ห้าขั้นตอนของโครงการ

ในขณะที่วิธีการของโครงการบางอย่างเช่นวิธีการแบบว่องไวบีบอัดหรือทำซ้ำขั้นตอนต่อไปนี้ได้เร็วขึ้นรอบซ้ำ, การทำงานของแต่ละขั้นตอนจะมองเห็นและชัดเจนในทุกโครงการ

โครงการอย่างเป็นทางการทำตามกระบวนการห้าขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. เริ่มต้น: การสร้างทีมโครงการการเช่าเหมาลำโครงการและการเตะออก
2. การวางแผน: จัดทำขอบเขตโครงการให้เสร็จสมบูรณ์กำหนดรายละเอียดการแบ่งงานประเมินความเสี่ยงระบุข้อกำหนดทรัพยากรกำหนดตารางเวลาและเตรียมงานจริง
3. การดำเนินการ: ดำเนินการงานจริงตามข้อกำหนดและขอบเขตของโครงการ
4. ตรวจสอบและควบคุม: การจัดการการรายงานและการควบคุมทรัพยากรและงบประมาณที่เกิดขึ้นจริงในช่วงการดำเนินการ
5. ปิดโครงการ: การส่งมอบโครงการการประเมินบทเรียนที่ได้รับการเลื่อนทีมงานโครงการ

การไหลของโครงการแบบดั้งเดิม

ไม่ว่าโครงการจะมีขนาดเท่าใดการเคลื่อนไหวในแต่ละด่านก็เหมือนกัน โครงการเริ่มต้นหรือเตะด้วยกฎบัตรที่ระบุผู้จัดการโครงการและอธิบายถึงความสำคัญของโครงการ

เมื่อโครงการได้รับการริเริ่มมันจะย้ายไปยังขั้นตอนการวางแผน ที่นี่แกนหลักและทีมงานจะระบุงานที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุขอบเขตโครงการและพัฒนาการประมาณการและการประเมินสำหรับเวลาต้นทุนทรัพยากรและความเสี่ยง

หลังจากขั้นตอนการวางแผนงานจะเริ่มต้นและเกิดขึ้นตามลำดับที่กำหนดซึ่งจำเป็นในการย้ายจากกิจกรรมก่อนหน้าหรือกิจกรรมก่อนหน้าไปยังกิจกรรมที่ทำต่อ การพึ่งพาโครงการมีบทบาทสำคัญในระยะนี้

ในขณะที่การดำเนินการกำลังดำเนินการผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมตรวจสอบรายงานและควบคุมโครงการโดยรวมโดยเน้นกิจกรรมเส้นทางที่สำคัญ งานนี้จะดำเนินต่อไปจนกว่าขั้นตอนการดำเนินการจะเสร็จสมบูรณ์และส่งมอบโครงการให้กับลูกค้า

ขั้นตอนสุดท้ายโครงการปิดเกี่ยวข้องกับการสรุปการจัดส่งประเมินบทเรียนที่เรียนรู้และการสนับสนุนทีมโครงการเพื่อให้สมาชิกสามารถดำเนินต่อไปสู่การริเริ่มครั้งต่อไป

สำหรับโครงการประเภทการพัฒนาที่คล่องตัวหรือวนซ้ำการวางแผนและการดำเนินการเกิดขึ้นในระยะสั้น ๆ หรือการวิ่งระยะสั้นโดยการทำซ้ำขั้นตอนจนกว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์เพื่อความพึงพอใจของลูกค้า

การเริ่มต้น

การเริ่มต้นโครงการที่มั่นคงไม่เพียง แต่จะทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ แต่ยังเป็นการวางรากฐานสำหรับทุกขั้นตอนในอนาคต ในระหว่างการเริ่มต้นคุณจะได้รับมอบหมายให้สมาชิกในทีมสรุปสั้น ๆ เกี่ยวกับเป้าหมายของโครงการโดยรวมและถามคำถามกับลูกค้าหรือเจ้าของโครงการให้มากที่สุดเพื่อให้คุณสามารถวางแผนโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังเป็นเวลาที่ดีในการสร้างความกระตือรือร้นของทีมเกี่ยวกับโครงการและรวบรวมรายละเอียดในนาทีสุดท้ายที่อาจมีผลต่อการวางแผนโครงการ ขั้นตอนเพิ่มเติม ได้แก่:

• การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้เสีย
• การมอบหมายผู้บริหารระดับสูง
• การพัฒนาเอกสารกฎบัตรและการสื่อสาร
• การประชุมการเตะอย่างเป็นทางการ

การวางแผน

เมื่อคุณเริ่มโครงการและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจากนั้นคุณจะเริ่มวางแผนโครงการของคุณ ขั้นตอนการวางแผนขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการของคุณจำนวนข้อมูลที่คุณต้องจัดระเบียบและขนาดทีมของคุณ ผลลัพธ์ของการวางแผนควรเป็นแผนงานหรือกำหนดการโครงการที่ชัดเจนซึ่งทุกคนจะทำตามภารกิจที่ได้รับมอบหมาย การใช้โปรแกรมการวางแผนโครงการเช่น Microsoft Project หรือ Basecamp มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อวางแผนโครงการ หากคุณไม่สามารถเข้าถึงหนึ่งในโปรแกรมเหล่านี้ให้ค้นหาทั่วไปทางออนไลน์สำหรับซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการฟรี

