เคล็ดลับสำหรับการเขียนจดหมายแนะนำ

เกือบทุกคนจะถูกขอให้เขียนจดหมายอ้างอิงในช่วงเวลาหนึ่งในอาชีพของเขาหรือเธอ ไม่ว่าจะเป็นสำหรับพนักงานเพื่อนหรือคนที่คุณทำงานด้วยเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเตรียมเขียนจดหมายรับรองที่มีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องพร้อมที่จะพูดว่า "ไม่" หากคุณไม่สะดวกที่จะแนะนำคนอื่นให้ทำงาน อ่านด้านล่างสำหรับเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีตอบสนองต่อคำขอคำแนะนำและวิธีเขียนจดหมายแนะนำที่แข็งแกร่ง

เมื่อคุณไม่มีอะไรจะพูด

เป็นเรื่องที่ดีที่สุดสำหรับคุณที่จะปฏิเสธการเขียนจดหมายอ้างอิงอย่างสุภาพหากคุณไม่สามารถให้การรับรองได้มากกว่าการล้างแค้น

การอ้างอิงเชิงบวกที่น้อยกว่าอาจก่อให้เกิดอันตรายได้มากเท่ากับการอ้างอิงเชิงลบ นายจ้างมักจะเก่งในการอ่านระหว่างบรรทัดและจะรับสิ่งที่คุณไม่ได้พูด

หากคุณปฏิเสธบุคคลนั้นสามารถไปยังแหล่งอ้างอิงอื่นที่อาจให้คำแนะนำที่เร่าร้อน วิธีง่ายๆคือการพูดว่าคุณไม่คุ้นเคยกับงานหรือภูมิหลังของพวกเขามากพอที่จะให้การอ้างอิง ด้วยวิธีนี้คุณสามารถลดความรู้สึกเจ็บปวดที่อาจเกิดขึ้นได้ นี่คือวิธีการปฏิเสธคำขอสำหรับการอ้างอิง

ขอข้อมูล

หากคุณรู้สึกตื่นเต้นที่จะถูกถาม แต่ไม่แน่ใจว่าจะพูดอะไรให้ถามบุคคลนั้นเพื่อขอสำเนาประวัติย่อและรายการความสำเร็จ นี่จะเป็นแนวทางให้คุณใช้เมื่อเขียนจดหมาย

หากคุณกำลังเขียนจดหมายแนะนำสำหรับนักเรียนที่สมัครงานหรือฝึกงานคุณอาจขอรายชื่อหลักสูตรที่เกี่ยวข้อง

ขอข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่แนะนำสำหรับ หากเป็นงานที่เฉพาะเจาะจงขอรายชื่องาน หากเป็นโรงเรียนให้สอบถามเกี่ยวกับประเภทของโปรแกรมที่สมัคร สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจดจ่อกับทักษะและคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งหรือโรงเรียน

นอกจากนี้อย่าลืมถามบุคคลที่คุณควรส่งจดหมายถึงและวิธีการส่ง ต้องส่งจดหมายบางฉบับในรูปแบบสำเนาแข็งและจดหมายอื่น ๆ จะถูกส่งทางอีเมลดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างระมัดระวัง

เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน

เริ่มต้นด้วยการระบุว่าคุณรู้จักคนนั้นนานแค่ไหน ให้รายละเอียดโดยย่อเกี่ยวกับวิธีการที่คุณรู้จักบุคคลนั้น (ตัวอย่างเช่นถ้าคนที่ทำงานให้คุณถ้าคุณเป็นเพื่อนบ้านถ้าบุคคลนั้นเป็นนักเรียนของคุณ ฯลฯ) รวมถึงวันที่ใด ๆ ที่เกี่ยวข้อง - ถ้าเขาหรือเธอเป็นพนักงานรวมถึงวันที่ของการจ้างงาน หากเขาหรือเธอเป็นนักเรียนให้ระบุว่าเมื่อใด

รวมถึงรายละเอียด

ดำเนินการต่อโดยการอธิบายทักษะและประสิทธิภาพของบุคคลและสิ่งที่ทำให้พวกเขาเป็นผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุดสำหรับนายจ้างใหม่ที่มีศักยภาพ รวมแอตทริบิวต์ที่โดดเด่นสองหรือสามรายการและลองแสดงตัวอย่างเวลาที่บุคคลแสดงแอตทริบิวต์เหล่านี้

