3 สถานการณ์เมื่อการสื่อสารออนไลน์ไม่ถูกต้อง

มีหลายวิธีที่เราสื่อสารทางออนไลน์ มีอีเมลข้อความตัวอักษรหรือข้อความผ่านหนึ่งในหลาย ๆ แอพพลิเคชั่นที่รองรับ แต่การใช้อีเมลหรือการส่งข้อความไม่ใช่วิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่สุดเสมอไป

ในบางสถานการณ์คุณควรหลีกเลี่ยง แน่นอนว่ามันง่ายที่จะซ่อนอยู่ด้านหลังคอมพิวเตอร์ของคุณและพูดในสิ่งที่คุณต้องการพูดผ่านแป้นพิมพ์ แต่บางครั้งคุณต้องก้าวออกไปสู่โลกและใช้เสียงของคุณ

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์ที่ดีกว่าถ้าคุณไม่ได้กดปุ่มส่ง

หลีกเลี่ยงการกดปุ่มเพื่อส่งเพื่อแก้ไขข้อขัดแย้ง

เราทุกคนเป็นส่วนหนึ่งของอีเมลหรือสายอักขระข้อความระหว่างสองฝ่ายพยายามแก้ไขปัญหา บางครั้งคุณอาจเป็นหนึ่งในสองผู้เข้าร่วมหลักหรือบางทีคุณอาจเป็นเพียงหนึ่งในหลาย ๆ คนที่รู้สึกว่าถูกบังคับให้รวมคุณ

ทุกครั้งที่มีการตอบกลับอีเมลหรือข้อความปัญหาจะเพิ่มขึ้น ในที่สุดสิ่งที่อาจเป็นปัญหาที่ค่อนข้างเล็กได้กลายเป็นเรื่องที่ใหญ่กว่ามาก ซึ่งมักส่งผลให้มีการประชุมแบบเห็นหน้าระหว่างทั้งสองฝ่ายรวมถึงหัวหน้างานหรือผู้จัดการเพื่อแก้ไขข้อขัดแย้ง

แทนที่จะใช้อีเมลหรือข้อความเพื่อแก้ไขข้อขัดแย้งโทรหาบุคคลหรือกำหนดเวลาการประชุมแบบเห็นหน้ากัน หากคุณเป็นผู้รับอีเมลหรือข้อความจากบุคคลอื่นที่พยายามแก้ไขปัญหาต้านทานการล่อลวงให้ตอบกลับทางอีเมล หยิบโทรศัพท์หรือเดินเข้าไปในสำนักงานของบุคคลอื่นแล้วพูดว่า "ฉันได้รับอีเมลของคุณและคิดว่ามันจะดีกว่านี้ถ้าเราคุยกันเรื่องนี้แบบตัวต่อตัวเมื่อเทียบกับอีเมลคุณมีเวลาคุยกันไหม?"

หากอีเมลเป็นเพียงตัวเลือกเดียวของคุณอย่าคัดลอกบุคคลอื่นในนั้น การทำเช่นนั้นจะเพิ่มปัญหา หากคุณอยู่ในช่วงสิ้นสุดการรับอีเมลดังกล่าวอย่ากด "ตอบกลับทั้งหมด" เพียงตอบกลับเฉพาะบุคคลที่ส่งอีเมลเท่านั้น หากคุณ "ตอบกลับทั้งหมด" คำตอบของคุณควรพูดว่า "ฉันขอขอบคุณที่คุณแจ้งให้ทราบถึงสถานการณ์นี้ฉันจะโทรหาคุณในเวลาไม่กี่นาทีเพื่อพูดคุย" สิ่งนี้จะเตือนทุกคนที่ถูกคัดลอกว่าคุณกำลังดูแลสถานการณ์แบบตัวต่อตัว

