มีอะไรอยู่ในเอกสารขอบเขตโครงการ

เมื่อคุณเริ่มการริเริ่มใหม่เอกสารขอบเขตโครงการเป็นข้อมูลที่สำคัญสำหรับทีมของคุณ จะกำหนดผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่จะส่งมอบให้กับลูกค้าเมื่อต้องส่งมอบและในราคาเท่าใด

โดยพื้นฐานแล้วเอกสารนี้จะกำหนดขอบเขตของงานเพื่อให้สมาชิกในทีมแต่ละคนและลูกค้าทุกคนเข้าใจสิ่งที่โครงการสร้างขึ้น ที่สำคัญพวกเขาเข้าใจในสิ่งที่มันทำ ไม่ ตกทอด.

ประโยชน์ที่จะได้รับ

คำชี้แจงขอบเขตโครงการเมื่อแบ่งปันกับสมาชิกทุกคนในทีมและลูกค้าของโครงการเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการ ประโยชน์:

• ความเข้าใจร่วมกันระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติคุณภาพและเวลาของโครงการ
• วิธีการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้เสียอื่นในโครงการเพื่อรับการสนับสนุนและการมีส่วนร่วม
• เครื่องมือในการมุ่งเน้นความพยายามของทีมในการทำงานที่จำเป็นเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า

ยิ่งกว่านั้นหากมีการแนะนำการเปลี่ยนแปลงที่อยู่นอกเหนือขอบเขตของขอบเขตเดิมข้อความนั้นจะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับการประเมินและเสนอการแก้ไข หากการเปลี่ยนแปลงนั้นได้รับการยอมรับจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดขอบเขตของคำสั่งนั้นสามารถแก้ไขได้

เริ่มต้นใช้งาน

ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องแสวงหาข้อมูลจากสมาชิกในทีมลูกค้าผู้สนับสนุนผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักอื่น ๆ เพื่อทำความเข้าใจและอธิบายผลลัพธ์ที่ต้องการจากโครงการริเริ่ม สิ่งนี้มักเรียกว่าการส่งมอบ

คำอธิบายของสิ่งที่ส่งมอบจะต้องมีต้นทุนหรือช่วงค่าใช้จ่ายที่ยอมรับได้สำหรับโครงการ นอกจากนี้ยังกำหนดคุณสมบัติหลักที่จะรวมและกรอบเวลาสำหรับการจัดส่ง

เมื่อลูกค้าตกลงผู้จัดการโครงการทีมโครงการและผู้สนับสนุนผู้บริหารการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในคำแถลงโครงการจะต้องทำโดยใช้กระบวนการเปลี่ยนแปลงที่ควบคุมอย่างรอบคอบและมีเอกสาร

ผลกระทบต่อเนื่อง

เมื่อคำแถลงขอบเขตหรือเอกสารได้รับการตกลงกันแล้วแต่ละส่วนของทีมจะใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการประเมินงานเวลาและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ยิ่งคำแถลงขอบเขตมีความแม่นยำและแม่นยำมากเท่าใดก็ยิ่งมีโอกาสมากขึ้นที่ทีมงานจะจัดทำประมาณการและข้อกำหนดด้านทรัพยากรที่แม่นยำ

การยกเว้นอาจมีความสำคัญ

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่เอกสารขอบเขตโครงการจะแสดงรายการเฉพาะที่จะแยกออกจากการส่งมอบ ตัวอย่างเช่นเอกสารขอบเขตของผู้รับเหมาในการสร้างบ้านอาจกำหนดว่าใบอนุญาตด้านสิ่งแวดล้อมจะต้องได้รับจากเจ้าของและไม่ได้เป็นความรับผิดชอบของผู้รับเหมาสร้างบ้าน

สิ่งที่ผิดพลาดได้

การขาดความชัดเจนเป็นแหล่งของความเครียดและความล้มเหลวของโครงการ เอกสารขอบเขตที่คลุมเครือหรือคลุมเครือทำให้เกิดปัญหามากมายที่เปิดให้มีการถกเถียงและเรียกการตัดสินที่ไม่รู้ สิ่งเหล่านี้สามารถส่งผลกระทบต่อคุณสมบัติคุณภาพเวลาและต้นทุนของโครงการ

ข้อผิดพลาดที่ต้องหลีกเลี่ยงอีกอย่างหนึ่งก็คือ "ขอบเขตคืบคลาน" หากข้อความขอบเขตไม่ชัดเจนลูกค้าจะถูกล่อลวงให้ทำตามข้อเรียกร้องที่เกินความตั้งใจหรือขอบเขตของแผนเดิม

การปรับขอบเขต

แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงขอบเขตบ่อยครั้งจะทำให้โครงการเสร็จสิ้นล่าช้าและอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายจำนวนมาก แต่บางครั้งก็จำเป็นและสมเหตุสมผล ผู้จัดการโครงการพึ่งพากระบวนการ "จัดการการเปลี่ยนแปลง" ที่ระบุการเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอแก้ไขเวลาที่เกี่ยวข้องทั้งหมดราคาและปริมาณงานโดยประมาณและประเมินโครงการใหม่สำหรับความเสี่ยงใหม่ที่ได้รับการเปลี่ยนแปลง

ผู้จัดการโครงการและผู้สนับสนุนผู้บริหารมักจะทำการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับการเปลี่ยนขอบเขตเฉพาะเมื่อวิเคราะห์สถานการณ์ทั้งหมดแล้ว การเปลี่ยนแปลงจะมีการบันทึกไว้ในบันทึกการตัดสินใจจากนั้นจึงสื่อสารไปยังทีมโครงการขนาดใหญ่