ลองเลือกคุณสมบัติที่เชื่อมต่อกับตำแหน่งที่เขาสมัครอยู่ ถ้าเป็นไปได้ดูรายการงานล่วงหน้าหรือถามคนงานว่าเขาหรือเธอสมัครงานประเภทใด ดูรายละเอียดงาน (หรือค้นหารายการงานออนไลน์สำหรับประเภทของงานที่บุคคลนั้นสมัคร) ค้นหาคุณสมบัติที่รวมอยู่ในคำบรรยายลักษณะงานที่เตือนให้คุณนึกถึงคนที่คุณเขียนคำแนะนำ จบด้วยการสรุปว่าทำไมคุณถึงแนะนำคน ๆ นี้ให้ทำงาน

เสนอให้ติดตาม

ในตอนท้ายของจดหมายคุณอาจต้องการระบุหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมล วิธีนี้นายจ้างสามารถติดตามหากพวกเขามีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

นี่คือรายการข้อมูลที่ควรรวมอยู่ในจดหมายรับรองและจดหมายแม่แบบการแนะนำที่จะใช้ในการเริ่มจดหมายของคุณเอง

เป็นมืออาชีพ

อย่าลืมอ่านและพิสูจน์อักษรของคุณอย่างถี่ถ้วนก่อนที่จะส่งโดยมองหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการสะกดคำ พิจารณาขอให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวแก้ไขจดหมายให้คุณ เขียนจดหมายของคุณในรูปแบบจดหมายธุรกิจที่เหมาะสมเลือกแบบอักษรที่ชัดเจนและอ่านง่ายเช่น Times New Roman หรือ Arial

ทำตามคำแนะนำ

ส่งจดหมายของคุณตรงตามที่บุคคลนั้นขอให้คุณ หากพวกเขาไม่บอกวิธีส่งจดหมาย (หรือผู้ที่ส่งจดหมาย) ให้ถาม หากคุณกำลังส่งการอ้างอิงทางอีเมลให้ระบุรายชื่อผู้ติดต่อของคุณหลังจากลายเซ็นที่พิมพ์ไว้แทนที่จะอยู่ด้านบนของ pgae

ทบทวนตัวอย่าง

ชื่อของคุณ

ชื่อของคุณ (สำหรับการอ้างอิงระดับมืออาชีพ)

ที่อยู่ของคุณ

เมืองรัฐของคุณ

รหัสไปรษณีย์

หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ

อีเมลของคุณ

วันที่

ชื่อผู้ติดต่อ

หัวข้อ

บริษัท

ชื่อ

ที่อยู่

เมือง, รหัสไปรษณีย์ของรัฐ

เรียนคุณนาย นามสกุล:

Janice DeAngeles เป็นหนึ่งในนักเรียนที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดของฉันในภาควิชาชีววิทยาที่ Huntington College เธอได้รับ A ทั้งหมดในหลักสูตรของฉัน ในช่วงปีอาวุโสของเธอเธอทำงานให้ฉันในฐานะผู้ช่วยในห้องทดลองชีววิทยาระดับน้องใหม่ของฉัน Janice เป็นผู้ใหญ่มีน้ำใจและพูดจาดี

ฉันประทับใจมากที่สุดว่า Janice จัดการกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในช่วงท้ายอย่างไร นักเรียนมักจะมีปัญหาในการเอาใจใส่และตั้งใจจดจ่อ แต่เธอก็หาวิธีที่จะมีส่วนร่วมกับพวกเขาและทำให้พวกเขาสนใจในงานที่ทำอยู่เสมอ

เจนิซจะเก่งในอาชีพใด ๆ ก็ตามที่เธอเลือกและเป็นเกียรติที่ได้แนะนำเธอให้เข้ารับการฝึกงาน หากคุณมีคำถามหรือต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมโปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน หมายเลขโทรศัพท์มือถือของฉันคือ 555-555-5555 และอีเมลของฉันคือ [email protected]

ขอแสดงความนับถือ

ลายมือเขียนด้วยลายมือ (สำหรับจดหมายที่คัดลอกยาก)

ลายเซ็นพิมพ์