หลีกเลี่ยงการกดปุ่มส่งเมื่อคุณอารมณ์เสีย

หลังจากสถานการณ์หรือการมีปฏิสัมพันธ์ที่ปั่นป่วนสิ่งที่เราต้องการคือช่วงเวลาเย็นลง อีเมลและการส่งข้อความไม่ได้ให้ยืมตัวเอง มันทันทีโดยการออกแบบ แต่เมื่อคุณสงบลงแล้วโทรหรือเยี่ยมชมบุคคลนั้นเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ หากคุณอยู่ในช่วงสิ้นสุดการรับอีเมลที่เหยียดหยามให้หลีกเลี่ยงการตอบกลับ ให้เวลากับตัวเองในการสงบสติแล้วจึงโทรหาบุคคลนั้นและขอพูดคุยแบบตัวต่อตัว

ในอนาคตตัดสินใจล่วงหน้าว่าคุณจะไม่ใช้อีเมลหรือการส่งข้อความเมื่อคุณอารมณ์เสีย กำหนดให้เป็นสัญญาที่ไม่สามารถต่อรองได้กับตัวคุณเอง

หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องเขียนบางอย่างเมื่อคุณอารมณ์เสียให้เขียนข้อความด้วยตนเอง อย่าป้อนลงในอีเมลแม้ว่าคุณจะไม่ต้องการส่งข้อความก็ตาม คุณจะไม่เป็นคนแรกที่กด "ส่ง" โดยไม่ได้ตั้งใจแทนที่จะกดปุ่ม "บันทึก"

หลีกเลี่ยงการกดปุ่มส่งเพื่อส่งข่าวร้าย

ไม่มีใครชอบที่จะได้รับข่าวร้ายและรับมันทางอีเมลหรือข้อความสามารถเพิ่มเกลือให้กับบาดแผล คุณเคยส่งอีเมลถึงลูกค้าเพื่อบอกพวกเขาว่าคำสั่งซื้อของพวกเขาล่าช้าหรือไม่?

หากคำตอบของคำถามเหล่านั้นคือใช่ให้หยุดใช้อีเมลหรือข้อความเพื่อสื่อสารข่าวร้าย การใช้อีเมลหรือการส่งข้อความเพื่อสื่อสารข่าวร้ายสามารถส่งข้อความที่คุณไม่สนใจหรือปัญหาไม่สำคัญพอที่จะรับประกันความสนใจส่วนตัวของคุณ เมื่อคุณใช้อีเมลหรือข้อความเพื่อสื่อสารข่าวร้ายคุณไม่มีทางตัดสินปฏิกิริยาของบุคคลนั้นได้ คนส่วนใหญ่จะผิดหวังหรือผิดหวัง หากคุณไม่ได้ส่งข่าวด้วยตนเองความรู้สึกผิดหวังอาจเพิ่มขึ้นและสร้างสถานการณ์ที่เลวร้ายยิ่งขึ้น

ในที่สุดเมื่อคุณใช้อีเมลหรือการส่งข้อความในสถานการณ์นี้คุณจะดูขี้ขลาด ลูกค้าเพื่อนร่วมงานผู้บังคับบัญชาและเพื่อน ๆ ชื่นชมคนที่มีความกล้าที่จะสื่อสารข่าวร้ายด้วยตนเอง

หากคุณไม่แน่ใจว่าข้อความของคุณมีคุณสมบัติเป็นข่าวร้ายที่จะถามตัวเองหรือไม่ "ฉันต้องการรับอีเมลหรือข้อความที่มีข่าวประเภทนี้หรือไม่หรือต้องการสื่อสารด้วยตนเอง?" จากนั้นปฏิบัติตาม

ในขณะที่ไม่ต้องสงสัยเลยว่าอีเมลหรือการส่งข้อความเป็นวิธีการสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แต่ก็ไม่ใช่วิธีที่เหมาะสมเสมอไป ทำตามคำแนะนำด้านบนและหลีกเลี่ยงการใช้อีเมลหรือข้อความเมื่อไม่เหมาะสม