แม้ว่าการใช้โปรแกรมการวางแผนโครงการจะมีประโยชน์ แต่ก็ไม่จำเป็นเสมอไป การใช้ Excel และ Word เพื่อสร้างแผนของคุณและสื่อสารกับทีมนั้นมีประสิทธิภาพเท่าเทียมกัน งานเฉพาะในช่วงการวางแผนรวมถึง:

• จัดทำแผนการสื่อสารสำหรับผู้มีส่วนได้เสียต่างๆที่เกี่ยวข้อง
• การพัฒนาโครงสร้างการแบ่งรายละเอียดงาน
• การระบุเส้นทางวิกฤต
• วางแผนทรัพยากรในแผนโครงการและปรับแต่งลำดับของงานโดยอ้างอิงจากโครงการและข้อ จำกัด ของทรัพยากร
• การพัฒนาตารางรายละเอียด
• การประเมินความเสี่ยงและการจัดลำดับความเสี่ยงและการวางแผนการลดความเสี่ยง

การกระทำ

ตอนนี้คุณมีแผนโครงการที่แข็งแกร่งทีมสามารถเริ่มดำเนินการโครงการกับงานที่มอบหมาย มันเป็นเวทีที่ทุกคนเริ่มทำงาน คุณจะต้องการเริ่มขั้นตอนการดำเนินการอย่างเป็นทางการด้วยการประชุมแบบตัวต่อตัวเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อเริ่มดำเนินการในส่วนของโครงการ การทำให้ทีมเริ่มต้นในเส้นทางที่ถูกต้องเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จของโครงการดังนั้นจึงควรกำหนดตารางเวลาและแผนการสื่อสารให้ชัดเจน

ตรวจสอบและควบคุม

ในขณะที่โครงการอยู่ในช่วงดำเนินการคุณจะเริ่มตรวจสอบและควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปตามแผนที่วางไว้ คุณสามารถตรวจสอบและควบคุมโครงการได้หลายวิธี การเช็คอินแบบไม่เป็นทางการกับหัวหน้าทีมการจัดระเบียบ "สถานะสแตนด์บาย" รายวันหรือการประชุมสถานะรายสัปดาห์อย่างเป็นทางการทุกวันจะมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่มาจากการประชุมหรือช่องทางการสื่อสารเหล่านี้จะแจ้งลูปข้อเสนอแนะและในที่สุดการวางแผนใหม่และการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นสำหรับโครงการ กิจกรรมที่สำคัญเพิ่มเติมในระยะนี้รวมถึง:

• ปฏิบัติตามแผนการสื่อสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของคุณเพื่อให้มั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตระหนักถึงสถานะของโครงการ
• ตรวจสอบทีมงานและกิจกรรมการทำงานบนเส้นทางที่สำคัญ
• ระบุโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพกำหนดการโดยการติดตามอย่างรวดเร็วหรือทำกิจกรรมในแบบคู่ขนานหรือในกรณีที่จำเป็นหยุดทำงานโดยการเพิ่มทรัพยากร
• การตรวจสอบต้นทุนจริงกับต้นทุนตามแผน
• ในบางกรณีการตรวจสอบการคำนวณและการรายงานเกี่ยวกับมูลค่าที่ได้รับสำหรับแผนโครงการ
• ติดตามและบรรเทาความเสี่ยงและปรับแต่งแผนความเสี่ยงตามต้องการ

ปิดโครงการ

เมื่อรายละเอียดและงานทั้งหมดของโครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์และได้รับอนุมัติจากลูกค้าหรือเจ้าของโครงการ ในที่สุดคุณสามารถปิดโครงการของคุณ การปิดโครงการมีความสำคัญเท่ากับการเริ่มต้นการวางแผนและการดำเนินการ คุณจะต้องการจัดทำเอกสารข้อมูลทั้งหมดจากโครงการและจัดระเบียบอย่างเรียบร้อยเพื่อให้คุณสามารถกลับไปได้หากจำเป็น นอกจากนี้ยังเป็นเวลาที่ดีที่จะจัดการโพสต์ชันสูตรในโครงการเพื่อให้สมาชิกทุกคนในทีมสามารถสะท้อนสิ่งที่ผิดพลาดหรือผิดพลาดในระหว่างโครงการ ควรมีการบันทึกไว้เพื่อให้สามารถแบ่งปันผลลัพธ์กับสมาชิกโครงการอื่นและยื่นในโฟลเดอร์ประวัติโครงการ

ท้ายสุดสิ่งสำคัญคือต้องเลื่อนทีมโครงการอย่างเป็นทางการเพื่อให้ข้อเสนอแนะและการประเมินประสิทธิภาพตามที่ระบุไว้ในนโยบายของ บริษัท ของคุณ