้

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจรวบรวมบันทึกเหล่านี้เพื่อเก็บรักษาเอกสารที่สมบูรณ์เกี่ยวกับการตัดสินใจการจ้างงาน แต่ไม่ได้อยู่ในบันทึกบุคลากร

เอกสารข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการตัดสินใจจ้างงาน

เอกสารนี้รวมถึงการตัดสินใจเช่นการเลื่อนตำแหน่งถ่ายโอนไปสู่โอกาสด้านข้างและการเพิ่มขึ้นของเงินเดือนและอยู่ในบันทึกของบุคลากร ความคิดเห็นของหัวหน้างานหรือ HR เกี่ยวกับพนักงานไม่ได้ เอกสารการลงโทษทางวินัยอย่างเป็นทางการเช่นคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรยังอยู่ในไฟล์บุคลากรของพนักงาน

ตัวอย่างเฉพาะของเอกสารที่ไม่ควรอยู่ในบันทึกของบุคลากร

ข้อมูลต่อไปนี้ไม่ควรอยู่ในบันทึกของบุคลากร เอกสารอาจต้องใช้ไฟล์แยกต่างหากอาจจัดเป็นบันทึกการกำกับดูแลหรือการจัดการหรือไม่ควรเก็บไว้โดยนายจ้าง

• ข้อมูลทางการแพทย์ใด ๆ ที่อยู่ในไฟล์ทางการแพทย์
• ข้อมูลบัญชีเงินเดือนอยู่ในไฟล์บัญชีเงินเดือน
• เอกสารที่มีหมายเลขประกันสังคมของพนักงานหรือข้อมูลเกี่ยวกับการจำแนกประเภทที่ได้รับความคุ้มครองของพนักงานเช่นอายุเชื้อชาติเพศชาติกำเนิดความพิการสถานภาพสมรสความเชื่อทางศาสนาและอื่น ๆ ไม่ควรถูกเก็บไว้ในไฟล์บุคลากร
• เอกสารกำกับดูแลเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการการทำงานของพนักงานการกำหนดเป้าหมายข้อเสนอแนะและอื่น ๆ ควรยื่นในโฟลเดอร์ส่วนตัวหัวหน้างานหรือผู้จัดการที่เป็นเจ้าของ
• วัสดุการสอบสวนรวมถึงการร้องเรียนของพนักงานสัมภาษณ์พยานการสัมภาษณ์พนักงานข้อค้นพบคำแนะนำทนายความและการแก้ไขรวมถึงการติดตามเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการตอบโต้ควรอยู่ในไฟล์การสอบสวนที่แยกต่างหากจากบันทึกบุคลากร
• ยื่นแบบฟอร์มพนักงาน I-9 ในไฟล์หรือตำแหน่ง I-9 ห่างจากบันทึกข้อมูลพนักงาน
• ทำการตรวจสอบประวัติรวมถึงประวัติอาชญากรรมรายงานเครดิตและอื่น ๆ และผลลัพธ์ของการทดสอบยาเสพติดในไฟล์แยกต่างหากที่ผู้บังคับบัญชาผู้จัดการและพนักงานไม่สามารถเข้าถึงได้ SHRM แนะนำทั้งไฟล์แยกต่างหากหรือแนะนำว่าข้อมูลนี้อาจถูกยื่นในไฟล์ทางการแพทย์ของพนักงาน
• บันทึกโอกาสที่เท่าเทียมกันของพนักงานเช่นแบบฟอร์มระบุตนเองและรายงานรัฐบาลไม่ควรเก็บไว้ในไฟล์บุคลากรหรือที่ใดก็ตามที่หัวหน้างานสามารถเข้าถึงได้

หากคุณปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้องค์กรของคุณจะจัดเก็บประวัติการจ้างงานที่เป็นข้อเท็จจริงและสนับสนุนการใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพในตำแหน่งที่เหมาะสม

Disclaimer: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่รับประกันความถูกต้องและถูกกฎหมาย เว็บไซต์นี้ถูกอ่านโดยผู้ชมทั่วโลกและกฎหมายและข้อบังคับการจ้างงานที่แตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและแต่ละประเทศ โปรดขอความช่วยเหลือทางกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากแหล่งข้อมูลของรัฐรัฐบาลกลางหรือรัฐบาลระหว่างประเทศเพื่อให้แน่ใจว่าการตีความและการตัดสินใจทางกฎหมายของคุณนั้นถูกต้องสำหรับที่ตั้งของคุณ ข้อมูลนี้มีไว้สำหรับแนวทางความคิดและความช่วยเหลือ